Πώς να αποτρέψετε την απάτη και την κλοπή των εργαζομένων στην επιχείρησή σας - Πολιτικές & Σχέδια

Ενώ μπορεί να πιστεύετε ότι οι απατεώνες είναι σκληροί εγκληματίες που μεταπηδούν από εργασία σε εργασία, το περιοδικό Journal of Accountancy αναφέρει ότι τα περισσότερα άτομα που διαπράττουν επαγγελματική απάτη είναι για πρώτη φορά παραβάτες. Επίσης, πολύ λίγοι απατεώνες παίρνουν δουλειά με σκοπό να εξαπατήσουν την επιχείρηση.

Αυτό σημαίνει ότι οι επιμελείς πρακτικές πρόσληψης και οι ενδελεχείς έλεγχοι του ιστορικού δεν επαρκούν για να αποφευχθεί η απάτη στην επιχείρησή σας. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι παράγοντες που καθιστούν ένα άτομο πιο πιθανό να διαπράξει απάτη.

Η Ένωση Πιστοποιημένων Εξεταστών Απάτης υποστηρίζει ότι υπάρχουν τρία στοιχεία που συνήθως υπάρχουν στη στιγμή της απάτης. Πρώτον, το άτομο που διαπράττει απάτη αισθάνεται οικονομική πίεση - υψηλά χρέη, πλούσιο τρόπο ζωής, μέλη της οικογένειας με οικονομικά προβλήματα και εθισμοί στα τυχερά παιχνίδια είναι όλες οι πιθανές πηγές πίεσης.

Δεύτερον, το άτομο χρειάζεται έναν τρόπο εξορθολογισμού της απάτης. Ένας εσωτερικός μονόλογος του "Δεν πληρώνομαι αρκετά", "Δουλεύω σκληρότερα από ό, τι το αφεντικό κάνει", "Η εταιρεία δεν θα χάσει ποτέ αυτό", και "Εγώ αξίζω αυτό" όλα βοηθούν έναν άνθρωπο δικαιολογούν ανήθικη συμπεριφορά.

Τέλος, τα άτομα χρειάζονται την ευκαιρία να διαπράξουν απάτη. Ενώ εσείς, ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, δεν μπορείτε πάντα να επηρεάσετε την οικονομική κατάσταση ή τη στάση των ατόμων, μπορείτε να επηρεάσετε τον παράγοντα ευκαιρίας με ελέγχους και ισορροπίες και κατάλληλους εσωτερικούς ελέγχους.

Κοινά είδη απάτης

1. Παραποίηση περιουσιακών στοιχείων

Σύμφωνα με την Ένωση Πιστοποιημένων Εξεταστών Απάτης, η υπεξαίρεση στοιχείων ενεργητικού είναι ο πιο συνηθισμένος τύπος απάτης που συμβαίνει στις μικρές επιχειρήσεις. Η υπεξαίρεση στοιχείων ενεργητικού συμβαίνει όταν ένας εργαζόμενος ή ένας εργολάβος καταρτίζει ένα σχέδιο για να κλέψει ή να καταχρώσει τους πόρους της εταιρείας, όπως μετρητά ή αποθέματα.

Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στο πώς η επιχείρησή σας συλλέγει μετρητά από πελάτες. Εάν τα σωστά μέτρα δεν είναι σε ισχύ, ένα άτομο μπορεί να παρακολουθήσει τα μετρητά και να το κρύψει από τον ιδιοκτήτη.

2. Skimming

Το Skimming, ένας δημοφιλής τρόπος για να κλέψετε μετρητά, περιλαμβάνει την κλοπή μιας εισερχόμενης πληρωμής πριν να καταγραφεί πλήρως στα οικονομικά αρχεία της εταιρείας. Για παράδειγμα, λένε ότι ένας πελάτης θέλει να αγοράσει ένα προϊόν σε ένα κατάστημα τούβλων και κονιάματος. Ένας υπάλληλος πωλήσεων προγραμματισμού θα μπορούσε να δεχτεί την πληρωμή για τα αγαθά αλλά να τσακίσει τα μετρητά αντί να καταγράψει τη συναλλαγή.

Με την απογείωση, ένας υπάλληλος μπορεί είτε να καταγράψει μόνο ένα μέρος της πληρωμής - για παράδειγμα, καταγράφοντας μόνο $ 50 που πληρώθηκαν όταν δόθηκαν 100 δολάρια - ή δεν καταγράφει πλήρως την πληρωμή. Δεδομένου ότι η συναλλαγή πώλησης δεν έχει καταγραφεί, ούτε το απόθεμα του καταστήματος είναι ενημερωμένο. Αυτό σημαίνει ότι η πραγματική απογραφή των επιχειρήσεων θα είναι στην πραγματικότητα μικρότερη από ό, τι αντανακλάται στα λογιστικά βιβλία.

Δεν πρόκειται μόνο για προσωπικές συναλλαγές που είναι επιρρεπείς σε αποκοπή. Ένας υπάλληλος λογιστικής ή υπάλληλος που λαμβάνει πληρωμές πελατών μπορεί επίσης να τσεκάρει τα εισερχόμενα μετρητά. Ο εργαζόμενος μπορεί στη συνέχεια να παραποιήσει ένα πιστωτικό σημείωμα ή να διαγράψει το λογαριασμό ως μη εισπράξιμο, έτσι ώστε η επιχείρηση να μην παρατηρήσει ότι η πληρωμή λείπει.

Μια σύνθετη αλλά αρκετά κοινή απαίτηση απορρόφησης λογαριασμών περιπλέκει τις πληρωμές των πελατών. Σε ένα πρόγραμμα περιπλάνησης, ένας λογιστής ή λογιστής τροφοδοτεί την πληρωμή σε μετρητά που κάνει ο πελάτης προς τον λογαριασμό του πελάτη. Για να καλύψει την έλλειψη, ο λογιστής χρησιμοποιεί μια πληρωμή που έχει λάβει από έναν δεύτερο πελάτη προς τον λογαριασμό του πρώτου πελάτη. Εάν ο δεύτερος πελάτης διαπιστώσει λανθασμένο υπόλοιπο λογαριασμού, ο λογιστής χρησιμοποιεί μια πληρωμή από έναν τρίτο πελάτη για να καλύψει το έλλειμμα - και ούτω καθεξής.

Επειδή οι πληρωμές είναι τόσο κακοδιαχειρισμένες, κάποιος καταφεύγει πάντα στο πρόγραμμα τελικά. Ακόμα, οι απατεώνες μπορούν να διατηρήσουν τα σχέδια περιποίησης για μήνες ή και χρόνια χωρίς να πιαστούν.

3. Cash Larceny

Η κλοπή μετρητών είναι παρόμοια με την απόσπαση με την έννοια ότι ένας υπάλληλος ή ανάδοχος κλέβει εισερχόμενα μετρητά. Η διαφορά με την κλοπή μετρητών είναι ότι ο εργαζόμενος κλέβει τα μετρητά αφού έχει καταγραφεί στα βιβλία της επιχείρησης.

Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος μπορεί να κλέψει χρήματα από την ταμειακή μηχανή μετά την καταγραφή μιας συναλλαγής. Ο εργαζόμενος μπορεί να καταγράψει μια δόλια καταβολή μετρητών για να αποκρύψει το γεγονός ότι τα μετρητά λείπουν. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος μπορεί να ακυρώσει την προηγούμενη πώληση ή να εκδώσει μια επιστροφή χρημάτων και να βγάλει τα αντίστοιχα μετρητά από το μητρώο.

Σημεία που κλέβουν μετρητά
Τα προγράμματα skimming που περιλαμβάνουν την ανάληψη μετρητών πριν από την καταγραφή τους μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπιστούν. Ίσως παρατηρήσετε αυτά τα προειδοποιητικά σημάδια:

• Χαμηλή απογραφή. Εάν η πραγματική απογραφή στο κατάστημα είναι χαμηλότερη από ό, τι πρέπει να είναι σύμφωνα με τα βιβλία, είναι πιθανό ένας υπάλληλος δεν καταγράφει όλες τις πωλήσεις.
• Κενά στα Αριθμημένα Έγγραφα. Για εστιατόρια και άλλες επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν αριθμημένα κουπόνια, ένα χάσμα στα κουπόνια μπορεί να σημαίνει ότι ένας υπάλληλος έριξε μια απόδειξη και κράτησε τα μετρητά.
• Παράπονα πελατών. Εάν ένας υπάλληλος περιπλέκει τις πληρωμές, οι πελάτες τείνουν να καλούν και να διαμαρτύρονται ότι τα υπόλοιπα των δηλώσεών τους δεν είναι σωστά.
• Χαμηλά έσοδα κατά τη διάρκεια ορισμένων μετατοπίσεων. Εάν οι εισπράξεις μετρητών είναι χαμηλότερες κάθε φορά που εργάζεται ένας συγκεκριμένος υπάλληλος, αυτό μπορεί να υποδηλώνει κλοπή μετρητών.

Εσωτερικοί έλεγχοι για την πρόληψη της κλοπής μετρητών

• Απαιτείται η έγκριση του διαχειριστή για την έκδοση πιστώσεων, ακυρωμένων πωλήσεων ή λογαριασμών εγγραφής. Μόλις κάποιος άλλος εμπλακεί στη συναλλαγή, ένας περιφρονημένος υπάλληλος έχει λιγότερες ευκαιρίες να κλέψει απαρατήρητα.
• Έκδοση μηνιαίων δηλώσεων λογαριασμού. Ένας εργαζόμενος είναι λιγότερο πιθανό να ανακατευτεί με τις πληρωμές πελατών εάν οι πελάτες λαμβάνουν τακτική ενημέρωση του υπολοίπου του λογαριασμού τους.
• Ινστιτούτο Υποχρεωτική Ώρα Παραμονής και Εναλλαγές Εργασίας. Τα σχήματα αποκοπής χωρίζονται γρήγορα όταν ο ένοχος υπάλληλος δεν έχει την ευκαιρία να μετακινήσει μετρητά.
• Εκτελέστε μετρητά έκπληξης μετρητών. Με τη σύγκριση των μετρητών στο μητρώο με τις εισπράξεις μετρητών, οι διαχειριστές μπορούν να εντοπίσουν τις διαφορές μετρητών γρήγορα.
• Βιντεοκάμερες. Οι εργαζόμενοι είναι λιγότερο πιθανό να συμπεριφέρονται άσχημα όταν υπάρχει μια βιντεοκάμερα που παρακολουθεί τα μητρώα.
• Κουτιά κλειδώματος. Καθώς οι πληρωμές πελατών στέλνονται απευθείας σε ένα κουτί τραπεζικής κλειδώματος, τα μετρητά δεν περνούν από τα χέρια των εργαζομένων και οι εργαζόμενοι δεν έχουν την ευκαιρία να το κλέψουν.

4. Απρόσμενες εκταμιεύσεις μετρητών

Αντί να αρθούν τα χρήματα καθώς εισέρχονται στην επιχείρηση, άλλοι απατεώνες κλέβουν εξερχόμενες ταμειακές εκταμιεύσεις. Από όλους τους τρόπους με τους οποίους οι υπάλληλοι και οι εργολάβοι καταχρώνται τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας, κλέβοντας μετρητά με την κατασκευή απατηλών εκταμιεύσεων μετρητών είναι η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη τακτική.

5. Σχέδια τιμολόγησης

Οι εργαζόμενοι μπορούν να χρεώσουν για αγαθά και υπηρεσίες που η εταιρεία δεν έλαβε ποτέ και δεν τράβηξε τα μετρητά. Ο υπάλληλος τιμωρεί τα τιμολόγια με υπηρεσίες ή προϊόντα και, όταν εκταμιεύεται η επιταγή, ο απατεώνας χρεώνει τον εαυτό του. Ο εργαζόμενος έχει πληρωμή που έχει εκδοθεί σε ανύπαρκτο πωλητή, χρησιμοποιώντας το όνομα μιας εταιρίας κελύφους που κατέχει ο εργαζόμενος ή ένας φίλος ή μέλος της οικογένειάς του.

Οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να συνεργάζονται με έναν υπάρχοντα προμηθευτή για να επιβαρύνουν την εταιρεία για προϊόντα. Σε αντάλλαγμα για την προώθηση ενός φουσκωμένου τιμολογίου, ο πωλητής δίνει στον εργαζόμενο μια περικοπή των κερδών.

Σημεία ενός Σχεδίου Χρέωσης

• Οι τιμές του πωλητή έχουν αυξηθεί ουσιαστικά. Όταν τα ποσοστά ενός πωλητή έχουν αυξηθεί σε ένα υψηλότερο ποσοστό από τον κανόνα της βιομηχανίας, θα μπορούσε να είναι ότι δεν παίρνετε μια δίκαιη συμφωνία.
• Προτιμήσεις υπαλλήλων για έναν συγκεκριμένο προμηθευτή. Ένας εργαζόμενος που επιμένει σε έναν συγκεκριμένο πωλητή ή δεν είναι ανοικτός να λάβει προσφορές από άλλους εργολάβους μπορεί να πάρει ένα κλώτση.

Εσωτερικοί έλεγχοι για την αποτροπή ενός προγράμματος τιμολόγησης

• Διατηρήστε μια εγκεκριμένη λίστα προμηθευτών και γράψτε μόνο ελέγχους σε εγκεκριμένους προμηθευτές. Αυτό σας εμποδίζει να κάνετε πληρωμές σε εταιρίες κέδρων ή φίλους των εργαζομένων. Πριν προσθέσετε έναν προμηθευτή στη λίστα, κάντε κάποια έρευνα και βεβαιωθείτε ότι είναι νόμιμη εταιρεία.
• Μαζί με μια εγκεκριμένη λίστα προμηθευτών, διατηρήστε έναν εγκεκριμένο τιμοκατάλογο. Αυτό δυσκολεύει τους εργαζόμενους να αυξήσουν τις τιμές σε συμπαιγνία με τους πωλητές.
• Ζητήστε ένα αντίγραφο της αναφοράς παραλαβής πριν υπογράψετε τους ελέγχους. Με αυτόν τον τρόπο υπογράφετε μόνο τα προϊόντα για τα οποία έλαβε η εταιρεία.

6. Σχέδια επιστροφής εξόδων

Ένας άλλος τρόπος για να πάρετε μετρητά από μια εταιρεία είναι να συγχωρείτε τις εκθέσεις δαπανών. Οι εργαζόμενοι μπορούν να λάβουν έναν τεχνητά μεγάλο έλεγχο επιστροφής χρημάτων προσθέτοντας προσωπικά έξοδα, ανύπαρκτα έξοδα ή άλλως διογκώνοντας τα έξοδα σε αίτημα επιστροφής εξόδων.

Σημάδια συστήματος εξόφλησης εξόδων

• Εκθέσεις υπερβολικής δαπάνης. Εάν ορισμένες αναφορές δαπανών για εργαζόμενους είναι υψηλότερες από τους ιστορικούς μέσους όρους ή τις αναφορές άλλων εργαζομένων, είναι υπογράφηκε ότι ο εργαζόμενος δαπανά πάρα πολύ.
• Ο υπάλληλος δεν υποβάλλει αποδείξεις. Όταν οι αρχικές αποδείξεις δεν επισυνάπτονται στην αναφορά δαπανών, δεν γνωρίζετε ποτέ εάν ο εργαζόμενος όντως πραγματοποίησε το κόστος.

Εσωτερικοί έλεγχοι για την πρόληψη των δαπανών επιστροφής εξόδων

• Απαιτούνται αποδείξεις επιστροφής εξόδων. Εάν δεν το κάνετε, οι εργαζόμενοι μπορούν να προσθέσουν έξοδα που δεν πραγματοποιήθηκαν ποτέ.
• Δηλώστε την πολιτική επιστροφής εξόδων της εταιρείας σας. Σε αυτό, πρέπει να είναι σαφές ποια είδη δαπανών μπορούν να επιστραφούν και τι δεν είναι κατάλληλο για επιστροφή χρημάτων. Παρέχετε αντίγραφο της πολιτικής σε όλους τους εργαζομένους.
• Συγκρίνετε αναφορές εξόδων όλων των υπαλλήλων που έκαναν σε συγκεκριμένο ταξίδι. Εάν κάποιος είναι πολύ υψηλότερος από τους άλλους, αυτό είναι ένα σημάδι ότι τα έξοδα είναι διογκωμένα ή ο εργαζόμενος υπερβαίνει το σκοπό.

7. Ελέγξτε τα προγράμματα παραβίασης

Οι εργαζόμενοι ή οι εργολάβοι που έχουν πρόσβαση σε εξερχόμενες επιταγές της εταιρείας μπορούν να τους παραβιάσουν για δικό τους όφελος. Εάν οι λευκοί έλεγχοι δεν είναι ασφαλείς, κάποιος μπορεί να κλέψει μερικά και να τα βγάλει στον εαυτό τους ή σε έναν φίλο. Ένας λογιστής που συντάσσει επιταγές για έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης να υπογράψει μπορεί αργότερα να αλλάξει το όνομα σε μια επιταγή, να το αναχαιτίσει και να το τακτοποιήσει ο ίδιος.

Σημάδια παραβιάσεων ελέγχου

• Κενά στους αριθμούς ελέγχου. Εάν υπάρχει ένα διαδοχικό κενό στα αριθμημένα κενά σας επιταγές, είναι πιθανό κάποιος να ανυψώσει μερικά.
• Παραγγελίες προμηθευτών. Όταν ένας πωλητής ενημερώνει ότι δεν έχει λάβει πληρωμές παρόλο που κόβετε τον έλεγχο, η πληρωμή μπορεί να έχει παρακρατηθεί.

Εσωτερικοί έλεγχοι για την αποφυγή ελέγχου παραβίασης

• Κρατήστε ασφαλείς ελέγχους κενών. Θα πρέπει να είναι κλειδωμένα στο γραφείο σας ανά πάσα στιγμή. Μην μοιράζεστε το κλειδί σας και παράγετε μόνο τους ελέγχους όταν το προσωπικό λογιστικής σας είναι έτοιμο να το εκτυπώσει.
• Ελέγξτε τη δήλωση της επιχείρησής σας κάθε μήνα. Αναζητήστε ποσά ελέγχου που δεν αναγνωρίζετε. Ζητήστε από την τράπεζά σας να συμπεριλάβει μια σάρωση εικόνων των εξαργυρωμένων επιταγών, ώστε να μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι δεν έχουν παραβιαστεί πριν από την επικύρωση.

8. Κλοπή απογραφής και άλλων περιουσιακών στοιχείων

Ακόμα και αν τα μετρητά σας είναι ασφαλή, οι εργαζόμενοι μπορούν να βρουν τρόπους να κλέψουν ή να καταχραστούν φυσικά περιουσιακά στοιχεία όπως υπολογιστές, προϊόντα της εταιρείας και απογραφή.

Συστήματα λήψης
Οι εργαζόμενοι που εμπλέκονται στη διαδικασία λήψης μπορούν να κλέψουν το απόθεμα ή τα προϊόντα στο σημείο παράδοσης. Οι υπάλληλοι προγραμματισμού μπορούν να τροποποιήσουν την εισερχόμενη αναφορά αποστολής και την εταιρεία που λαμβάνει την αναφορά για να κρύψει την απάτη. Αν οι εργαζόμενοι έχουν επίσης πρόσβαση σε αρχεία αγορών, μπορούν να αλλάξουν την απαίτηση αγοράς για να ταιριάζουν με τις ψεύτικες αναφορές αποστολής.

9. Asset Larceny

Εάν δεν υπάρχουν πολλοί φυσικοί έλεγχοι για την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων, οι εργαζόμενοι και οι εργολάβοι μπορούν απλώς να απομακρύνουν την εταιρική ιδιοκτησία από τις εγκαταστάσεις και να μην το επιστρέψουν ποτέ.

Σημαίνει ότι τα περιουσιακά στοιχεία είναι κλεμμένα

• Χαμηλή απογραφή. Αν το απόθεμα ανά βιβλίο είναι υψηλότερο από τα πραγματικά επίπεδα αποθεμάτων, κάποιος θα μπορούσε να κλέβει.
• Τεκμηρίωση απογραφής χαμηλής ποιότητας. Αν η υποστήριξη των εγγράφων παραλαβής και παραλαβής δεν είναι τα πρωτότυπα ή φαίνεται ότι έχουν αλλάξει, ενδέχεται να έχετε να αντιμετωπίσετε το έργο ενός κλέφτη.

Εσωτερικοί έλεγχοι για την πρόληψη της κλοπής φυσικών περιουσιακών στοιχείων

• Εκτελέστε τυχαίους αριθμούς απογραφής. Αυτό μπορεί να σας οδηγήσει σε έλλειψη αποθέματος και να κάνει τους υπαλλήλους λιγότερο πιθανό να κλέψουν.
• Διαχωρισμός καθηκόντων απογραφής. Το ίδιο πρόσωπο δεν πρέπει να είναι υπεύθυνο τόσο για την αγορά προϊόντων όσο και για την παραλαβή τους.
• Εγκαταστήστε τις κάμερες ασφαλείας. Συγκεκριμένα, παρακολουθείτε τα δωμάτια και τις περιοχές όπου αποθηκεύονται αποθέματα και πολύτιμα προϊόντα.
• Διατηρήστε ασφαλή τα αποθέματα και τα περιουσιακά στοιχεία. Οι περιοχές με πολύτιμα περιουσιακά στοιχεία θα πρέπει να κλειδώνονται όταν είναι δυνατόν και μόνο ορισμένοι υπάλληλοι θα πρέπει να έχουν τα κλειδιά.

Περισσότερες άκρες για την πρόληψη της απάτης μικρών επιχειρήσεων

Επιπλέον, υπάρχουν γενικές στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποφύγετε την απάτη. Αλλάζοντας τον τρόπο που διαχειρίζεστε και τον τρόπο με τον οποίο αναθέτετε καθήκοντα, μπορείτε να μειώσετε την πιθανότητα κάποιος να εξαπατήσει την επιχείρησή σας.

1. Γνωρίστε τους υπαλλήλους σας

Η εταιρεία Cowan, Gunteski & Co., μια εταιρεία της CPA, σημειώνει ότι μπορείτε να αποφύγετε ενδεχόμενες απάτες στο μυαλό αν γνωρίζετε τις αλλαγές στη συμπεριφορά και τις στάσεις των εργαζομένων. Ελάτε σε επαφή με τους υπαλλήλους σας σε τακτά χρονικά διαστήματα και αφιερώστε χρόνο για να μιλήσετε για τα πράγματα.

Συγκεκριμένα, παρακολουθήστε αυτά τα χαρακτηριστικά συμπεριφοράς τα οποία συνδέονται συχνότερα με τους απατεώνες:

• Ζώντας πέρα ​​από τα μέσα τους - για παράδειγμα, ένας υπάλληλος με χαμηλό μισθό που οδηγεί ένα πολυτελές όχημα ή παίρνει πλούσιες διακοπές
• Αντιμετωπίζετε οικονομικές δυσκολίες ή αντιμετωπίζετε προβλήματα με το να περάσετε
• Διατηρώντας μια ασυνήθιστα στενή σχέση με έναν συγκεκριμένο προμηθευτή
• Δεν επιθυμούν να επιτρέψουν σε κάποιον άλλο υπάλληλο να αναλάβει κάποια από τα καθήκοντά του
• Ποτέ μην τηλεφωνείτε σε άρρωστα ή σε διακοπές
• Πηγαίνοντας από ένα διαζύγιο ή παλεύοντας με οικογενειακά προβλήματα

Φυσικά, ποτέ δεν θέλετε να υποθέσετε ότι οι υπάλληλοι κλέβουν μόνο επειδή εκθέτουν μερικά από αυτά τα γνωρίσματα. Ακόμα, αν υποψιάζεστε ότι συμβαίνει απάτη, μπορείτε να εστιάσετε τις προσπάθειες παρακολούθησης και πρόληψης της απάτης σε τμήματα και περιοχές όπου εργάζονται υψηλού κινδύνου. Προσπαθήστε να βοηθήσετε τα μέλη του προσωπικού που είναι στριμωγμένα ή αγωνίζονται οικονομικά με οποιοδήποτε τρόπο μπορείτε - μπορείτε να διατηρήσετε περισσότερους εργαζόμενους και να οικοδομήσουμε την αφοσίωση των εργαζομένων.

2. Διαχείριση με ακεραιότητα

Πώς συμπεριφέρεστε ως ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να επηρεάσει τις στάσεις των εργαζομένων σας σχετικά με την κλοπή. Εάν κόβετε τις γωνίες και δεν ενεργείτε δεοντολογικά, οι άνθρωποι που εργάζονται για σας είναι πιο διατεθειμένοι να κάνουν το ίδιο. Αντίθετα, αν καταβάλλετε συντονισμένη προσπάθεια για να είμαστε ειλικρινείς και ηθικοί στις επιχειρηματικές σας συναλλαγές, οι εργαζόμενοι θα καταλάβουν ότι η ίδια συμπεριφορά αναμένεται από αυτούς.

Δημιουργήστε έναν κώδικα δεοντολογίας που περιγράφει τον τύπο συμπεριφοράς που περιμένετε από όλους στην επιχείρησή σας. Επίσης, ξεκαθαρίστε ότι η πόρτα σας είναι πάντα ανοιχτή σε υπαλλήλους που θέλουν να μοιραστούν τις ανησυχίες τους για επιχειρηματικές δραστηριότητες. Η Ένωση Πιστοποιημένων Εξεταστών Απάτης διαπίστωσε ότι οι περισσότεροι διαχειριστές ανακαλύπτουν την επαγγελματική απάτη μετά την απόρριψη, επομένως, εξετάστε την εφαρμογή μιας ανώνυμης τηλεφωνικής γραμμής για την αναφορά ύποπτων περιπτώσεων απάτης.

3. Διαχωρισμός καθηκόντων

Ένας από τους καλύτερους εσωτερικούς ελέγχους για την πρόληψη της απάτης είναι ο διαχωρισμός των καθηκόντων. Με άλλα λόγια, ένα άτομο δεν πρέπει να είναι υπεύθυνο για τόσα πολλά καθήκοντα ώστε η απάτη να μπορεί να δεσμευτεί και να καλύπτεται χωρίς τη γνώση των ιδιοκτητών. Για να εξαλειφθούν οι ευκαιρίες απάτης, κανένα πρόσωπο δεν πρέπει να έχει την επιμέλεια περιουσιακών στοιχείων (όπως μετρητά και πολύτιμα προϊόντα), την ικανότητα καταγραφής ή τροποποίησης λογιστικών πληροφοριών σχετικά με αυτά τα περιουσιακά στοιχεία και την εξουσία έγκρισης συναλλαγών σχετικά με τα περιουσιακά στοιχεία.

Τα διαχωριστικά καθήκοντα είναι δύσκολα σε μια μικρή επιχείρηση επειδή απλά δεν έχετε αρκετούς ανθρώπους μεταξύ των οποίων να χωρίσετε τα καθήκοντα. Ακόμα, υπάρχουν βήματα που μπορείτε να κάνετε για να χωρίσετε βασικές λειτουργίες με μόνο δύο ή τρεις υπαλλήλους.

Για παράδειγμα, πείτε ότι εσείς και ένας διευθυντής γραφείου είστε οι μόνοι δυο υπάλληλοι της επιχείρησής σας. Παρόλο που ο διευθυντής γραφείου σας μπορεί να έχει πρόσβαση σε απροστάτευτα κεφάλαια, συνδυάζοντας την τραπεζική δήλωση και δημιουργώντας τιμολόγια και τραπεζικές καταθέσεις, θα πρέπει να είστε αυτός που ελέγχει την τραπεζική δήλωση, ανοίγει το ταχυδρομείο, ελέγχει συναλλαγές και εγκρίνει πιστωτικά σημειώματα.

Αν έχετε έναν τρίτο υπάλληλο - για παράδειγμα, έναν βοηθό γραφείου - ο εργαζόμενος πρέπει να συμβιβάζει την τραπεζική δήλωση, να ανοίγει το ταχυδρομείο και να προετοιμάζει τις τραπεζικές καταθέσεις. Αυτό παίρνει κάποια ευθύνη από το πιάτο σας και καθιστά δυσκολότερο για τον διευθυντή γραφείου να κρύψει τις κλεμμένες πληρωμές.

Τελικό Λόγο

Η εφαρμογή εσωτερικών ελέγχων αποτελεί σημαντικό μέρος της προστασίας της επιχείρησής σας. Ωστόσο, μπορεί να είναι δύσκολο να γίνει στην πράξη.

Οι εργαζόμενοι και οι εργολάβοι μπορεί να μην καταλάβουν γιατί αλλάζουν τα καθήκοντά τους. Επικοινωνήστε με τους υπαλλήλους σας ότι υπάρχουν οι έλεγχοι για την προστασία τους, ως εργαζόμενοι και την επιχείρηση. Ενεργοποιήστε τους στη διαδικασία βελτίωσης της ασφάλειας των επιχειρήσεων και ζητήστε τη συμβολή τους σε τακτική βάση. Καθώς τα άτομα κάνουν την καθημερινή εργασία, μπορεί να έχουν γνώση σχετικά με ορισμένες διαδικασίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τους ελέγχους. Μπορούν επίσης να σας ενημερώσουν ποιοι έλεγχοι λειτουργούν καλά και ποιοι δεν είναι.

Έχετε ποτέ την ιδιοκτησία ή την εργασία σε μια επιχείρηση όπου κάποιος διαπράξει απάτη; Πώς συνέβη?