8 τρόποι αύξησης της παραγωγικότητας των εργαζομένων στις μικρές επιχειρήσεις σας

Αλλά τι γίνεται με την ομάδα σου; Σε αντίθεση με τις γιγαντιαίες εταιρείες, δεν έχετε έναν τεράστιο προϋπολογισμό μισθοδοσίας, οπότε κάθε λεπτό που η ομάδα σας είναι στο ρολόι πρέπει να χρησιμοποιείται όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερα.

Ωστόσο, οι εργαζόμενοι στις Ηνωμένες Πολιτείες έχουν πρόβλημα παραγωγικότητας. Περνάμε περισσότερο χρόνο στη δουλειά από ό, τι οι περισσότερες άλλες βιομηχανικές χώρες, αλλά όλος αυτός ο επιπλέον χρόνος δεν σημαίνει ότι κάνουμε περισσότερα. Στην πραγματικότητα, η παραγωγικότητα γενικά βρίσκεται σε πτωτική τάση από τη Μεγάλη ύφεση.

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για την αύξηση της παραγωγικότητας είναι η ενίσχυση της αφοσίωσης των εργαζομένων, καθώς η παραγωγικότητα και η εμπλοκή πηγαίνουν χέρι-χέρι. Ωστόσο, υπάρχουν πολλές άλλες οικονομικά αποδοτικές στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πάρετε περισσότερα από την ομάδα σας.

Η σημασία του ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής

Πριν εφαρμόσετε σχέδια για την αύξηση της παραγωγικότητας της ομάδας σας, είναι σημαντικό να κατανοήσετε την ψυχολογία πίσω από την ίδια την παραγωγικότητα. Τι ακριβώς είναι αυτό που κάνει κάποιους εργαζόμενους πιο παραγωγικούς από άλλους?

Η απάντηση είναι αρκετά απλή. Από την έρευνα του Πανεπιστημίου του Warwick διαπιστώθηκε ότι όταν οι εργαζόμενοι είναι ευτυχείς, είναι 12% πιο παραγωγικοί. Η ευτυχία και η θετική ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και οικογενειακής ζωής συχνά μεταφράζονται σε εργαζόμενους που είναι αφοσιωμένοι, αφοσιωμένοι και το σημαντικότερο, παραγωγικός.

Αν αυτό ακούγεται λίγο απλό, κοιτάξτε την αγορά εργασίας στη Δανία. Σύμφωνα με την έρευνα παγκόσμιων αξιών, οι Δανοί είναι οι πιο ευτυχείς στον κόσμο, και αυτό περιλαμβάνει τον χρόνο που περνούν στην εργασία. Το Υπουργείο Εξωτερικών της Δανίας δηλώνει ότι είναι επίσης η δεύτερη πιο παραγωγική χώρα στην Ευρωπαϊκή Ένωση.

Ο Δείκτης Καλύτερης Ζωής του ΟΟΣΑ κατατάσσει τη Δανία και τις Κάτω Χώρες στην κορυφή του καταλόγου τους για τις χώρες με την καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Όπως μπορεί να μαντέψετε, οι Ηνωμένες Πολιτείες είναι σχεδόν στο κατώτατο σημείο.

Από αυτό, μπορούμε λογικά να συμπεράνουμε ότι όσο περισσότερο εργάζεστε για να αυξήσετε την υγεία, την ευτυχία και την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής της ομάδας σας, τόσο περισσότερο θα επιστρέψουν την εύνοια με υψηλότερη παραγωγικότητα. Αυτό, με τη σειρά του, οδηγεί σε υψηλότερα κέρδη για εσάς και σε ένα καλύτερο περιβάλλον εργασίας για όλους.

Πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας

Δεν χρειάζεται τεράστιο προϋπολογισμό μισθοδοσίας για τη βελτίωση της επαγγελματικής ζωής των ανθρώπων. Υπάρχουν πολλά που μπορείτε να κάνετε ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης για να κάνετε τα πράγματα καλύτερα για την ομάδα σας.

1. Ορίστε λογικές ώρες εργασίας

Μπορεί να φαίνεται αντιπαραγωγικό, αλλά απαιτεί από την ομάδα σας να εργαστεί πιο λιγο μπορεί να τους εμπνεύσει να παράγουν περισσότερο.

Σύμφωνα με τη Fast Company, οι εργαζόμενοι στη Δανία συνήθως εργάζονται μόνο 33 ώρες την εβδομάδα. Και, παίρνουν διακοπές τουλάχιστον πέντε έως έξι εβδομάδων κάθε χρόνο (μαζί με την άδεια μητρότητας ενός έτους όταν το χρειάζονται).

Στις Ηνωμένες Πολιτείες, πολλές ώρες θεωρούνται συχνά ως ένδειξη δέσμευσης. Ωστόσο, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε «παρουσιασμό», που είναι όταν οι εργαζόμενοι λειτουργούν αλλά δεν λειτουργούν με πλήρη ικανότητα εξαιτίας ασθένειας, στέρησης ύπνου ή άλλων ιατρικών παραγόντων. Η Harvard Business Review δηλώνει ότι η παρουσία μπορεί να μειώσει την ατομική παραγωγικότητα κατά το ένα τρίτο. Οι μεγάλες ώρες μπορούν επίσης να μειώσουν περαιτέρω την παραγωγικότητα εξαιτίας του άγχους, της αποδέσμευσης και της ισορροπημένης ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Για να καταπολεμήσετε αυτό, κάνετε ό, τι μπορείτε για να μειώσετε τις ώρες της ομάδας σας. Αφήστε τους ανθρώπους να πάνε σπίτι νωρίς το απόγευμα της Παρασκευής ή να τους δώσουν την ευελιξία να έρθουν αργότερα τη Δευτέρα το πρωί. Όχι μόνο αυτό θα βοηθήσει στη μείωση του κόστους εργασίας στην επιχείρησή σας, αλλά πιθανόν να διαπιστώσετε ότι η ομάδα σας θα εργαστεί σκληρότερα σε αντάλλαγμα.

2. Να είστε ευέλικτοι με τον προγραμματισμό

Η μείωση των ωρών είναι μια στρατηγική για την αύξηση της παραγωγικότητας. η ευελιξία με αυτές τις ώρες εργασίας είναι στενά συνδεδεμένη.

Οι ανάγκες όλων θα είναι διαφορετικές, οπότε μιλήστε στον λαό σας για να μάθετε που χρειάζονται μεγαλύτερη ευελιξία με την εβδομάδα εργασίας τους. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα άτομο που θα αγαπούσε ένα μακρύτερο διάλειμμα για μεσημεριανό γεύμα την Τρίτη για να παρακολουθήσει μαθήματα γιόγκα, ενώ κάποιος άλλος θα ήθελε να φύγει νωρίς την Τετάρτη για να πάρει ένα παιδί από τη φύλαξη.

Ανάλογα με την επιχείρησή σας, μπορείτε ή δεν μπορείτε να ικανοποιήσετε τις ανάγκες όλων. Ωστόσο, να μάθετε ποιος χρειάζεται κάτι και να κάνει ό, τι καλύτερο μπορεί να σας δώσει μεγαλύτερη ευελιξία στην ομάδα σας, θα δείξει ότι ενδιαφέρεστε για την ευτυχία και την ευημερία τους. Αυτό, με τη σειρά του, μπορεί να ενισχύσει την εμπλοκή και να οδηγήσει σε μεγαλύτερη παραγωγικότητα.

3. Δώστε περισσότερη αυτονομία στην ομάδα σας

Κάθε κοινωνία έχει διαφορετικά πολιτιστικά πρότυπα και αξίες. Και, αυτοί οι κανόνες και οι αξίες επηρεάζουν άμεσα τον τρόπο συμπεριφοράς μας. Στις αρχές της δεκαετίας του 1970, ο ψυχολόγος Geert Hofstede ανέπτυξε ένα πλαίσιο για τη μέτρηση αυτών των κοινωνικών κανόνων χρησιμοποιώντας τις πολιτιστικές διαστάσεις του Hofstede.

Οι πολιτιστικές διαστάσεις του Hofstede μετράνε έξι διαστάσεις μέσα σε κάθε πολιτισμό. Αυτά περιλαμβάνουν:

• Δείκτης απόστασης ισχύος
• Ατομικισμός εναντίον συλλεκτισμού
• Αποφυγή αβεβαιότητας
• Ανδρικότητα και θηλυκότητα
• Μακροπρόθεσμος προσανατολισμός έναντι βραχυπρόθεσμου προσανατολισμού
• Ανταμοιβή έναντι συγκράτησης

Όταν καταλαβαίνετε τις μοναδικές διαστάσεις μιας κουλτούρας και πώς οι συλλογικές αξίες τους διαφέρουν από τη δική σας, μπορείτε να γίνετε καλύτερος υπεύθυνος επικοινωνίας και καλύτερος διαχειριστής.

Λοιπόν, τι έχει να κάνει αυτό με την αύξηση της παραγωγικότητας στη μικρή επιχείρησή σας; Λοιπόν, αρκετά, ειδικά όταν πρόκειται για την αυτονομία.

Η αυτονομία, ή η έλλειψή της, συνδέεται άμεσα με τον δείκτη απόστασης εξουσίας. Απόσταση εξουσίας είναι η προσδοκία και η πεποίθηση ότι η εξουσία κατανέμεται άνισα. Έτσι, σε χώρες με υψηλό δείκτη απόστασης εξουσίας, λιγότερο ισχυρά μέλη μιας οργάνωσης πιστεύουν στην ανισότητα εξουσίας. Ο διευθυντής τους τους λέει τι πρέπει να κάνουν και το κάνουν χωρίς αμφιβολία. Σε χώρες με χαμηλό δείκτη απόστασης εξ αποστάσεως, τα μέλη της ομάδας πιστεύουν ότι βρίσκονται σε ίση θέση με το αφεντικό τους. Η σχέση είναι περισσότερο για τη συνεργασία και λιγότερο για το "αφεντικό και υπάλληλο".

Δεν πρέπει να αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι Ηνωμένες Πολιτείες έχουν υψηλό δείκτη απόστασης εξουσίας. έχουμε κατατάσσονται σε 40. Η Δανία έχει το χαμηλότερο δείκτη απόστασης εξ αποστάσεως στον κόσμο. Βρίσκονται σε 18.

Οι Δανοί έχουν μια πλούσια και ενδυναμωμένη εργασιακή ζωή εν μέρει επειδή έχουν μεγάλη αυτονομία. Και, υπάρχουν πολλές έρευνες που υποστηρίζουν τι γνωρίζουν οι Δανοί εδώ και χρόνια: Περισσότερη αυτονομία = μεγαλύτερη ευτυχία = υψηλότερη παραγωγικότητα.

Μια μελέτη που δημοσιεύτηκε στην Ευρωπαϊκή Εφημερίδα της Εργασίας και της Οργανωτικής Ψυχολογίας διαπίστωσε ότι οι εργαζόμενοι που είχαν μεγαλύτερη αυτονομία και υποστήριξη είχαν υψηλότερη ικανοποίηση και κίνητρα. Μια άλλη μελέτη, που δημοσιεύτηκε στο περιοδικό Nordic Journal of Work Life Studies, διαπίστωσε ότι η αποκεντρωμένη λήψη αποφάσεων (επίσης γνωστή ως αυτονομία) οδηγεί σε μεγαλύτερη παραγωγικότητα στους φινλανδούς εργαζόμενους.

Όλα αυτά δείχνουν το ίδιο συμπέρασμα: Όσο περισσότερος έλεγχος παραδίδετε στα μέλη της ομάδας σας, τόσο πιο ευτυχισμένοι και πιο παραγωγικοί θα είναι.

Είναι σημαντικό να διευκρινιστεί ότι η παροχή μεγαλύτερης αυτονομίας στην ομάδα σας δεν σημαίνει να τους αφήνετε να κάνουν ό, τι θέλουν, όταν θέλουν. Κάθε εργαζόμενος χρειάζεται όρια. Αλλά αντί να λέτε στους ανθρώπους σας τι να κάνουν, πείτε τους τι θέλετε να δείτε και στη συνέχεια αφήστε τους να επιλέξουν πώς να το κάνουν. Έχοντας την ελευθερία επιλογής πως να κάνουν το έργο τους αποτελεί ουσιαστικό στοιχείο της αυτονομίας.

Δώστε στους ανθρώπους σας την εξουσία να λαμβάνουν τις δικές τους αποφάσεις όποτε είναι δυνατόν. Και, δείξτε ότι τους εμπιστεύεστε να κάνουν το έργο τους, απομακρύνοντας. Ίσως να εκπλαγείτε με το πόσο περισσότερο γίνεται όταν παραδώσετε τα ηνία.

4. Προσπαθήστε να περιορίσετε τις διακοπές

Σύμφωνα με την Washington Post, ένας τυπικός εργαζόμενος διακόπτεται ή αλλάζει καθήκοντα κάθε τρία λεπτά. Και, μπορεί να χρειαστούν 20 λεπτά ή περισσότερο για να επιστρέψουν εκεί που έφυγαν.

Οι διακοπές είναι μια τεράστια αποστράγγιση της παραγωγικότητας και μπορούν να μας λυτρώσουν από τις καλύτερες ιδέες και προσπάθειές μας. Παρόλο που συχνά αναγκάζουμε τον εαυτό μας να εργάζεται γρηγορότερα για να αντισταθμίσει τον χαμένο χρόνο, η αυξημένη ταχύτητα έρχεται σε τιμή.

Οι ερευνητές του Πανεπιστημίου Humboldt διαπίστωσαν ότι οι εργαζόμενοι που διακόπηκαν συνεχώς αντισταθμίζονται για αυτόν τον χαμένο χρόνο, εργάζοντάς τους πιο γρήγορα για να ολοκληρώσουν το έργο τους. Ενώ αυτό δεν αποτελεί έκπληξη (τελικά, όλοι το κάνουμε), αυτή η αυξημένη ταχύτητα οδηγεί σε μεγαλύτερο άγχος, πίεση χρόνου και απογοήτευση. Αυτοί οι παράγοντες μπορούν να περιορίσουν την παραγωγικότητα σε μελλοντικές εργασίες.

Η Washington Post ζήτησε συνέντευξη από τον εμπειρογνώμονα για την αποτελεσματικότητα Edward G. Brown, ο οποίος προτείνει τη δημιουργία συμφωνίας Time Lock με τα μέλη της ομάδας. Το Time Lock είναι ένα συμφωνημένο "ήσυχο χρονικό διάστημα" όταν όλοι μπορούν απλά να επικεντρωθούν στη δουλειά τους. Με Time Lock, οι εργαζόμενοι πρέπει να συμφωνήσουν εγγράφως να μην διακόψουν τους συναδέλφους τους εκτός εάν υπάρχει επείγουσα ανάγκη.

Ο Brown δηλώνει ότι ένας πελάτης εκτιμά συντηρητικά ότι η προσωπική παραγωγικότητα αυξήθηκε κατά 40% έως 60% από τη στιγμή που άρχισε να χρησιμοποιεί την τεχνική Time Lock.

Φυσικά, η επιχείρησή σας μπορεί να μην μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτήν την τεχνική. Συζητήστε με τους ανθρώπους σας σχετικά με τους τύπους διακοπών που αντιμετωπίζουν σε ημερήσια ή εβδομαδιαία βάση. Μάθετε ποιες διακοπές είναι πιο επιβλαβείς για την παραγωγικότητά τους και κάνετε ό, τι μπορείτε για να τις μειώσετε ή να τις εξαλείψετε.

5. Μίσθωση υποστηρικτικών ατόμων

Ας ξεκινήσουμε με ένα φανταστικό σενάριο. Στην επιχείρησή σας, έχετε δύο διευθυντές. Ο πρώτος σας μάνατζερ, Bill, παρακολουθεί όλους στην ομάδα του με τα μάτια ενός γερακιού. Εάν ένας πελάτης παραπονείται, υποθέτει αμέσως ότι είναι ευθύνη της ομάδας του και είναι γρήγορος να ενημερώσει όλοι ότι δεν είναι ικανοποιημένος από την απόδοσή τους. Η ομάδα του εργάζεται σε ένα περιβάλλον έντασης, δυσπιστίας και φόβου.

Η Σάρα, ο δεύτερος σου διευθυντής, είναι το αντίθετο. Αντιμετωπίζει την ομάδα της σαν οικογένεια. Είναι γρήγορη να δώσει σε κάποιον ακρόαση ακρόασης και είναι η πρώτη που υποστηρίζει μια νέα ιδέα ή πρωτοβουλία. Ακούει πάντα τις δύο πλευρές μιας ιστορίας και όταν κάποιος στην ομάδα της την έχει ανάγκη, έχει την πλάτη τους. Η ατμόσφαιρα κάτω από τη Σάρα είναι υποστηρικτική, φιλόξενη και χαλαρή.

Εάν ήσασταν υπάλληλος, ποιος διευθυντής θα εργαστούσατε πιο σκληρά για?

Η ομάδα σας χρειάζεται υποστήριξη κατά την εργασία και η πρώτη γραμμή υποστήριξης προέρχεται από τον διευθυντή της, είτε πρόκειται για εσάς είτε για κάποιον που έχετε μισθώσει. Εάν θέλετε να αυξήσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας, πρέπει να ρίξετε μια ματιά στα στελέχη σας (ή στο δικό σας στυλ διαχείρισης).

Οι καλύτεροι διαχειριστές διατηρούν μια πολιτική ανοιχτής πόρτας. Αυτό σημαίνει ότι η πόρτα τους είναι πάντα ανοιχτή για να μπουν τα μέλη της ομάδας και να εκφράσουν τις ανησυχίες τους, να κάνουν ερωτήσεις ή να συζητήσουν προβλήματα. Εάν τα μέλη της ομάδας δεν αισθάνονται άνετα να επικοινωνούν με τον διευθυντή τους ή εάν φοβούνται ότι θα κριθούν σκληρά αποκαλύπτοντας ότι δεν ξέρουν πώς να κάνουν κάτι, η παραγωγικότητα θα υποφέρει.

Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας γνωρίζει ότι μπορούν να υπολογίζουν στην υποστήριξή σας. Δείξτε αυτή την δέσμευση μέρα με τη μέρα και μην αποθαρρύνεστε αν χρειαστεί χρόνος για να κερδίσετε την εμπιστοσύνη τους (ειδικά εάν το περιβάλλον εργασίας ήταν τοξικό). Με την πάροδο του χρόνου, οι άνθρωποι σας θα δουν ότι έχετε την πλάτη τους. Και, η δέσμευσή τους (και η παραγωγικότητα) θα βελτιωθούν.

6. Σεβαστείτε τα όριά τους

Θα υπάρχει πάντα μια άλλη τηλεφωνική κλήση για επιστροφή και ένα άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για απάντηση. Το "ψηφιακό ερπυσμό" του εργασιακού βίου του 21ου αιώνα επηρεάζει όλους, αφεντικό και εργαζόμενους. Ωστόσο, η αναμονή των μελών της ομάδας να απαντήσουν στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις 10μμ ή να ολοκληρώσουν την εργασία τους για τις ημέρες τους είναι όχι μόνο παράλογη, είναι ανθυγιεινή.

Αν θέλετε να αυξήσετε την παραγωγικότητα, είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν μια ζωή εκτός εργασίας. Αυτό ισχύει και για μεσημεριανά διαλείμματα. Μια μελέτη που δημοσιεύθηκε στην Ακαδημία Διοικητικής Εφημερίδας διαπίστωσε ότι η παραγωγικότητα μειώθηκε (και η κούραση αυξήθηκε) όταν οι εργαζόμενοι παρακάμπτουν το γεύμα.

Μπορεί να είναι δύσκολο για τους εργαζόμενους να εγκαταλείψουν την εργασία τους, ειδικά στις Ηνωμένες Πολιτείες (όπου και πάλι, πολλές ώρες θεωρούνται συχνά ως μεγαλύτερη δέσμευση). Έτσι, αφήστε τους ανθρώπους σας να γνωρίζουν ότι εκτιμάτε τη ζωή τους έξω από την εργασία. Ρωτήστε τους για τις οικογένειες και τα χόμπι τους και ενθαρρύνετε τους να προγραμματίσουν χρόνο για αυτές τις δραστηριότητες και δεσμεύσεις, όπως συμβαίνει με τις συναντήσεις και τα έργα.

Πρέπει επίσης να οδηγήσετε με παράδειγμα. Επενδύστε το χρόνο στη δική σας οικογένεια, τα χόμπι ή τις πνευματικές επιδιώξεις και μιλήστε για τα ενδιαφέροντά σας στην ομάδα σας. Όποτε είναι δυνατόν, αποφύγετε την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους ανθρώπους σας όταν δεν εργάζονται.

Τέλος, βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα σας κάνουν ένα κατάλληλο μεσημεριανό διάλειμμα. αυτό σημαίνει ότι το φαγητό μακριά από τα γραφεία τους, ιδανικά έξω από όπου μπορούν να πάρουν κάποια ηλιοφάνεια και καθαρό αέρα. Εάν είναι δυνατόν, δημιουργήστε ένα καθαρό και φιλόξενο χώρο για να φάτε, τόσο σε εσωτερικό όσο και σε εξωτερικό χώρο.

7. Παρακολουθήστε τα επίπεδα άγχους

Ίσως να πιστεύετε ότι το υψηλότερο άγχος θα οδηγούσε σε μειωμένη παραγωγικότητα. Αυτό ισχύει, αλλά μόνο σε ένα συγκεκριμένο σημείο. Υπάρχει ένα μαγευτικό οροπέδιο όταν το άγχος μπορεί πραγματικά αυξάνουν παραγωγικότητα.

Ο νόμος Yerkes-Dodson, που αναπτύχθηκε από τους ψυχολόγους Robert Yerkes και John Dillingham Dodson το 1908, υπαγορεύει ότι οι επιδόσεις και η παραγωγικότητα αυξάνουν καθώς αυξάνεται το επίπεδο διέγερσης (άγχος). Ωστόσο, αν τα επίπεδα άγχους είναι πολύ υψηλά, η παραγωγικότητα αρχίζει να πέφτει.

Για παράδειγμα, πόσο συχνά βρίσκεστε ενάντια σε μια προκλητική προθεσμία που δεν ήσαστε σίγουρος ότι θα μπορούσατε να συναντήσετε; Μήπως καταβυθίσατε, ή παράξατε μερικές από τις καλύτερες δουλειές σας; Εάν το έργο δεν ήταν πολύ δύσκολο, είναι πιθανό να ανέβηκε στην περίσταση με θαυμάσιο τρόπο. Αυτός είναι ο νόμος Yerkes-Dodson σε δράση. Όταν το άγχος και η πολυπλοκότητα βρίσκονται στα σωστά επίπεδα, οι επιδόσεις επιταχύνουν.

Τώρα, το δύσκολο μέρος είναι να γνωρίζουμε πόσο άγχος οδηγεί στη βέλτιστη απόδοση. Νέες ή δύσκολες εργασίες απαιτούν λιγότερη διέγερση για βέλτιστη απόδοση, ενώ γνωστά ή εύκολα καθήκοντα απαιτούν υψηλότερα επίπεδα άγχους για την αύξηση της κινητικότητας και της παραγωγικότητας.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να εξετάσουμε τι κάνουν οι υπάλληλοί σας και να αναλύσετε πόσο άγχος μπορεί να σχετίζεται με διάφορα καθήκοντα. Στη συνέχεια, μπορείτε να λάβετε μέτρα για να αυξήσετε ή να μειώσετε το επίπεδο διέγερσης για να αυξήσετε την παραγωγικότητα.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα: Φανταστείτε ότι έχετε ζητήσει από την Pam, έναν από τους υπαλλήλους σας, να γράψει το ενημερωτικό δελτίο του πελάτη αυτού του μήνα. Έχει κάνει αυτό αρκετές φορές ήδη, και παρόλο που γράφει καλά, παίρνει συνήθως αρκετές ημέρες για να ολοκληρώσει την εργασία. Για εκείνη, αυτό είναι ένα γνωστό έργο με χαμηλή διέγερση, οπότε μπορεί να σέρνει λίγο τα πόδια της.

Μπορεί να βελτιώσετε την παραγωγικότητά της, καθιστώντας την εργασία πιο δύσκολη. για παράδειγμα, ζητώντας της να πάρει συνέντευξη από έναν πελάτη για το ενημερωτικό δελτίο αυτού του μήνα ή να της δώσει μια πιο σύντομη προθεσμία.

Στο αντίθετο άκρο του φάσματος είναι ο Daniel. Τον έβαλε ακριβώς υπεύθυνο για τη δημιουργία των εβδομαδιαίων οικονομικών εκθέσεων των επιχειρήσεων σας. Εξακολουθεί να μαθαίνει τη διαδικασία και κάθε εβδομάδα κάνει πολλά λάθη. Δεν βοηθά ότι οι εκθέσεις πρέπει να ολοκληρωθούν το αργότερο την Παρασκευή το απόγευμα. Με τις άλλες ευθύνες του, θεωρεί σχεδόν αδύνατο να τηρήσει αυτή την προθεσμία.

Αυτό είναι ένα παράδειγμα ενός νέου και δύσκολου έργου που έχει επίσης υψηλή διέγερση (από σύντομες προθεσμίες και πολυπλοκότητα εργασιών). Σε αυτή την περίπτωση, θα θέλατε να κάνετε ό, τι μπορούσατε για να ανακουφίσετε τον Daniel από κάποιες άλλες ευθύνες για να μειώσετε τα επίπεδα άγχους του ώστε να μπορεί να δώσει περισσότερο χρόνο και ενέργεια για να μάθει πώς να δημιουργήσει τις οικονομικές εκθέσεις.

Είναι σημαντικό να επικεντρωθείτε στην ισορροπία όταν πρόκειται να αναλύσετε τα καθήκοντα και τα επίπεδα άγχους. Αν αυξήσετε υπερβολικά την διέγερση σε λάθος καθήκοντα, θα καταλήξετε να μειώσετε την παραγωγικότητα.

8. Χρησιμοποιήστε στρατηγικές διαχείρισης χρόνου

Μια άλλη στρατηγική που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε την παραγωγικότητα είναι να διδάξετε στην ομάδα σας αποτελεσματικές στρατηγικές διαχείρισης του χρόνου. Μια δημοφιλής στρατηγική είναι η Τεχνική Pomodoro, που αναπτύχθηκε από τον Francesco Cirillo στα τέλη της δεκαετίας του 1980.

Η τεχνική είναι αναζωογονητικά απλή. Χρησιμοποιώντας ένα χρονοδιακόπτη, εργάζεστε για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, συνήθως 25 λεπτά. Στη συνέχεια, κάνετε ένα σύντομο διάλειμμα, συνήθως 3-5 λεπτά. Αυτά τα διαλείμματα καλούνται pomodoros, Ιταλικά για την "ντομάτα", που ονομάστηκε για το ντοματοειδές χρονόμετρο που χρησιμοποίησε ο Cirillo όταν ήταν φοιτητής.

Μετά από τέσσερις pomodoros, παίρνετε μεγαλύτερο διάλειμμα, συνήθως 15-30 λεπτά.

Η στρατηγική λειτουργεί για διάφορους λόγους. Κατ 'αρχάς, η τιμολόγηση του χρονομέτρου σας βοηθά να παραμείνετε επικεντρωμένοι στο έργο στο χέρι. Μπορείτε να ακούσετε κυριολεκτικά το χρόνο που χτυπά μακριά, το οποίο μπορεί να είναι απίστευτα κίνητρο. Το χρονοδιακόπτη σας υπενθυμίζει επίσης να κάνετε σύντομα διαλείμματα. Η έρευνα έχει δείξει ξανά και ξανά ότι τα συχνά διαλείμματα στην πραγματικότητα αυξάνουν την παραγωγικότητα.

Μια μελέτη που δημοσιεύθηκε στο περιοδικό Ergonomics διαπίστωσε ότι τα συχνά σύντομα διαλείμματα, ειδικά όταν συνοδεύονταν από τέντωμα, είχαν ως αποτέλεσμα υψηλότερη παραγωγικότητα σε σύγκριση με τη λήψη λιγότερων, μεγαλύτερων διαλειμμάτων. Μια άλλη μελέτη, που δημοσιεύθηκε στο περιοδικό Work & Stress, διαπίστωσε ότι τα συχνά διαλείμματα ανάπαυσης ήταν ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να διατηρηθεί η απόδοση των εργαζομένων.

Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου και οι συχνές διακοπές είναι σημαντικές. Αλλά αυτό που κάνετε με τα διαλείμματα σας είναι επίσης σημαντικό. Οι ερευνητές με το MIT διαπίστωσαν ότι όταν οι εργαζόμενοι έκαναν διακοπές με συναδέλφους στην κοινωνική ομάδα τους, η παραγωγικότητα, καθώς και η δύναμη της ίδιας της κοινωνικής ομάδας, αυξήθηκαν. Έτσι, μπορείτε να αυξήσετε περαιτέρω την απόδοση προγραμματίζοντας τα διαλείμματα ενός εργαζομένου με αυτά ενός συναδέλφου με τον οποίο είστε φίλοι.

Η απόδοση μπορεί επίσης να αυξηθεί όταν οι εργαζόμενοι βγουν έξω για κάποια ηλιοφάνεια και καθαρό αέρα, ώστε να ενθαρρύνουν τα μέλη της ομάδας να κάνουν μια γρήγορη βόλτα έξω στα διαλείμματα τους. Αυτός είναι ένας άλλος τομέας όπου μπορείτε να οδηγήσετε καλύτερα με παράδειγμα. Πάρτε συχνά διαλείμματα και προσπαθήστε να βγείτε έξω για κάποια άσκηση.

Τελικό Λόγο

Συνήθως, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων δεν έχουν ποτέ αρκετό χρόνο ή χρήματα για να κάνουν ό, τι θέλουν να κάνουν. Αλλά η αύξηση της παραγωγικότητας δεν απαιτεί μεγάλη επένδυση. Τις περισσότερες φορές, χρειάζεται απλώς περισσότερη ευαισθητοποίηση από τους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές.

Εάν είστε ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης, τι κάνετε για να ενθαρρύνετε μεγαλύτερη παραγωγικότητα από την ομάδα σας; Εάν εργάζεστε σε έναν μεγαλύτερο οργανισμό, τι κάνει η εταιρεία σας για να αυξήσει την παραγωγικότητα?