Πώς να γράφετε και να διανέμετε ένα δελτίο τύπου που παίρνει αποτελέσματα

Τούτου λεχθέντος, πολλά δελτία τύπου δεν χρησιμοποιούνται ποτέ από τον Τύπο, δεδομένου ότι είτε δεν είναι κατάλληλα για μια συγκεκριμένη δημοσίευση είτε δεν περιέχουν ενδιαφέροντα νέα. Εάν πρόκειται να προσπαθήσετε να διαδώσετε τη λέξη σχετικά με την οργάνωση ή την εκδήλωσή σας, είναι σημαντικό να καταλάβετε πώς να δημιουργήσετε ένα δελτίο τύπου που θα σας κάνει να παρατηρήσετε - και να έχετε τα αποτελέσματα που επιθυμείτε.

Στοιχεία ενός αποτελεσματικού δελτίου τύπου

Για να αυξήσετε τις πιθανότητες να εμφανίζεται η εταιρεία σας στα μέσα ενημέρωσης, γράψτε σχετικά με θέματα που επηρεάζουν άμεσα και θετικά την κοινότητα. Για παράδειγμα, αν η επιχείρησή σας επεκτείνεται, βεβαιωθείτε ότι εστιάζεστε στο πώς η επέκταση θα δημιουργήσει θέσεις εργασίας. Ή αν η εταιρεία σας συμμετέχει σε έναν έρανο για μια τοπική φιλανθρωπική οργάνωση, επισημάνετε αυτό στο δελτίο τύπου σας και καλέστε την κοινότητα να στηρίξει την αιτία.

Επιπλέον, είναι σημαντικό να ενσωματωθούν τα εξής:

1. Μια επικεφαλίδα των ματιών
Προκειμένου να τραβήξετε την προσοχή ενός δημοσιογράφου, είναι σημαντικό να γράψετε έναν εξαιρετικό τίτλο. Εξάλλου, ο ρόλος του τίτλου είναι να ενθαρρύνει έναν δημοσιογράφο ή άλλο επαγγελματία των μέσων ενημέρωσης να συνεχίσει να διαβάζει το δελτίο τύπου σας. Συνεπώς, χρησιμοποιείτε πάντα μια ενεργή φωνή στον τίτλο, αντί για μια παθητική. Για παράδειγμα, η "Επέκταση της Εταιρείας Ενισχύει την Τοπική Απασχόληση κατά 500%" είναι πιο αποτελεσματική από την "Εταιρεία θα επεκτείνει το West End του εργοστασίου κατά 2.000 πόδια".

2. Ένας δεσπόζων μόλυβδος
Μόλις τραβήξετε την προσοχή ενός δημοσιογράφου παρέχοντας ένα θέμα το οποίο τόσο το κοινό όσο και ο εκδότης του δημοσιεύματος θα έβρισκαν ενδιαφέρον, είναι σημαντικό να κρατήσετε τον δημοσιογράφο δεσμευμένο. Για να το κάνετε αυτό, γράψτε ένα προβάδισμα (την αρχή ενός δελτίου τύπου) με τέτοιο τρόπο ώστε να επικρίνει τις καρδιές ή τα μυαλά των αναγνωστών σας. Θυμηθείτε να απαντήσετε στις ερωτήσεις του "ποιος", "τι", "πού," και "γιατί" όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Επίσης, μην ξεχνάτε ότι δεν χρειάζεται να δώσετε μια σημαντική λεπτομέρεια σε αυτό το σημείο - που έρχεται αργότερα.

3. Τιμές
Προκειμένου να δοθεί περισσότερη ουσία στο δελτίο Τύπου σας, συμπεριλάβετε τα αποσπάσματα υποστήριξης από άτομα και ομάδες που συζητήθηκαν μέσα στην έκδοση. Για παράδειγμα, εάν η μικρή επιχείρησή σας φιλοξενεί μια εκδήλωση που συγκεντρώνει χρήματα για μια συγκεκριμένη φιλανθρωπική οργάνωση, συμπεριλάβετε αποσπάσματα από τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων της φιλανθρωπικής κοινότητας - και, ει δυνατόν, συμπεριλάβετε αποσπάσματα από τους ανθρώπους που θα επηρεαστούν άμεσα από τον έρανο. Σύντομες συνεντεύξεις που πραγματοποιούνται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφώνου θα πρέπει να επαρκούν για τη συλλογή όλων των προσφορών που χρειάζεστε.

Βεβαιωθείτε ότι τα αποσπάσματα που χρησιμοποιείτε είναι ευφυή και υποστηρίζουν το σκοπό του δελτίου τύπου. Επιπλέον, εάν υπάρχουν γραμματικά λάθη στα εισαγωγικά, βεβαιωθείτε ότι διορθώνετε αυτά τα λάθη χωρίς να αλλάξετε το πλαίσιο.

4. Στοιχεία επικοινωνίας
Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει ακριβείς πληροφορίες επικοινωνίας στο δελτίο τύπου σας έτσι ώστε οι δημοσιογράφοι να μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας ή την οργάνωσή σας με ερωτήσεις. Επίσης, συμπεριλάβετε πληροφορίες επικοινωνίας προσαρμοσμένες στους πελάτες ώστε να μπορούν να αγοράσουν το προϊόν ή την υπηρεσία σας. Προς το τέλος του δελτίου τύπου, δώστε ένα διάλειμμα για τον εαυτό σας ή την εταιρεία σας σχετικά με το ιστορικό, την αποστολή και τις υπηρεσίες σας.

5. Γεγονότα, στατιστικές και εγκρίσεις
Προκειμένου να δοθεί η ουσία του δελτίου Τύπου, συμπεριλάβετε την υποστήριξη στατιστικών στοιχείων από μια αξιόπιστη πηγή στο δελτίο Τύπου σας. Για παράδειγμα, συμπεριλάβετε αποσπάσματα από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο της εταιρείας σας, έναν εμπειρογνώμονα επιχειρηματικό αναλυτή ή ακόμα και έναν ικανοποιημένο καταναλωτή.

6. Οικονομική χρήση των λέξεων
Οι δημοσιογράφοι έχουν περιορισμένο χρόνο, οπότε κρατήστε τα δελτία τύπου σας σύντομα και μέχρι στιγμής. Επιπλέον, αν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πέντε λέξεις αντί για οκτώ για να πείτε κάτι, κάντε το και περιορίστε το μέγεθος του δελτίου τύπου σε περίπου μία σελίδα. Ένας δημοσιογράφος μπορεί πάντα να σας καλέσει εάν χρειάζεται περισσότερες λεπτομέρειες. Ωστόσο, αν θέλετε, μπορείτε να επισυνάψετε ένα ενημερωτικό δελτίο σχετικά με την εταιρεία σας για αναφορά.

7. Ακρίβεια και ορθή γραμματική
Πριν υποβάλλετε το δελτίο τύπου σας στα μέσα ενημέρωσης, βεβαιωθείτε ότι όλες οι πληροφορίες είναι ακριβείς και δεν είναι ξεπερασμένες και ότι το έγγραφο δεν περιέχει γραμματικά λάθη και ορθογραφικά λάθη. Είναι σημαντικό να φαίνεται ότι είστε επαγγελματίας και αξιόπιστος - παίρνετε μόνο ένα στιγμιότυπο για να κάνετε μια μεγάλη πρώτη εντύπωση.

8. Επαγγελματικές φωτογραφίες
Όχι όλες οι δημοσιεύσεις έχουν τη δυνατότητα να λαμβάνουν προσωπικά φωτογραφίες από εσάς ή τον οργανισμό σας. Ως εκ τούτου, είναι εξαιρετική η ιδέα να έχετε έτοιμες φωτογραφίες επαγγελματικής ποιότητας για τις επαφές σας με τα μέσα ενημέρωσης. Αυτές οι εικόνες θα πρέπει να είναι σε μορφή jpeg και να έχουν μέγεθος τουλάχιστον 5000 × 500 εικονοστοιχείων και 72 στιγμές ανά ίντσα (DPI) για online μέσα - και υψηλότερες για εκτύπωση, η οποία συχνά απαιτεί μεγέθους εικόνων 300 DPI.

Επιλογές για τη σύνταξη του δελτίου τύπου

Υπάρχουν πολλές επιλογές όταν πρόκειται να επιλέξετε ποιος θα κατασκευάσει το δελτίο τύπου σας. Να είστε ειλικρινείς στην εκτίμησή σας για τις ικανότητες του εαυτού σας και του προσωπικού σας, καθώς και του προϋπολογισμού της επιχείρησής σας, όταν εξετάζετε τα εξής:

1. Γράψτε τον εαυτό σας
Εάν είστε σίγουροι για τις δυνατότητες γραφής και επικοινωνίας του PR σας, γράψτε μόνοι σας το δελτίο τύπου. Μετά από όλα, κανείς δεν γνωρίζει την επιχείρησή σας καλύτερα από εσάς - και ποιος καλύτερος τρόπος είναι εκεί για να σώσει?

2. Μίσθωση ενός επαγγελματία συγγραφέα
Εάν δεν διαθέτετε τις δεξιότητες ή έχετε το χρόνο να γράψετε ένα δελτίο τύπου, μια εξαιρετική εναλλακτική λύση είναι να προσλάβετε κάποιον που να το γράψει για σας. Να είστε βέβαιος να συνεργαστεί με έναν συγγραφέα που έχει άφθονο επιχειρηματικό και εμπορικό γράψιμο εμπειρία. Για να προσδιορίσετε το επίπεδο εμπειρίας του, ζητήστε πληροφορίες σχετικά με το επαγγελματικό υπόβαθρο και ζητήστε επίσης άμεση δειγματοληψία. Ακολουθήστε ένα βήμα παραπέρα και επιβεβαιώστε τις επαγγελματικές πληροφορίες των αιτούντων, ελέγχοντας τα προφίλ του LinkedIn ή κάνοντας αναζήτηση Google.

Για να εντοπίσετε έναν συγγραφέα, ρωτήστε τους συναδέλφους για παραπομπή, δημοσιεύστε μια διαφήμιση στο Craigslist ή σε ιστοσελίδες κοινωνικών μέσων ή χρησιμοποιήστε μια μηχανή αναζήτησης. Τα ποσοστά για έναν επαγγελματία ανεξάρτητο συγγραφέα μπορεί να ποικίλει από $ 50 έως $ 500 με βάση το επίπεδο εμπειρίας του / της.

3. Εργασία με έναν οργανισμό PR
Εκτός από τη σύνταξη δελτίων τύπου, ένας οργανισμός PR μπορεί να συνεργαστεί μαζί σας για τη δημιουργία ενός σχεδίου PR μεγάλης κλίμακας. Τούτου λεχθέντος, εάν εργάζεστε σε περιορισμένο προϋπολογισμό, πολλοί οργανισμοί δημοσίων σχέσεων θα βρίσκονται εκτός των τιμών σας. Σε γενικές γραμμές, τα γραφεία δημοσίων σχέσεων εργάζονται σε μηνιαία βάση, συμπληρώνοντας με σύμβαση έναν καθορισμένο αριθμό δελτίων τύπου και άλλα καθήκοντα PR για εσάς.

Οι μικρότεροι οργανισμοί δημοσίων σχέσεων ενδέχεται να χρεώνουν λιγότερα από 1.000 δολάρια το μήνα για ένα σύνολο υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων των ανακοινωθέντων τύπου, ενώ μια μεγαλύτερη μπουτίκ εταιρεία δημοσίων σχέσεων μπορεί να χρεώσει μέχρι και 10.000 δολάρια το μήνα. Ωστόσο, μην ξεχνάτε ότι υπάρχουν αντιπροσωπείες δημοσίων σχέσεων που δουλεύουν με βάση ένα σχέδιο ανά έργο.

Πώς να προωθήσετε το δελτίο Τύπου σας

Η προώθηση είναι το κλειδί για να φτάσετε το δελτίο Τύπου σας μπροστά στα δεξιά μάτια και σε αρκετά γραφεία για να κάνετε κρούση.

1. Σύνταξη λίστας επαφών πολυμέσων
Αν είστε ο τύπος "do-it-yourself" ή εάν στοχεύετε σε τοπικά μέσα, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα επαφών πολυμέσων. Απλά σημειώστε το όνομα, τη θέση και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κάθε επικοινωνίας τύπου και μην ξεχνάτε να ενημερώνετε τακτικά αυτή τη λίστα, καθώς οι συντάκτες συχνά αλλάζουν θέσεις εργασίας στις εταιρείες.

Για να στείλετε ένα δελτίο τύπου, απλώς στείλτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κατάλληλο επεξεργαστή. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει το δελτίο τύπου και τη συνοδευτική φωτογραφία στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όχι ως συνημμένο. Για να αυξήσετε τις πιθανότητες να ανοίξετε το email σας, συμπεριλάβετε τον τίτλο του δελτίου τύπου στη γραμμή θέματος email.

2. Αγοράστε έναν κατάλογο
Ένας εξαιρετικός τρόπος για να αποκτήσετε πρόσβαση σε πολλές στοχευμένες επαφές είναι η αγορά μιας λίστας καταλόγων. Με καταλόγους, μπορείτε να επιλέξετε είτε γενικές είτε εξειδικευμένες πληροφορίες επικοινωνίας μέσων. Φυσικά, η τιμολόγηση αυτών των καταλόγων μπορεί να διαφέρει σημαντικά. Μερικοί δημοφιλείς κατάλογοι περιλαμβάνουν το κατάλογο Burelle's Media Directory ($ 60 έως $ 1000) και οι κατάλογοι Bacon's Information, Inc. ($ 425 έως $ 1.350).

3. Χρησιμοποιήστε μια Υπηρεσία Διανομής Τύπου
Εταιρείες όπως το PR Newswire και το PRWeb μπορούν να διανέμουν το δελτίο τύπου σας για ένα ορισμένο τέλος, συχνά κυμαινόμενο από $ 100 έως $ 500. Αυτές οι υπηρεσίες διανομής δημιουργούν μια εξατομικευμένη βάση δεδομένων μέσων και διανέμουν δελτία τύπου στις κατάλληλες επαφές.

Τελικό Λόγο

Μόλις αποκτήσετε την προσοχή των μέσων ενημέρωσης, είναι σημαντικό η επιχείρησή σας να είναι προετοιμασμένη για την προσοχή και την πιθανή εισροή επιχειρήσεων που μπορεί να προκύψει από την προσοχή των μέσων ενημέρωσης. Κάνε τον εαυτό σας διαθέσιμο, επιστρέψτε τις κλήσεις γρήγορα και βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό προσωπικό, εύρος ζώνης και διαθέσιμο προϊόν. Εάν όχι, οι δημοσιογράφοι και οι προστάτες μπορούν εύκολα να απογοητευτούν και να μοιραστούν αρνητικές πληροφορίες σχετικά με τις εμπειρίες τους.

Επιπλέον, αφού ένας δημοσιογράφος τρέξει μια ιστορία για εσάς και την επιχείρησή σας, είναι σημαντικό να είστε σε επαφή. Η δημοσιότητα δεν είναι ένα μοναδικό πράγμα και για να είναι επιτυχής, είναι προς το συμφέρον σας να συνεχίσετε να υποβάλλετε ενδιαφέροντα και συναφή δελτία τύπου και συμβουλές εσωτερικών στον κατάλογο επαφών σας.

Τι άλλες συμβουλές μπορείτε να προτείνετε να δημιουργήσετε και να διανείμετε ένα επιτυχημένο δελτίο τύπου?