Πόσο καιρό να διατηρήσετε σημαντικά έγγραφα (και τι μπορείτε να αποκόψετε)

Μια μέρα, αυτό μπορεί να συμβεί. Αλλά σήμερα δεν είναι εκείνη η ημέρα.

Οι περισσότεροι από εμάς εξακολουθούν να βλέπουν έγγραφα εγγράφων που εισέρχονται στα σπίτια μας κάθε λίγες μέρες, αν όχι καθημερινά: αποδείξεις καταστημάτων, ανεπιθύμητη αλληλογραφία, λογαριασμοί, τραπεζικές δηλώσεις, φορολογικά έγγραφα, αμοιβές. Είναι δελεαστικό να το σκουπίζουμε όλα μέσα στο δοχείο, αλλά αναρωτιόμαστε: Θα χρειαστούμε και πάλι αυτά τα έγγραφα; Αν ναι, πόσο καιρό πρέπει να τα διατηρήσουμε και πώς πρέπει να τα αποθηκεύσουμε, ώστε να τα βρίσκουμε εύκολα όταν τα χρειαζόμαστε?

Η απάντηση στις ερωτήσεις αυτές εξαρτάται από τον συγκεκριμένο τύπο εγγράφου. Εδώ είναι η χαμηλή καθοδήγηση σχετικά με το ποια από αυτά τα ενοχλητικά έγγραφα πρέπει να κρατήσετε, πόσο καιρό πρέπει να τα κρατήσετε και τον καλύτερο τρόπο για να τα κρατήσετε ασφαλή και οργανωμένα.

Πόσο καιρό να διατηρήσετε σημαντικά αρχεία

Αν έπρεπε να κρατήσετε κάθε κομμάτι χαρτιού που έρχεται στην κατοχή σας για πάντα, από μια παραλαβή παντοπωλείου σε ένα εισιτήριο στάθμευσης, θα πάρει σύντομα τόσα πολλά δωμάτια στο σπίτι σας, ώστε εσείς και όλα τα υπάρχοντά σας να συμπιεστούν στο δρόμο. Ευτυχώς, αυτό δεν είναι απαραίτητο. Υπάρχουν ορισμένα έγγραφα που πρέπει να διατηρήσετε επ 'αόριστον, αλλά υπάρχουν και άλλα που μπορείτε να απορρίψετε με ασφάλεια σε μόλις ένα μήνα. Ακολουθεί ένας οδηγός για τους χρόνους αποθήκευσης για διαφορετικούς τύπους εγγράφων.

Φορολογικά έγγραφα

Όταν ολοκληρώσετε την κατάθεση της φορολογικής σας δήλωσης, δεν μπορείτε απλά να απορρίψετε όλα τα έγγραφα που χρησιμοποιήσατε για να τα συμπληρώσετε. Η Υπηρεσία Εσωτερικών Εισοδημάτων (IRS) θα μπορούσε να ελέγξει τη φορολογική σας δήλωση μέχρι και τρία χρόνια μετά την καταχώρησή της - ή έως έξι χρόνια εάν υποπτευθεί ένα σημαντικό σφάλμα - και αν συμβαίνει αυτό, θα χρειαστείτε αυτά τα έγγραφα. Το IRS συνιστά να διατηρήσετε τόσο τη φορολογική σας δήλωση όσο και όλα τα σχετικά με αυτήν στοιχεία «έως ότου εξαντληθεί η προθεσμία για την εν λόγω φορολογική δήλωση» και παρέχει λεπτομερή κατάλογο καταστάσεων όπου η περίοδος αυτή θα μπορούσε να είναι οπουδήποτε από τρία χρόνια μέχρι πάντα.

Ωστόσο, σύμφωνα με τον Greg McBride, κύριο οικονομικό αναλυτή της Bankrate, δεν χρειάζεται να ασχοληθούμε με όλες αυτές τις λεπτομέρειες. Αντ 'αυτού, ο McBride λέει στην Consumer Reports ότι πρέπει να κρατάτε όλα τα αρχεία που σχετίζονται με το φόρο για τουλάχιστον επτά χρόνια. Αυτό περιλαμβάνει την ίδια τη φορολογική σας δήλωση, υποστηρίζοντας φόρμες όπως το W-2 και 1099 και όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με στοιχεία που ζητήσατε ως μειώσεις, όπως:

• Συνεισφορές σε φιλανθρωπικές οργανώσεις
• Δίδακτρα και αμοιβές από το Κολλέγιο
• Έξοδα ιατρικής περίθαλψης
• Στεγαστικό ενδιαφέρον
• Συνεισφορές στο σχέδιο συνταξιοδότησης
• Πληρωμές διατροφής

Κρατήστε σε οποιαδήποτε τράπεζα αρχεία, αποδείξεις και ακυρωμένα επιταγές που δείχνουν ότι έχετε τα έξοδα αυτά, ώστε να μπορείτε να το αποδείξετε σε περίπτωση ελέγχου.

Ορισμένοι εμπειρογνώμονες υποστηρίζουν ότι αξίζει να κρατάτε τις φορολογικές δηλώσεις σας για πάντα. Ο φορολογικός επαγγελματίας Michael Tonkovic, μιλώντας με την CreditCards.com, επισημαίνει ότι το IRS μπορεί να ελέγξει έναν εργοδότη ή λογιστή ύποπτο για απάτη ακόμα και μετά το κλείσιμο του επταετούς παραθύρου και θα μπορούσε να ζητήσει την επιστροφή σας ως μέρος αυτής της έρευνας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις παλιές σας επιστροφές και τα έντυπα W-2 για να αποδείξετε το εισόδημά σας για ένα συγκεκριμένο έτος εάν υπάρχει κάποιο λάθος στην δήλωση εσόδων σας.

Εγγραφές Πιστωτικών Καρτών

Όταν κάνετε αγορές με την πιστωτική σας κάρτα, μην ρίχνετε μόνο τις αποδείξεις στα σκουπίδια όταν φτάσετε στο σπίτι. Κρατήστε τα μέχρι να λάβετε το λογαριασμό της πιστωτικής σας κάρτας εκείνου του μήνα και στη συνέχεια να τα ελέγξετε κατά της δήλωσης για να βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνει όλα όσα αγοράσατε - και τίποτα που δεν το κάνατε. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να αμφισβητήσετε τυχόν χρεώσεις που δεν είναι νόμιμες ή να ζητήσετε αντιστροφή χρέωσης για τα στοιχεία που έχετε παραγγείλει και δεν έχετε λάβει ποτέ.

Μόλις ελέγξετε τη μηνιαία δήλωσή σας, μπορείτε να απορρίψετε τις αποδείξεις στις περισσότερες περιπτώσεις. Ωστόσο, εάν πρόκειται για στοιχεία που σκοπεύετε να διεκδικήσετε για τους φόρους σας, θα πρέπει να τα καταθέσετε στο φάκελο φορολογικών πληροφοριών αντί.

Αξίζει επίσης να παραμείνετε σε εισπράξεις για μεγάλες αγορές, όπως έπιπλα, συσκευές, ηλεκτρονικά είδη ή βελτιώσεις στο σπίτι. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ως απόδειξη αγοράς εάν πρέπει να υποβάλετε μια αξίωση εγγύησης ή να αποδείξετε το κόστος ενός στοιχείου εάν πρέπει να υποβάλετε αξίωση για απώλεια ή ζημία στην ασφάλιση κατοικίας σας. Εάν σχεδιάζετε να κρατήσετε μια απόδειξη για οποιονδήποτε από αυτούς τους λόγους, κάντε ένα αντίγραφο της σε ένα απλό χαρτί και αρχειοθετήστε το ότι από τις αποδείξεις θερμικής εγχύσεως τείνουν να εξασθενίζουν με την πάροδο του χρόνου.

Όσον αφορά την ίδια την δήλωση πιστωτικής κάρτας, πιθανόν να την πετάξετε μετά την πληρωμή της. Αν χρειάζεστε ένα αντίγραφο αργότερα - για παράδειγμα, για να επαληθεύσετε μια αγορά - μπορείτε να πάρετε ένα από την εταιρεία πιστωτικών καρτών. Ωστόσο, εάν η δήλωση περιλαμβάνει τις αγορές που θα αφαιρέσετε από τους φόρους σας, φυλάξτε το αρχείο με τα φορολογικά σας έγγραφα.

Άλλοι λογαριασμοί

Αφού πληρώσετε τους λογαριασμούς χρησιμότητας, καλωδίου και κινητού τηλεφώνου για το μήνα, κρατήστε τους μέχρι να μπορέσετε να βεβαιωθείτε ότι η πληρωμή έχει περάσει. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ότι θα πρέπει να περιμένετε έως ότου λάβετε την δήλωση του επόμενου μήνα ή απλά να ελέγξετε τον λογαριασμό σας στο διαδίκτυο μετά από μερικές ημέρες.

Μόλις επαληθευτεί η πληρωμή σας, μπορείτε να διαθέσετε τους λογαριασμούς στις περισσότερες περιπτώσεις. Ωστόσο, αν είστε αυτοαπασχολούμενος, παραμείνετε σε αυτούς τους λογαριασμούς μέχρι να καταθέσετε τους φόρους του επόμενου έτους. Υπάρχει μια πιθανότητα να αφαιρέσετε το σύνολο ή μέρος του κόστους ως επιχειρηματικό έξοδο.

Πληρώστε Stubs

Εάν ο χώρος εργασίας σας δεν καταθέτει την πληρωμή σας απευθείας στον τραπεζικό λογαριασμό σας, τότε κάθε επιταγή έρχεται με ένα στέλεχος μισθοδοσίας που αναφέρει πληροφορίες όπως η ακαθάριστη αμοιβή σας, οι φόροι και άλλες εκπτώσεις προ φόρων. Οι ειδικοί λένε ότι πρέπει να κρατήσετε αυτές τις φόρμες μέχρι να έρθει η ώρα να υποβάλετε τους φόρους του επόμενου έτους, ώστε να μπορείτε να τις ελέγξετε από το ετήσιο έντυπο W-2 που λαμβάνετε από τον εργοδότη σας. Εάν τα ποσά για το W-2 και τα αμοιβά σας δεν πληρώνουν, μπορείτε να ζητήσετε μια τροποποιημένη φορολογική φόρμα, χρησιμοποιώντας τα στοιχεία ως αποδεικτικά στοιχεία.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα αμοιβή σας για να βεβαιωθείτε ότι τα εισοδήματα που αναφέρονται στην εγγραφή κερδών κοινωνικής ασφάλισης για το έτος είναι ακριβή. Η Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης (SSA) δεν στέλνει πλέον αυτές τις δηλώσεις μέσω ταχυδρομείου, οπότε θα πρέπει να εγγραφείτε για λογαριασμό μαζί τους για να δείτε την δήλωσή σας.

Είναι καλή ιδέα να ελέγχετε την δήλωσή σας κάθε χρόνο για σφάλματα. Εάν η SSA υποτιμά το εισόδημά σας για ένα ή περισσότερα έτη, θα επηρεάσει τον αριθμό των παροχών στις οποίες δικαιούστε κατά τη συνταξιοδότησή σας. Εάν βρείτε κάποιο λάθος, επικοινωνήστε με το SSA για να το διορθώσετε το συντομότερο δυνατό.

Ασφαλιστικά αρχεία

Εάν είστε όπως οι περισσότεροι Αμερικανοί, έχετε τουλάχιστον δύο διαφορετικές ασφαλιστικές πολιτικές. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε ασφάλεια υγείας, αυτοκινήτου, ζωής και ιδιοκτητών σπιτιού ή ενοικιαστές. Κάθε μια από αυτές τις διαφορετικές πολιτικές συνοδεύεται από έγγραφα από τον ασφαλιστή που δείχνουν τι καλύπτει η πολιτική σας και ποιες είναι οι εκπτώσεις σας.

Όσο έχετε την πολιτική, θα πρέπει να κρατήσετε την τρέχουσα γραφική εργασία για αυτό. Θα σας επιτρέψει να ελέγξετε την κάλυψή σας πριν από την υποβολή αξίωσης ή να αποδείξετε ότι έχετε κάλυψη σε περίπτωση διαφωνίας με την ασφαλιστική εταιρεία. Όταν ανανεώνετε ή αλλάζετε την πολιτική σας, θα λάβετε μια νέα σειρά χαρτιών για αυτό, σε ποια στιγμή μπορείτε να απορρίψετε τα προηγούμενα.

Τράπεζα αρχεία

Κάθε φορά που χρησιμοποιείτε ένα ΑΤΜ ή κάνετε μια κατάθεση ή απόσυρση σε ένα παράθυρο τραπεζιού, λαμβάνετε μια απόδειξη. Κρατήστε τα μέχρι να λάβετε την μηνιαία δήλωση σας από την τράπεζα, ώστε να βεβαιωθείτε ότι όλες οι συναλλαγές σας έχουν καταγραφεί σωστά. Μετά από αυτό, μπορείτε να τους πετάξετε.

Εάν κάνετε online τραπεζική συναλλαγή, τότε δεν χρειάζεται να κρατάτε τις μηνιαίες τραπεζικές δηλώσεις σας αφού τις ελέγξετε. Μπορείτε πάντα να μεταβείτε στον ιστότοπο ή την εφαρμογή της τράπεζας για να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα αντίγραφο της δήλωσής σας για οποιοδήποτε μήνα. Αν δεν τράπεζα σε απευθείας σύνδεση, τότε είναι καλή ιδέα να κρατήσετε τις μηνιαίες δηλώσεις σας για ένα έτος - ή μέχρι επτά χρόνια, αν τις χρειάζεστε για φορολογικούς σκοπούς. Αν λάβετε μια ετήσια δήλωση που περιέχει φορολογικά στοιχεία, μπορείτε να τη διατηρήσετε αντί να απορρίψετε τις μηνιαίες καταστάσεις.

Εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε ελέγχους χαρτιού, κρατήστε τους ακυρωμένους ελέγχους - ή τις αναπαραγωγές αυτών που συνοδεύουν την δήλωση σας - για ένα έτος. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν έλεγχο όταν το χρειάζεστε ως απόδειξη πληρωμής. Κάθε μήνα, περάστε όλες τις επιταγές σας που έχουν περάσει το όριο ενός έτους και καταθέστε αυτές που σχετίζονται με τους φόρους, τα επαγγελματικά σας έξοδα, τις βελτιώσεις στο σπίτι ή τις πληρωμές υποθηκών. Όλα τα υπόλοιπα μπορούν να τεμαχιστούν.

Εγγραφές επενδύσεων

Αν επενδύετε σε μετοχές, ομόλογα ή αμοιβαία κεφάλαια μέσω μιας χρηματιστηριακής εταιρείας, θα σας στείλει τριμηνιαία δήλωση κάθε τρεις μήνες για να δείξετε πώς γίνονται οι επενδύσεις σας. Διατηρήστε αυτές τις δηλώσεις έως το τέλος του έτους, όταν η εταιρεία στείλει την ετήσια δήλωσή της. Ελέγξτε τις τριμηνιαίες δηλώσεις για να βεβαιωθείτε ότι ταιριάζουν με την ετήσια σύνοψη και, στη συνέχεια, απορρίψτε τις. Παρακολουθήστε τις ετήσιες περιλήψεις για όσο διάστημα είστε κάτοχος των τίτλων, καθώς και άλλα επτά χρόνια, σε περίπτωση που τα χρειάζεστε για φορολογικούς σκοπούς.

Εάν αγοράζετε και πουλάτε μεμονωμένες μετοχές, ομόλογα ή κεφάλαια στο διαδίκτυο, θα λάβετε επιβεβαίωση αγοράς. Κρατήστε αυτήν την επιβεβαίωση μέχρι να πουλήσετε την ασφάλεια, ώστε να μπορείτε να την αναφέρετε όταν αναφέρετε τα κέρδη κεφαλαίου από την πώληση στους φόρους σας. Μετά από αυτό, θα πρέπει πιθανώς να το φυλάξετε με τα υπόλοιπα φορολογικά σας έγγραφα σε περίπτωση που το χρειάζεστε για έλεγχο.

Έγγραφα συνταξιοδότησης

Τα σχέδια συνταξιοδότησης, όπως τα σχέδια 401 (k) και 403 (b), αποστέλλουν επίσης τριμηνιαίες καταστάσεις. Οι ειδικοί λένε ότι πρέπει να αντιμετωπίζετε αυτά τα ίδια με τις τριμηνιαίες δηλώσεις για άλλες επενδύσεις: Να τους ελέγχετε ενάντια στην ετήσια δήλωσή σας και στη συνέχεια να τις απορρίπτετε.

Οι ειδικοί συμφωνούν ότι πρέπει να τηρείτε τις ετήσιες δηλώσεις τουλάχιστον μέχρι να συνταξιοδοτηθείτε και κάποιοι συνιστούν να τους κρατήσετε όσο συνεχίζετε να αντλούν χρήματα από το σχέδιο. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τα σχέδια Roth IRA και Roth 401 (k), έτσι ώστε να μπορείτε να αποδείξετε ότι έχετε ήδη πληρώσει φόρους στις συνεισφορές σας. Εάν ο χώρος εργασίας σας είναι ένας από τους λίγους που εξακολουθούν να προσφέρουν ένα πρόγραμμα συνταξιοδότησης καθορισμένων παροχών, οι εμπειρογνώμονες συνιστούν να διατηρούνται μόνιμα όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με αυτό το σχέδιο, ακόμα και μετά τη συνταξιοδότησή σας.

Έγγραφα δανείου

Εάν έχετε χρέη, όπως μια υποθήκη, ένα δάνειο αυτοκινήτου ή δάνεια σπουδαστών, κρατήστε όλα τα χαρτιά που σχετίζονται με αυτά τα δάνεια μέχρι να εξοφληθούν. Αυτό περιλαμβάνει τη σύμβαση δανείου και τα αρχεία όλων των πληρωμών σας. Η τήρηση αυτών των αρχείων σας επιτρέπει να αποδείξετε ακριβώς τι οφείλετε και πόσα έχετε ήδη πληρώσει.

Μόλις πληρωθεί ένα δάνειο, θα πρέπει να λάβετε ένα άλλο έγγραφο που να δείχνει ότι το δάνειο έχει καταβληθεί εξ ολοκλήρου. Θα πρέπει να διατηρήσετε αυτό το έγγραφο για τουλάχιστον επτά χρόνια για τα φορολογικά σας αρχεία. Ωστόσο, αν έχετε το χώρο, είναι καλή ιδέα να τη διατηρήσετε για πάντα, ώστε να μπορείτε να αποδείξετε ότι το δάνειο είναι αποπληρωμένο. Για τα στεγαστικά δάνεια, θα πρέπει σίγουρα να διατηρήσετε αυτό το αρχείο για πάντα.

Εγγραφές Ακινήτων

Εάν είστε ιδιοκτήτης σπιτιού, θα πρέπει να διατηρήσετε όλα τα αρχεία που σχετίζονται με την αγορά του σπιτιού σας και οποιεσδήποτε σημαντικές βελτιώσεις στο σπίτι που έχετε κάνει. Αυτό περιλαμβάνει τα αρχεία για οποιεσδήποτε δαπάνες που σχετίζονται με την αγορά κατοικίας, όπως οι νομικές αμοιβές και οι προμήθειες ακινήτων. Θα χρειαστείτε αυτά τα έγγραφα για να καθορίσετε τη βάση κόστους σας - δηλαδή, το συνολικό ποσό που έχετε βάλει στο σπίτι - όταν το πουλάτε. Αυτές οι πληροφορίες θα επηρεάσουν το ποσό που πληρώνετε στον φόρο κεφαλαιουχικών κερδών από την πώληση.

Ομοίως, εάν είστε ιδιοκτήτης εξοχικών κατοικιών ή επενδύετε σε ακίνητα ενοικίασης ακινήτων, θα πρέπει να διατηρείτε τα ίδια αυτά έγγραφα για όλα τα ακίνητα που έχετε εκτός από την κύρια κατοικία σας. Για φορολογικούς σκοπούς, κρατήστε τα έγγραφα αυτά μέχρι επτά χρόνια μετά την πώληση του ακινήτου.

Ένα άλλο χρήσιμο έγγραφο που πρέπει να φυλάξετε είναι ο τριμηνιαίος λογαριασμός φόρου ακίνητης περιουσίας σας Κρατήστε τους λογαριασμούς, καθώς και τις αποδείξεις ή τις ακυρωμένες επιταγές, για να αποδείξετε ότι πραγματοποιήσατε τις πληρωμές, μέχρι να καταθέσετε τους φόρους του επόμενου έτους. Εάν συμμετέχετε σε οποιαδήποτε διαφωνία σχετικά με την πληρωμή του φόρου ακίνητης περιουσίας, διατηρήστε τον λογαριασμό μέχρι να διευθετηθεί η διαφορά.

Ένα άλλο έγγραφο που πρέπει να κρατήσετε - και βεβαιωθείτε ότι κρατάτε σε ασφαλές μέρος - είναι ο τίτλος στο σπίτι σας. Αυτό το έγγραφο είναι η νομική σας απόδειξη ότι είστε κύριος του ακινήτου. Κρατήστε τον τίτλο στο σπίτι σας μέχρι να το πουλήσετε. Κάνετε το ίδιο για τον τίτλο στο αυτοκίνητό σας αν έχετε ένα.

Εάν είστε ενοικιαστής, δεν θα έχετε κανένα αρχείο αγοράς για να ανησυχήσετε, αλλά πιθανότατα έχετε μια συμφωνία ενοικίασης που έχετε υπογράψει όταν μετακινείτε. Κρατήστε αυτό το έγγραφο όσο διαμένετε στο σπίτι για να μπορείτε ανατρέξτε σε αυτήν εάν έχετε οποιεσδήποτε διαφωνίες με τον ιδιοκτήτη σας. Μόλις μετακομίσετε, κρατήστε τη συμφωνία ενοικίασης έως ότου ο ιδιοκτήτης σας επιστρέψει την εγγύηση σας. Μετά από αυτό, μπορείτε να το αποκόψετε.

Προσωπικά αρχεία

Μερικά από τα πιο σημαντικά έγγραφα που έχετε στην κατοχή σας είναι αυτά που τεκμηριώνουν τα σημαντικά γεγονότα στη ζωή σας. Ανάλογα με τον τρόπο που έχει περάσει η ιστορία της ζωής σας, αυτά θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν κάποια από τα παρακάτω:

• Τα πιστοποιητικά γέννησης (δικά σας και τα παιδιά σας)
• Έγγραφα υιοθεσίας
• Κάρτα κοινωνικής ασφάλισης
• Αδεια γάμου
• Διάταγμα διαζυγίου
• Πιστοποιητικό πολιτογράφησης
• Στρατιωτικά έγγραφα απαλλαγής
• Wills, εμπιστοσύνη, πληρεξούσιο και άλλα έγγραφα σχεδιασμού περιουσίας
• Πιστοποιητικά θανάτου (για σύζυγο και άλλους στενούς συγγενείς)

Θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε αυτά τα έγγραφα σε διάφορες χρονικές στιγμές καθ 'όλη τη διάρκεια της ζωής σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πιστοποιητικό γέννησης ή κάρτα κοινωνικής ασφάλισης ως ταυτότητα όταν υποβάλλετε αίτηση για άδεια οδήγησης ή διαβατήριο. θα πρέπει να παράγετε το διάταγμα διαζυγίου αν θέλετε να παντρευτείτε ξανά και οι κληρονόμοι σας θα χρειαστούν πρόσβαση στη θέλησή σας μετά το θάνατό σας. Κρατήστε αυτά τα έγγραφα για πάντα και κρατήστε τα σε ασφαλές μέρος, όπως ένα χρηματοκιβώτιο.

Μιλώντας για θυρίδες ασφαλείας, η Consumer Reports λέει ότι αν έχετε ένα, είναι καλή ιδέα να διατηρήσετε μια λίστα με τα περιεχόμενά της. Μπορείτε να το αναφέρετε εάν υποψιάζεστε ότι λείπει κάτι. Διατηρήστε αυτήν τη λίστα για όσο διάστημα έχετε το κουτί.

Πώς να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας

Μόλις διαλέξετε όλα τα αρχεία σας και καταλάβετε τι πρέπει να κρατήσετε, θα πρέπει να αποφασίσετε πού να το κρατήσετε. Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι αποθήκευσης των εγγράφων σας: σε χαρτί ή σε ψηφιακή μορφή. Όποια και αν είναι η επιλογή σας, θα χρειαστείτε ένα σύστημα για να διατηρείτε τα αρχεία σας οργανωμένα ώστε να μπορείτε εύκολα να τα βρείτε όταν χρειάζεστε. Και ενώ εργάζεστε για να κάνετε τα αρχεία σας στη σειρά, μπορείτε να λάβετε μερικές προφυλάξεις για να προστατέψετε τα ευαίσθητα έγγραφα σας από ζημιές και κλοπές.

Αποθήκευση εγγράφων χαρτιού

Τα έγγραφα χαρτιού υπάγονται σε διάφορες κατηγορίες. Οι αποδείξεις πιστωτικών καρτών, οι αποδείξεις ATM και οι τραπεζικές καταθέσεις πρέπει να αποθηκεύονται για λιγότερο από ένα μήνα. Μπορείτε να τα αποθηκεύσετε σε ένα φάκελο ή να τα πετάξετε σε μια θέση παραλαβής. Στο τέλος του μήνα, μπορείτε να τα ελέγξετε όλα εναντίον της πιστωτικής σας κάρτας ή της τραπεζικής δήλωσης και στη συνέχεια να τα απορρίψετε.

Στη συνέχεια, ορισμένα έγγραφα - όπως οι τριμηνιαίες εκθέσεις επενδύσεων και τα έντυπα ασφάλισης - πρέπει να διατηρηθούν για ένα έτος ή λιγότερο. Ένας εύχρηστος τρόπος για να αποθηκεύσετε αυτά είναι σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης ή κρέμονται κιβώτιο αρχείων με ξεχωριστό φάκελο για κάθε κατηγορία: σπίτι, αυτοκίνητο, οικονομικά, και ούτω καθεξής. Εάν δεν διαθέτετε χώρο και έχετε μόνο λίγα έγγραφα για αποθήκευση, ένας διοργανωτής αρχείων ακορντεόν με πολλαπλές ενσωματωμένες τσέπες προσφέρει μια συμπαγή εναλλακτική λύση.

Τέλος, υπάρχουν έγγραφα που πρέπει να αποθηκεύσετε μακροπρόθεσμα, όπως φορολογικές δηλώσεις και αρχεία ιδιοκτησίας. Με αυτά, πρέπει να αποφασίσετε τι είναι πιο σημαντικό για εσάς: την προστασία των αρχείων σας ή τη διατήρησή τους.

Η αποθήκευση των μακροπρόθεσμων εγγράφων σας σε ένα γραφείο αρχείων, μαζί με τα βραχυπρόθεσμα, θα σας διευκολύνει να τα βρείτε όταν τα χρειάζεστε. Και αν επιλέξετε ένα ντουλάπι αρχείων με κλειδαριά, θα κρατήσει τα ευαίσθητα προσωπικά σας στοιχεία μακριά από τα αδιάκριτα μάτια. Ωστόσο, δεν θα προστατεύσει αυτά τα έγγραφα από ζημιά σε περίπτωση πυρκαγιάς ή πλημμύρας. Αντίθετα, η αποθήκευση των εγγράφων σας σε ένα πυρίμαχο χρηματοκιβώτιο θα τους προστατεύσει από ζημιές και κλοπές, αλλά θα τους δυσκολευτεί να έχουν πρόσβαση.

Η ειδικευμένη στις μικρές επιχειρήσεις Barbara Weltman, μιλώντας με την Consumer Reports, συνιστά την επιλογή ασφαλούς ασφαλούς για έγγραφα που είναι ιδιαίτερα ευαίσθητα: τραπεζικές και επενδυτικές δηλώσεις, φορολογικά έγγραφα, κτηματομεσιτικά έγγραφα και συνταξιοδοτικές πληροφορίες. Επειδή αυτά τα έγγραφα περιέχουν προσωπικές πληροφορίες, όπως τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, αφήνοντάς τα εκεί όπου άλλοι θα μπορούσαν να τα βρουν, σας θέτει σε κίνδυνο την κλοπή ταυτότητας.

Είναι επίσης μια καλή ιδέα να κρατήσετε τα ασφαλιστικά έγγραφα στο χρηματοκιβώτιο σας, ώστε να μπορείτε να τα ανακτήσετε μετά από πυρκαγιά, πλημμύρα ή διάρρηξη. Αυτό περιλαμβάνει τα ασφαλιστήρια συμβόλαιά σας και ένα αντίγραφο του αποθέματος στο σπίτι σας, το οποίο θα χρειαστεί να κάνετε αξίωση. Οι ειδικοί προτείνουν επίσης να δημιουργήσετε μια λίστα με όλους τους σημαντικότερους λογαριασμούς σας και να την αποθηκεύσετε στην ασφαλή για αναφορά.

Αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων

Η διατήρηση των οικονομικών σας εγγράφων σε ψηφιακή μορφή μπορεί να είναι ευκολότερη από την αποθήκευση φυσικών εγγράφων. Τα ηλεκτρονικά αρχεία καταλαμβάνουν λιγότερα περιθώρια στο σπίτι σας από ότι αρχειοθετούν χαρτιά γεμάτα χαρτί και δεν μπορούν να καταστραφούν από πυρκαγιές ή πλημμύρες. Εάν λαμβάνετε ήδη τα περισσότερα από τους λογαριασμούς και τις δηλώσεις σας σε ψηφιακή μορφή, είναι εύκολο να τα καταγράψετε στον σκληρό σας δίσκο και αν έχετε έγγραφα σε χαρτί, μπορείτε να τα μετατρέψετε σε ηλεκτρονική μορφή σαρώνοντας τα.

Ωστόσο, τα ηλεκτρονικά αρχεία είναι ευάλωτα σε άλλες απειλές, όπως ιοί υπολογιστών και hacking. Δείτε πώς προστατεύετε τα ψηφιακά σας αρχεία από αυτούς τους κινδύνους:

• Χρησιμοποιήστε προστασία με κωδικό πρόσβασης. Καταρχήν, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης για όλους τους ηλεκτρονικούς λογαριασμούς σας στο διαδίκτυο. Αλλάξτε τους κωδικούς σας συχνά και αποφύγετε να χρησιμοποιείτε τον ίδιο κωδικό πρόσβασης για πολλούς ιστότοπους. Εάν αποθηκεύετε αντίγραφα οικονομικών αρχείων στον σκληρό σας δίσκο, μπορείτε να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης είτε τα μεμονωμένα αρχεία είτε τους φακέλους που τα κρατάτε. Το Digital Trends εξηγεί πώς να το κάνετε αυτό τόσο για υπολογιστές με Windows όσο και Macintosh.
• Εγκαταστήστε λογισμικό προστασίας από ιούς. Οι ιοί υπολογιστών και άλλοι τύποι κακόβουλου λογισμικού μπορούν να βλάψουν τα αρχεία σας ή να διακόψουν την πρόσβαση σε αυτά. Για να αποφύγετε αυτά τα προβλήματα, εγκαταστήστε ένα καλό πρόγραμμα προστασίας από ιούς στον υπολογιστή σας και ενημερώστε το. Συμβουλευτείτε τις τεχνολογικές εκδόσεις όπως το PC Magazine και το CNET για να βρείτε το καλύτερο λογισμικό προστασίας από ιούς για μηχανές Windows και Mac.
• Χρησιμοποιήστε ένα προστατευτικό επιτάχυνσης. Μια άλλη απειλή για τον υπολογιστή σας είναι αιχμές αιχμής που μπορούν να τηγανίσουν τα ευαίσθητα εσωτερικά συστατικά του. Ο καλύτερος τρόπος για να μειώσετε αυτήν την απειλή είναι να κρατήσετε τον υπολογιστή σας συνδεδεμένο σε ένα προστατευτικό κύμα. Οι λωρίδες ισχύος με προστασία από υπέρταση μπορούν να προστατεύσουν ταυτόχρονα μια ντουζίνα ηλεκτρονικών συσκευών.
• Διατηρήστε αντιγράφων ασφαλείας. Ανεξάρτητα από το πόσο προσεκτικά προστατεύετε τον υπολογιστή σας, δεν μπορείτε να εξαλείψετε εντελώς τον κίνδυνο βλάβης ή κλοπής. Ωστόσο, εάν κρατάτε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας στο σύννεφο, δεν θα χάσετε την πρόσβαση σε αυτά ακόμα κι αν χάσετε τον υπολογιστή σας. Βεβαιωθείτε ότι ο παροχέας αποθήκευσης cloud χρησιμοποιεί την τεχνολογία κρυπτογράφησης, έτσι ώστε οι χάκερς να μην μπορούν εύκολα να φτάσουν στα αρχεία σας. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας σε εξωτερικό σκληρό δίσκο που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης.

Αποθήκευση προσωπικών αρχείων

Οι ειδικοί διαφωνούν για το πού θα πρέπει να φυλάξετε ζωτικά προσωπικά αρχεία, όπως πιστοποιητικά γέννησης, διαβατήρια, διαθήκες και τίτλους στο σπίτι και στο αυτοκίνητό σας. Ο Weltman συνιστά να τεθούν αυτά τα έγγραφα σε θυρίδα ασφαλείας σε μια τράπεζα, αλλά άλλοι ειδικοί επισημαίνουν ότι με αυτόν τον τρόπο μόνο θα έχετε τη δυνατότητα πρόσβασης στα έγγραφα κατά τις ώρες των τραπεζών. Επίσης, εάν πεθάνετε, η θυρίδα ασφαλείας σας μπορεί να σφραγιστεί, καθιστώντας δύσκολο για τους κληρονόμους σας να ανακτήσουν το περιεχόμενο. Αυτοί οι ειδικοί λένε ότι ένα πυρίμαχο χρηματοκιβώτιο είναι το καλύτερο μέρος για αυτά τα σημαντικά έγγραφα.

Ίσως η ασφαλέστερη επιλογή όλων είναι να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των σημαντικότερων εγγράφων σας, όπως πιστοποιητικά γέννησης και γάμου. Αυτό θα σας επιτρέψει να κρατήσετε το ένα σε ένα χρηματοκιβώτιο και το ένα στο σπίτι σας.

Καταστροφή παλαιών εγγράφων

Για να προστατεύσετε τον εαυτό σας από την κλοπή ταυτότητας, πρέπει να κάνετε περισσότερα από την ασφαλή αποθήκευση των εγγράφων που κρατάτε. Πρέπει επίσης να πετάξετε με ασφάλεια αυτά που πετάτε έξω. Αν απλώς ρίχνετε έγγραφα με ευαίσθητα προσωπικά στοιχεία στο σκουπίδια ή στον κάδο ανακύκλωσης, οι κλέφτες μπορούν να τις απομακρύνουν από το κάδο σας στο περίπτερο και να τις χρησιμοποιήσουν για να εισβάλουν στους λογαριασμούς σας.

Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, επενδύστε σε ένα μικρό τεμαχιστή για το γραφείο στο σπίτι σας. Ένας τεμαχιστής crosscut είναι καλύτερος, αφού σπάει τα έγγραφά σας σε μικρά κομμάτια, αντί για μεγάλες λωρίδες που θα μπορούσαν ενδεχομένως να επανασυναρμολογηθούν. Δεν είναι απαραίτητο να τεμαχίζετε κάθε κομμάτι χαρτιού με το όνομά σας επάνω σε αυτό, αλλά οι ειδικοί λένε ότι είναι σοφό να αποκόψετε οτιδήποτε περιέχει περισσότερες προσωπικές πληροφορίες για εσάς από ότι θα μπορούσατε να βρείτε στον τηλεφωνικό κατάλογο.

Σύμφωνα με το λεωφορείο ανακύκλωσης, οι περισσότερες πόλεις σάς επιτρέπουν να πετάξετε τα τεμαχισμένα οικονομικά σας έγγραφα στον κάδο ανακύκλωσης, ωστόσο, πιθανότατα θα πρέπει να τα τοποθετήσετε σε μια πλαστική σακούλα, χαρτοσακούλα ή κουτί από χαρτόνι για να μη φυσούν τα μικρά κομμάτια Μακριά. Επικοινωνήστε με την τοπική υπηρεσία ανακύκλωσης για να μάθετε ποιοι είναι οι κανόνες. Μπορείτε επίσης να μετατρέψετε τα τεμάχια χαρτιού σε κομπόστ ή να τα επαναχρησιμοποιήσετε ως υλικό συσκευασίας.

Ένας τύπος οικονομικού αρχείου που δεν πρέπει να ανακυκλώνετε είναι η αποθήκη και οι αποδείξεις ATM που εκτυπώνονται σε θερμικό χαρτί. Όπως αναφέρει ο Recycle Coach, αυτός ο τύπος χαρτιού περιέχει μια λεπτή επίστρωση τοξικού πλαστικού BPA, που μπορεί να μολύνει μια ολόκληρη παρτίδα ανακυκλωμένου χαρτιού. Εάν η πόλη σας δεν έχει ειδικό πρόγραμμα επιστροφής για αποδείξεις, απλώς τα πετάξτε στα σκουπίδια. Ευτυχώς, οι αποδείξεις δεν έχουν πολλές προσωπικές πληροφορίες γι 'αυτούς, οπότε δεν υπάρχει λόγος να τις αποκόψετε πρώτα.

Είναι επίσης σημαντικό να λαμβάνετε προφυλάξεις κατά την κατάρριψη παλιών ηλεκτρονικών αρχείων που περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα. Αν μεταφέρετε απλώς αυτά τα αρχεία στον κάδο απορριμμάτων - ακόμα και αν αδειάσετε αμέσως το κάδο απορριμμάτων - το αρχείο δεν διαγράφεται οριστικά. Αντίθετα, σύμφωνα με το Electronic Frontier Foundation (EFF), ο υπολογιστής σας καθιστά το αρχείο αόρατο και καθιστά διαθέσιμο τον διαθέσιμο χώρο για την αντικατάσταση του. Μέχρι να συμβεί αυτό - που θα μπορούσε να είναι εβδομάδες, μήνες ή χρόνια στο μέλλον - το αρχείο βρίσκεται ακόμα στο δίσκο σας όπου μπορεί να το ανακτήσει ένας εξειδικευμένος χάκερ.

Για την ασφαλή απόρριψη των αρχείων σας, θα πρέπει να καθοδηγήσετε τον υπολογιστή σας να τα αντικαταστήσει αμέσως μετά την κατάρριψή τους. Το EFF εξηγεί πώς να το κάνετε σε υπολογιστές Macintosh και Windows.

Τελικό Λόγο

Η δημιουργία ενός συστήματος αποθήκευσης για όλα τα οικονομικά σας έγγραφα απαιτεί λίγη δουλειά μπροστά, αλλά μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο μακροπρόθεσμα. Αφού γνωρίζετε ακριβώς ποια έγγραφα πρέπει να διατηρήσετε και για πόσο καιρό, γίνεται θέμα ρουτίνας για να κολλήσετε τις αποδείξεις σε ένα φάκελο, τριμηνιαίες δηλώσεις σε ένα φάκελο και φορολογικές δηλώσεις στην ασφαλή θυρίδα ασφαλείας. Όταν ξέρετε πώς να χειριστείτε κάθε έγγραφο αμέσως, δεν θα έχετε χαρτιά που συσσωρεύονται σε κάθε επιφάνεια του σπιτιού σας και δεν θα διακινδυνεύσετε να χάσετε σημαντικά αρχεία επειδή είναι θαμμένα σε μια στοίβα κάπου.

Κρατώντας τα έγγραφά σας οργανωμένα έχει και άλλα προνόμια. Εάν το σπίτι σας είναι κατεστραμμένο σε φυσική καταστροφή, το πορτοφόλι ή το πορτοφόλι σας κλέβεται ή το IRS αποφασίζει να σας ελέγξει, θα μπορείτε να τοποθετήσετε τα χέρια σας σε όλα τα έγγραφα που χρειάζεστε για να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα με την προειδοποίηση μιας στιγμής. Η οργάνωση των οικονομικών σας αρχείων μπορεί ακόμη και να σας βοηθήσει να κατανοήσετε την οικονομική σας κατάσταση, ώστε να έχετε μια καλύτερη αίσθηση του τι μπορείτε και δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά.

Μερικές φορές, η ταξινόμηση μέσω των οικονομικών σας αρχείων μπορεί ακόμη και να αποκαλύψει τα χρήματα που λείπουν. Για παράδειγμα, μπορεί να ανακαλύψετε μια επιταγή που δεν έχετε καταθέσει ποτέ, ένα ιατρικό λογαριασμό που μπορείτε να υποβάλετε για επιστροφή χρημάτων ή ακόμα και έναν παλιό τραπεζικό λογαριασμό που ξεχάσατε ότι είχατε. Εάν αυτό δεν είναι καλό κίνητρο για να πάρει την οικονομική σας ζωή σε τάξη, δεν ξέρω τι είναι.

Τι σύστημα χρησιμοποιείτε για την οργάνωση των οικονομικών σας αρχείων στο σπίτι?