What is Coworking - Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, Κρυφό κόστος του κοινόχρηστου χώρου γραφείου

Εάν σκέφτεστε να κάνετε τη μετάβαση σε συνεργασία, σκεφτείτε όλα των δαπανών πριν από την κατάδυση.

Τι είναι η συνεργασία?

Το Coworking είναι μια συμφωνία ανταλλαγής γραφείων μεταξύ ατόμων και (μερικές φορές) μικρών επιχειρήσεων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η ρύθμιση είναι πολύ ανεπίσημη: Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης που κατέχει ή μισθώνει ένα πολύ μεγάλο χώρο γραφείων υποχωρεί κατόπιν σε γραφεία και γραφεία σε άλλους. Οι χώροι συνεργατών λειτουργούν επίσης ως επίσημες επιχειρήσεις, εκμισθώνοντας γραφείο και χώρους γραφείων σε ελεύθερους επαγγελματίες, τηλεμεταφορείς και ακόμη και επαγγελματίες ταξιδιώτες. Τα μοντέλα λειτουργίας ποικίλλουν, με ορισμένες επιχειρήσεις συνεργάτες να χρεώνουν καθημερινά, εβδομαδιαία ή μηνιαία μίσθωση, ενώ άλλοι πωλούν μέλη που επιτρέπουν στο μέλος να κάνει χρήση του χώρου εργασίας και των ανέσεων του. Οι χώροι συνεργασίας δεν χρησιμοποιούν συνήθως μακροπρόθεσμες συμβάσεις συμμετοχής ή μισθώσεις.

Οι διαστημικές ρυθμίσεις σε ένα γραφείο συνεταιρισμού ποικίλλουν επίσης. Ορισμένες επιχειρήσεις συνεργάτες ενοικιάζουν χώρο γραφείου με βάση την πρώτη προτεραιότητα - φέρνετε το φορητό υπολογιστή σας σε καθημερινή βάση και κάθεστε σε κάθε διαθέσιμο χώρο εργασίας. Άλλα γραφεία είναι πιο επίσημα, αναθέτοντας γραφεία ή γραφεία στα μέλη. Ανάλογα με το χώρο και τη διάταξη, μπορείτε να έχετε επίσημα γραφεία και καθίσματα ανοιχτού σχεδίου διαθέσιμα για να διαλέξετε.

Εκτός από την προσφορά χώρου γραφείων και κοινής χρήσης των ανέσεων, μερικοί ιδιοκτήτες χώρων συνεταιρισμού ενθαρρύνουν ενεργά τη συνεργασία μεταξύ των μελών με τη χορηγία εκδηλώσεων δικτύωσης ή ιστοσελίδων "γνωριμίας σας" που επιτρέπουν στα μέλη να παρουσιάζονται μεταξύ τους.

Γιατί το Coworking?

Ενώ η εργασία από το σπίτι είναι μια καλή επιλογή για μερικούς, άλλοι άνθρωποι επιλέγουν να νοικιάσουν και να μεταβούν σε ένα γραφείο συνεταιρισμού καθημερινά. Εδώ γιατί:

1. Μειωμένο άγχος
Η έξοδος από το γραφείο είναι πολύ πιο εύκολη όταν έχετε στην πραγματικότητα ένα γραφείο για να φύγετε. Η εργασία από το σπίτι μπορεί να είναι αγχωτική, ειδικά αν δεν υπάρχει ένα γραφείο στο σπίτι ή διαχωρισμένος χώρος εργασίας για να υποχωρήσετε. Μερικοί άνθρωποι που εργάζονται στο σπίτι αισθάνονται ένοχοι αν δεν εργάζονται όλη την ώρα. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει ένταση με άλλα μέλη της οικογένειας ενώ ταυτόχρονα δυσχεραίνει τη χαλάρωση.

2. Βελτιωμένη Διαχείριση Χρόνου
Τα παιδιά, τα κατοικίδια ζώα, οι γείτονες, οι οδηγοί παράδοσης, οι τηλεοράσεις, οι κουζίνες και τα βιβλία είναι όλες μεγάλες περισπασμούς. Πολλοί άνθρωποι δυσκολεύονται να ελαχιστοποιήσουν τις διακοπές των εργάσιμων ημερών και πολλές διακοπές μπορούν να μετατραπούν σε μια οκτάωρη εργάσιμη ημέρα σε δώδεκα ή δεκατέσσερις ώρες.

3. Περισσότερη κοινωνική αλληλεπίδραση
Αυτό δεν είναι σημαντικό για όλους, αλλά μερικοί λαοί εκτιμούν να βγούν έξω και να έχουν την ευκαιρία να μιλούν και να αλληλεπιδρούν με τους άλλους σε επιχειρηματικό περιβάλλον.

4. Ευκαιρίες δικτύωσης
Οι συνεργάτες μπορούν να είναι μεγάλες προοπτικές ή πηγές παραπομπών.

5. Επαγγελματική ρύθμιση
Ένα γραφείο συνεργασίας προσφέρει τηλεμεταφορείς και ελεύθερους επαγγελματίες μια επαγγελματική, ήσυχη εναλλακτική λύση στη συνάντηση με τους πελάτες στο σπίτι ή στα καφενεία.

6. Απαιτήσεις χαμηλής συντήρησης
Η διοίκηση ή οι ιδιοκτήτες των χώρων συνεταιρισμούς αναλαμβάνουν την ευθύνη για τη συντήρηση των γραφείων και του κοινόχρηστου εξοπλισμού.

7. Λιγότερο ακριβό και λιγότερο επικίνδυνο από ιδιωτικό γραφείο ενοικίασης
Η ενοικίαση ιδιωτικού γραφείου, ιδιαίτερα σε μια μεγάλη πόλη, είναι μια επιλογή pricy. Τα ενοίκια είναι συνήθως υψηλά, όπως είναι το κόστος της επίπλωσης του γραφείου, η αγορά εξοπλισμού γραφείου, η πληρωμή λογαριασμών κοινής ωφέλειας, ο καθαρισμός του χώρου και η πληρωμή των εργολάβων για την αντιμετώπιση κάθε απαραίτητης συντήρησης του κτιρίου. Επιπλέον, πολλοί εμπορικοί ιδιοκτήτες απαιτούν από τους μισθωτές να υπογράψουν μακροχρόνιες μισθώσεις. Οι μισθωτές με προβλήματα ταμειακής ροής ή όσοι χρειάζονται να εγκαταλείψουν την πόλη για επαγγελματικά ταξίδια ενδέχεται να βρεθούν να πληρώσουν ενοίκιο ακόμη και όταν δεν μπορούν να το αντέξουν οικονομικά ή δεν χρειάζονται το χώρο. Το Coworking επιτρέπει στα μέλη να μοιράζονται το κόστος των υπηρεσιών κοινής ωφέλειας, του Internet και των μηχανών γραφείου, προσφέροντας βραχυπρόθεσμα σχέδια προσχώρησης.

Συνδυασμός κρυφών δαπανών

Ενώ το coworking μπορεί να είναι μια βολική και οικονομικά αποδοτική εναλλακτική λύση για την εργασία από το σπίτι ή την ενοικίαση ενός εμπορικού γραφείου, είναι σημαντικό να γνωρίζετε μερικά από τα λιγότερο προφανή κόστη της εργασίας σε ένα κοινό χώρο. Φυσικά, εάν είστε συνηθισμένοι να εργάζεστε σε ένα παραδοσιακό γραφείο, αυτά τα έξοδα ίσως να μην είναι τόσο "κρυμμένα", αλλά αν εργάζεστε από το σπίτι, τότε συναντάτε (ή ξανασκεφτείτε) κάποια από αυτά τα έξοδα ίσως να σας πιάσουν εκτός φρουράς.

1. Μετακίνηση
Εκτός εάν ο χώρος συνεργασίας σας βρίσκεται σε κοντινή απόσταση από το σπίτι σας, πρέπει να λογοδοτήσετε για έξοδα μετακίνησης. Αυτά ποικίλλουν, αλλά περιλαμβάνουν το κόστος του φυσικού αερίου, της συντήρησης αυτοκινήτων και των ναύλων δημόσιας συγκοινωνίας. Η μετακίνηση προσθέτει επίσης μη πληρωμένο χρόνο στην εργάσιμη ημέρα σας. Και ανάλογα με την κατάσταση στάθμευσης στο χώρο συνεργασίας σας, ίσως χρειαστεί να πληρώσετε και τα τέλη στάθμευσης.

2. Φροντίδα παιδιών και κατοικίδιων ζώων
Εάν σκοπεύετε να περάσετε όλη την ημέρα εργασίας μακριά από το σπίτι, ίσως χρειαστεί να πληρώσετε για υπηρεσίες φροντίδας παιδιών ή κατοικίδιων ζώων.

3. Φαγητό και ποτό
Όταν εργάζεστε από το σπίτι, έχετε στη διάθεσή σας την κουζίνα, την καφετιέρα και τα παντοπωλεία σας. Εάν εργάζεστε μακριά από το σπίτι και δεν αισθάνεστε σαν να συσκευάζετε ένα μεσημεριανό κάθε μέρα, θα πρέπει να αγοράσετε εισόδους μικροκυμάτων για να το αποθηκεύσετε στο γραφείο ή να πληρώσετε για μεσημεριανά γεύματα σε τοπικά εστιατόρια. Η παραμονή με καφεΐνη είναι ένα άλλο ζήτημα: Ορισμένα γραφεία συνεργάτη παρέχουν βασικό καφέ και ζεστό νερό για τσάι, αλλά το τραγούδι σειρήνας ενός τοπικού Starbucks ή ενός ανεξάρτητου καφέ μπορεί να σας τραβήξει από το γραφείο σας πιο συχνά από ό, τι θα θέλατε. Δυστυχώς, το κόστος αυτών των lattes αυξάνεται γρήγορα.

4. Κοινωνικοποίηση
Ακόμα και αν είστε προσεκτικοί για να συσκευάσετε το μεσημεριανό σας κάθε μέρα και να κολλήσετε στον καφέ από το γραφείο K-cup, οι φιλικοί υπάλληλοι μπορεί ακόμα να σας ζητήσουν να φάτε το μεσημεριανό γεύμα, τον καφέ ή τα ποτά μετά την εργασία. Αν είστε μοναχικός τύπος ή δεν ενδιαφέρεστε για τη δικτύωση, η απενεργοποίηση αυτών των προσφορών μπορεί να μην είναι πρόβλημα. Αλλά, αν θέλετε να κοινωνικοποιήσετε, προχωρήστε και επανυπολογίστε τον προϋπολογισμό ψυχαγωγίας σας για να φιλοξενήσετε αυτές τις δραστηριότητες δικτύωσης.

5. Αποθήκευση
Κάποιοι χώροι συναναστροφής ενοικιάζουν θυρίδες αποθήκευσης σε μέλη που δεν έχουν μόνιμο γραφείο. Το πλεονέκτημα της ενοικίασης ντουλαπιών είναι ότι δεν χρειάζεται να μεταφέρετε το φορητό σας υπολογιστή και άλλα είδη οικιακής χρήσης κάθε βράδυ. Το μειονέκτημα είναι ότι το ενοίκιο αποτελεί πρόσθετο κόστος.

6. Τεχνολογία και Ηλεκτρονικά
Οι χώροι συνεργασίας δεν περιλαμβάνουν συνήθως την πρόσβαση στον υπολογιστή, επομένως προγραμματίζετε να εργαστείτε με το δικό σας φορητό υπολογιστή. Εκτός από το φορητό σας υπολογιστή, φέρτε και τα περιφερειακά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, όπως μια μεγάλη οθόνη, εργονομικό πληκτρολόγιο ή trackball. Ενώ η ανάληψη αυτών των αντικειμένων από και προς την εργασία κάθε μέρα είναι μια πιθανότητα (όπως τα ξεχνάμε στο σπίτι), ίσως να εξυπηρετηθείτε καλύτερα για να σώσετε τον εχθρό σας αγοράζοντας ένα δεύτερο σύνολο περιφερειακών για τον χώρο εργασίας.

7. Υπηρεσίες γραφείου
Δεν δημιουργούνται ίσοι όλοι οι χώροι συνεργασίας. Ορισμένα γραφεία προσφέρουν δωρεάν χρήση του κοινόχρηστου αντιγραφικού / εκτυπωτή / συσκευής φαξ, ενώ άλλοι ενδέχεται να σας χρεώσουν για αυτήν τη χρήση. Ομοίως, ορισμένα γραφεία περιλαμβάνουν το κόστος WiFi στο ενοίκιο, ενώ άλλοι χρεώνονται επιπλέον για συνδεσιμότητα ή απαιτούν από εσάς να προμηθεύσετε το δικό σας hotspot για λόγους ασφαλείας. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ακριβώς τι καλύπτει το ενοίκιο σας πριν υπογράψετε μια συμφωνία, ώστε να μπορείτε να λογοδοτήσετε για τυχόν επιπλέον έξοδα.

8. Αναλώσιμα γραφείου
Προγραμματίστε να αγοράσετε τα δικά σας στυλό, φακέλους, συρραπτικά, χαρτοπετσέτες και άλλα τυποποιημένα αναλώσιμα.

9. Ένδυση
Το Coworking σημαίνει ότι δεν μπορείς πλέον να δουλεύεις με τις πιτζάμες σου με μια χούφτα αδερφών μαλλιών. Ενώ τα περισσότερα γραφεία δεν προδιαγράφουν έναν κώδικα ενδυμασίας, υπάρχει μια γενική προσδοκία ότι τα μέλη φαίνονται τραβηγμένα και εντυπωσιακά. Επιπλέον, η μετάβαση στη δουλειά αυξάνει τη φθορά των ενδυμάτων και των παπουτσιών σας καθώς χαίρεσαι τα στοιχεία. Προετοιμάστε να αυξήσετε τον προϋπολογισμό σας για ένδυση και προσωπική φροντίδα, μόλις συνδεθείτε για συνεταιρισμό.

10. Θεραπεία των Sniffles
Εάν έχετε δουλέψει ποτέ σε ένα γραφείο, πιθανότατα δεν έχετε τόσο ευχάριστες αναμνήσεις από κρυολογήματα, έρπητα και άλλες ασθένειες που ανέλαβαν περιοδικά τον εργασιακό χώρο. Δυστυχώς, ο κοινόχρηστος χώρος εργασίας σημαίνει κοινά μικρόβια, ώστε να προετοιμάσετε το ανοσοποιητικό σας σύστημα για ένα δυσάρεστο σοκ.

11. Φόροι
Οι συνδρομητικές συνδρομές ή τα ενοίκια μπορεί να εκπίπτουν από το φόρο, αλλά και τα έξοδα γραφείου στο σπίτι. Συζητήστε με το φορολογικό σας σύμβουλο για να διαπιστώσετε εάν η μετάβαση σε ένα χώρο συνεργασίας θα επηρεάσει τη φορολογική σας υποχρέωση και, αν το κάνει, με πόσο.

12. Ασφάλιση
Ελέγξτε τη σύμβαση μίσθωσης ή την ιδιότητα μέλους για να μάθετε εάν ο χώρος είναι ασφαλισμένος και εάν η ασφάλιση καλύπτει τα ατυχήματα ή τις απώλειες που υποφέρετε από εσάς, τους πελάτες σας ή τους επισκέπτες σας. Εάν όχι, μιλήστε με έναν ασφαλιστικό πράκτορα για να μάθετε για τις επιλογές κάλυψης. Αυτό είναι ένα σημαντικό ζήτημα, επομένως μπορεί να θέλετε να εκτελέσετε την ασφαλιστική κάλυψη του γραφείου σας πέρα ​​από τον δικηγόρο σας.

13. Κλοπή
Είναι συνηθισμένο να είναι χαλαρή η ασφάλεια στους χώρους συναναστροφής, ειδικά επειδή τα μέλη έρχονται και πηγαίνουν ελεύθερα χωρίς πραγματική επίβλεψη. Δυστυχώς, αυτό αφήνει την εργασία σας και τα προσωπικά σας αντικείμενα ευάλωτα στην κλοπή.

Ελαχιστοποίηση κόστους

Παρά την πρόσθετη δαπάνη, πολλοί άνθρωποι αισθάνονται ότι η συνειδητοποίηση προσφέρει μεγάλα πλεονεκτήματα έναντι των παραδοσιακών οικιακών ή εμπορικών γραφείων. Αν αποφασίσετε να υπογράψετε μια συμφωνία συνεργασίας, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε το κόστος:

1. Προπληρώστε την ενοικίαση ή τη συμμετοχή σας
Μερικοί χώροι συνεργασίας προσφέρουν εκπτώσεις στα μέλη που προπληρώνουν τα τέλη ή το ενοίκιο τους. Ρωτήστε τον διαχειριστή διαστήματος αν αυτό είναι δυνατό. Εάν ναι, διαπραγματευτείτε επίσης μια γραπτή συμφωνία επιστροφής χρημάτων σε περίπτωση που πρέπει να φύγετε από την πόλη ή να επιστρέψετε στο γραφείο του σπιτιού σας.

2. Κοιτάξτε πέρα ​​από τα μηνιαία στοιχεία ενοικίου
Θυμηθείτε, το πραγματικό κόστος της συνεργασίας δεν είναι μόνο το μίσθωμα ή τα μηνιαία σας τέλη. Μάθετε τι περιλαμβάνεται στην ιδιότητα μέλους σας και τι κοστίζει επιπλέον. Μόνο έπειτα θα πρέπει να τσιμπήσετε τους αριθμούς σας.

3. Τοποθεσία, Τοποθεσία, Τοποθεσία
Όταν είναι δυνατόν, επιλέξτε έναν χώρο συνεργασίας που βρίσκεται κοντά στο σπίτι σας. Η στενή εγγύτητα σάς επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρόνο και έξοδα ταξιδιού ενώ παράλληλα σας δίνει την ελευθερία να τρέχετε στο σπίτι για μεσημεριανό γεύμα. Εάν δεν υπάρχουν χώροι εργασίας κοντά στο σπίτι σας, απλοποιήστε τη ζωή σας και εξοικονομήστε χρόνο επιλέγοντας ένα γραφείο που βρίσκεται κοντά σε καταστήματα, τράπεζες, health clubs ή τα αγαπημένα σας hangouts. Αν ταξιδεύετε πολύ ή εάν εργάζεστε συχνά με πελάτες εκτός πόλης, αναζητήστε ένα γραφείο κοντά στο αεροδρόμιο. Θέλετε επίσης να εξετάσετε παράγοντες όπως η στάθμευση και η εγγύτητα στη δημόσια συγκοινωνία. Ο χρόνος είναι χρήμα, ειδικά εάν είστε ελεύθερος επαγγελματίας, οπότε μην υποτιμάτε τη σημασία της προσβασιμότητας όταν επιλέγετε ένα γραφείο.

4. Αποθηκεύστε φαγητό στο μεσημεριανό γεύμα και σνακ
Εάν ο χώρος συνεταιρισμού σας περιλαμβάνει κουζίνα, κρατήστε παγωμένα εισόδους, σούπες με μικροκύματα και σφικτήρες σάντουιτς στο γραφείο. Αγοράστε ένα μεγάλο δοχείο αποθήκευσης τροφίμων, γράψτε το όνομά του σε αυτό με ένα μόνιμο δείκτη και γεμίστε το με περιτυλίγματα σάντουιτς, κρύες κοπές και τυριά, ώστε να μπορείτε να φτιάξετε τα γεύματά σας. Έχοντας αυτά τα αντικείμενα στο χέρι, μειώνεται ο πειρασμός να δειπνήσετε ή να παραδώσετε τα τρόφιμα.

5. Επωφεληθείτε από τις προσφορές καφέ και εστιατορίου
Κάθε φορά που μπορείτε να αποφύγετε την πληρωμή πλήρους τιμής, θα πρέπει. Πολλά εστιατόρια προσφέρουν βρώμικες φτηνές γεύσεις, γι 'αυτό φροντίστε να ρωτήσετε τα τοπικά εστιατόρια για τα μενού γεύματός τους. Ορισμένα καφενεία προσφέρουν έκπτωση εάν φέρετε τη δική σας κούπα ή θερμός. Επίσης, φροντίστε να ρωτήσετε τις αγαπημένες σας στάσεις σχετικά με τα προγράμματα πιστότητας καρτών διάτρησης.

6. Να καταστήσετε παραγωγικές τις μετακινήσεις των δημόσιων μεταφορών
Εάν δεν παίρνετε αυτοκίνητο, χρησιμοποιήστε το χρόνο μετακίνησης για να καλύψετε την επαγγελματική ανάγνωση ή να ελέγξετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν η ανάγνωση ενώ βρίσκεστε σε κίνηση δεν λειτουργεί για σας, ακούστε τα podcasts της βιομηχανίας στο δρόμο σας προς το γραφείο.

7. Εξετάστε τα οφέλη που προκύπτουν από τις φορολογικές μετακινήσεις
Εάν είστε υπάλληλος τηλεδιάσκεψης, μάθετε εάν η εταιρεία σας συμμετέχει σε ένα πρόγραμμα παροχών φόρου μετακινούμενου που σας επιτρέπει να πληρώνετε για τα δελτία δημόσιας διαμετακόμισης με δολάρια προ φόρων που αφαιρούνται από το μισθό σας. Αυτά τα προγράμματα μπορούν να σας εξοικονομήσουν εκατοντάδες δολάρια κάθε χρόνο.

8. Ελέγξτε τις επιλογές Pass Pass Pass
Παρακολουθήστε πόσα ξοδεύετε κάθε μήνα στους ναύλους λεωφορείων και τρένων. Πολλές εταιρείες διαμετακόμισης προσφέρουν πολλαπλές δομές ναύλων, οπότε αφιερώστε χρόνο για να αναθεωρήσετε κάθε μία από τις επιλογές σας για να διασφαλίσετε ότι έχετε την καλύτερη προσφορά.

9. Διαπραγματευτείτε τις προσφορές με τις τοπικές επιχειρήσεις
Οι ντόπιοι έμποροι που δεν γνωρίζουν το χώρο συνεργασίας σας ενδέχεται να είναι διατεθειμένοι να προσφέρουν ειδικές προσφορές στη βάση μελών. Συζητήστε με τον διευθυντή του χώρου συνεργασίας σας για να μάθετε αν αυτός ή αυτή είναι διατεθειμένος να μιλήσει με τις τοπικές επιχειρήσεις για την προσφορά ειδικών εκπτώσεων σε εσάς και τα στελέχη σας.

Τελικό Λόγο

Η τεχνολογία κάνει τη συνειδητοποίηση μια μεγάλη εναλλακτική λύση για τους ελεύθερους επαγγελματίες και τους τηλεμεταφορείς που δεν θέλουν να εργαστούν από το σπίτι. Ακόμα, είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε όλα τα πρόσθετα έξοδα που σχετίζονται με την συνεργασία. Η αντιπροσώπευση αυτών των δαπανών στον προϋπολογισμό σας πριν αποφασίσετε να συμμετάσχετε σε ένα χώρο συνεργασίας είναι ένα σοφό και ουσιαστικό βήμα στη διαχείριση της επιχείρησής σας και των προσωπικών σας οικονομικών.

Χρησιμοποιείτε έναν χώρο συνεργασίας; Πώς λειτουργεί?