6 Ιδέες & Συμβουλές Οργάνωσης Home Office

Εάν εργάζεστε από το σπίτι, είναι σημαντικό να προστατεύετε το χώρο εργασίας και την επιχείρησή σας, αναπτύσσοντας ένα σχέδιο διαχείρισης γραφείου. Είτε προμηθεύεστε εργονομικά σωστά έπιπλα γραφείου είτε αναπτύσσετε ένα εφεδρικό σχέδιο σε περίπτωση δυσλειτουργίας υπολογιστών και Διαδικτύου, η καλή διαχείριση γραφείου στο σπίτι σας θα δημιουργήσει τον επαγγελματισμό σας και θα αυξήσει τα κέρδη σας.

Συμβουλές διαχείρισης γραφείων στο σπίτι

1. Δημιουργήστε έναν ξεχωριστό χώρο εργασίας

Είναι σοφό να δημιουργήσετε μια αίσθηση ξεχωριστότητας στο γραφείο του σπιτιού σας, ακόμη και αν ο χώρος εργασίας σας είναι μέρος άλλου δωματίου ή σε μια γωνία του υπογείου σας. Ενώ χρησιμοποιείτε πραγματικά ένα ξεχωριστό δωμάτιο δεν είναι πάντοτε δυνατό, δοκιμάστε το καλύτερο για να εντοπίσετε ένα σημείο στο σπίτι σας που θα είναι ο "χώρος γραφείου" σας. Αν δεν έχετε τοίχους ή διαμερίσματα για την περιοχή γραφείου σας, μπορείτε να δημιουργήσετε πνευματικά όρια περιορίζοντας τις εργασιακές σας δραστηριότητες (συμπεριλαμβανομένων των τηλεφωνικών συνομιλιών και του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απάντησης) σε αυτήν την τοποθεσία.

Υπάρχουν αρκετοί λόγοι για τους οποίους είναι ιδιαίτερα σημαντικό να τοποθετείτε μια περιοχή στο σπίτι σας ως εργασία μόνο:

• Ένας σαφώς καθορισμένος χώρος γραφείων στο σπίτι δημιουργεί όρια τόσο για εσάς όσο και για τα μέλη του νοικοκυριού. Τα παιδιά, οι συγκάτοικοι, οι σύζυγοι και οι συνεργάτες θα μάθουν να σέβονται την ανάγκη σας να επικεντρωθείτε στην εργασία σας, αν μπορούν εύκολα να εντοπιστούν όταν εργάζεστε και δεν είναι διαθέσιμα για την αντιμετώπιση προσωπικών ή οικογενειακών ζητημάτων.
• Μειώνει τον κίνδυνο απώλειας γραφικών και εξοπλισμού που σχετίζονται με την εργασία στο υπόλοιπο σπίτι σας.
• Σας βοηθά να δημιουργήσετε επαγγελματική παρουσία όταν συναντάτε πελάτες.
• Αν σκοπεύετε να πάρετε την έκπτωση φόρου στο σπίτι, είναι ευκολότερο να υπερασπιστείτε τον έλεγχο εάν μπορείτε να δείξετε ότι η εργασία σας πραγματοποιείται σε μια περιοχή του σπιτιού σας που χρησιμοποιείται αποκλειστικά για εργασία.

2. Go Pro με τα αναλώσιμα γραφείου και τα έπιπλά σας

Το γραφείο και η καρέκλα αντίκες της γιαγιάς σας μπορεί να φαίνονται όμορφα, αλλά είναι πιθανώς ένας εργονομικός και οργανωτικός εφιάλτης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια άνετη καρέκλα γραφείου και ένα καλά σχεδιασμένο γραφείο υπολογιστή στο γραφείο του σπιτιού σας για να προστατεύσετε τον εαυτό σας από την παραμόρφωση του σώματος και να μειώσετε την ακαταστασία.

Δεν χρειάζεται να αγοράσετε αυτά τα κομμάτια νέα - ελέγξτε το Craigslist για να βρείτε άτομα και επιχειρήσεις που πωλούν παλιά έπιπλα γραφείου. Μια άλλη επιλογή είναι να βρείτε εάν οποιαδήποτε καταστήματα επίπλων γραφείου κοντά σας που ασχολούνται με μεταχειρισμένα έπιπλα - μερικοί μπορεί να παραδώσει ακόμα. Κρατήστε τα μάτια σας ξεφλουδισμένα για τις πωλήσεις που ξεπερνούν τις επιχειρήσεις, καθώς αυτά τα καταστήματα πωλούν συχνά τα έπιπλά τους, τα έπιπλα γραφείου και ακόμη και τις μηχανές γραφείου (όπως υπολογιστές και εκτυπωτές) ενώ προσπαθούν να ρευστοποιήσουν το απόθεμά τους.

3. Καθιέρωση ξεχωριστών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφώνου

Όταν πρόκειται για επικοινωνίες, είναι καλύτερο να αποφύγετε την ανάμειξη των επιχειρήσεων με την ευχαρίστηση. Δεν θέλετε τα παιδιά σας να απαντούν στην τηλεφωνική κλήση ενός πελάτη και δεν θέλετε να διακινδυνεύσετε να συμπεριλάβετε έναν πελάτη σε ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει τα τελευταία μνήματα lolcats. Είναι επίσης εύκολο να παραβλέψετε ή να χάσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα μηνύματα από τους πελάτες, αν έρχονται στα προσωπικά σας γραμματοκιβώτια και στους λογαριασμούς σας.

Αν δεν θέλετε να ενοχλείτε με μια ξεχωριστή τηλεφωνική γραμμή, μπορείτε ακόμα να πάρετε έναν ειδικό αριθμό που να συνδέεται με ένα φωνητικό γραμματοκιβώτιο, επιτρέποντάς σας να λαμβάνετε μηνύματα από πελάτες και προοπτικές, ώστε να μπορείτε να τους καλέσετε ξανά στον ελεύθερο χρόνο σας.

4. Χρησιμοποιήστε τις υπηρεσίες του Office Home

Ελέγξτε τις υπηρεσίες γραφείου / επιχειρήσεων που προσφέρονται από τοπικά καταστήματα αντιγραφής, καθώς και εταιρικές αλυσίδες, όπως το FedEx Office ή το UPS Store στην περιοχή σας. Πολλοί από αυτούς τους χώρους στοχεύουν τις υπηρεσίες τους σε μικρούς και εγχώριους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που δεν διαθέτουν αίθουσα ταχυδρομείου ή δεν έχουν την οικονομική δυνατότητα να προσλάβουν προσωπικό υποστήριξης.

Οι υπηρεσίες ποικίλλουν ανάλογα με την τοποθεσία, αλλά εκτός από την προσφορά υπηρεσιών αντιγραφής, ιδιωτικών γραμματοκιβωτίων και αποστολής πακέτων, αυτά τα καταστήματα μπορούν επίσης να δέχονται πακέτα για λογαριασμό σας (κάτι που είναι σημαντικό αν έχετε πολλές παραδόσεις) -Πρόσβαση σε υπολογιστές.

5. Δημιουργήστε Backup Plans

Κανείς δεν θέλει να σκεφτεί γεγονότα που θα μπορούσαν να εκτροχιάσουν την επιχείρησή τους, αλλά αν είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, είναι σημαντικό να το κάνετε αυτό. Αν δεν εντοπίζετε απειλές για την επιχείρησή σας, θα πρέπει να ανακατευτείτε όταν τα πράγματα δεν πάνε όπως είχε προγραμματιστεί.

Από τις φυσικές καταστροφές έως τις μακροχρόνιες ασθένειες, μια αλλαγή στις συνθήκες μπορεί να θέσει τέλος στην επιχείρησή σας, αν δεν μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε. Ακόμη και ένα βραχυπρόθεσμο πρόβλημα, όπως η διακοπή ρεύματος ή η δυσλειτουργία του υπολογιστή, μπορεί να βλάψει την επιχείρησή σας εάν δεν είστε σε θέση να εκπληρώσετε την προθεσμία ενός πελάτη ή να επεξεργαστείτε αποτελεσματικά τις παραγγελίες.

Σχεδιασμός σημαντικών εκδηλώσεων
Οι φυσικές καταστροφές, η τρομοκρατία, οι εμφύλιες αναταραχές ή τα κρούσματα ασθενειών μπορεί να έχουν καταστροφικές συνέπειες τόσο για τις μεγάλες όσο και για τις μικρές επιχειρήσεις, και ακόμη και τα καλύτερα σχεδιασμένα σχέδια ενδέχεται να δυσχεράνουν τους μεμονωμένους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να αναγκάζονται να ξαναρχίσουν τις δραστηριότητές τους. Η Διοίκηση Μικρών Επιχειρήσεων των ΗΠΑ προσφέρει εκτεταμένες πληροφορίες σχετικά με τον σχεδιασμό επιχειρηματικών καταστροφών στον ιστότοπό της καθώς και πληροφορίες σχετικά με κυβερνητικά προγράμματα που μπορούν να βοηθήσουν τους ιδιοκτήτες επιχείρησης να επαναφέρουν τις δραστηριότητές τους μετά από ένα σημαντικό γεγονός που προκαλεί διαταραχές σε μια κοινότητα.

Προγραμματισμός για το απροσδόκητο
Τα πράγματα που μπορούν να διαταράξουν την ικανότητά σας να πάρετε δουλειά περιλαμβάνουν αποτυχίες ηλεκτρικού ρεύματος και βοηθητικού εξοπλισμού, αστοχίες εξοπλισμού, ασθένειες, τραυματισμούς και επείγοντα περιστατικά οικογένειας. Παρόλο που κάποιες από αυτές τις περιστάσεις είναι αναπόφευκτες, κινδυνεύετε να χάσετε πελάτες και πελάτες εάν δεν είστε σε θέση να εκπληρώσετε τις προθεσμίες, να αποστείλετε τα προϊόντα εγκαίρως ή απλά να παρέχετε το κανονικό επίπεδο εξυπηρέτησης.

Ακολουθούν μερικές ιδέες για τη διαχείριση κοινών σεναρίων:

• Προσδιορισμός θέσεων για σύνδεση στο διαδίκτυο. Ελέγξτε τη γειτονιά σας για μέρη που προσφέρουν WiFi και επιτρέψτε στους πελάτες να χρησιμοποιούν την υπηρεσία για μεγάλες χρονικές περιόδους. Καφετέριες, καταστήματα αντιτύπων, ναυτιλιακά καταστήματα και δημόσιες βιβλιοθήκες είναι όλα πιθανά μέρη για να βρουν WiFi. Τα σπίτια των φίλων και της οικογένειας μπορεί επίσης να είναι καλές θέσεις για να φτάσετε στο διαδίκτυο - απλά να είστε βέβαιος να καλέσετε και να ζητήσετε πρίν πέσει! Προσδιορίστε αρκετά hotspots φιλικά προς την εργασία στην περιοχή σας και σημειώστε τις ώρες λειτουργίας τους, ώστε να μην χάνετε χρόνο πηγαίνοντας από τόπο σε τόπο όταν το Internet σας κατεβαίνει.
• Κοιτάξτε στο pay-as-you-go Broadband. Με ένα μόντεμ USB και μια ευρυζωνική υπηρεσία πληρωμής, θα είστε σε θέση να παραμείνετε στο σπίτι σε περίπτωση απενεργοποίησης της κανονικής σας υπηρεσίας Internet.
• Τεχνολογία αντιγράφων ασφαλείας. Παρόλο που είναι καλή ιδέα να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων και των έργων σας, θα πρέπει επίσης να έχετε διαθέσιμη κάποια τεχνολογία αντιγράφων ασφαλείας σε περίπτωση που ο υπολογιστής σας πηγαίνει στο fritz. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να αγοράσετε ένα φθηνό laptop ή netbook που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν ο κύριος υπολογιστής σας κατεβαίνει. Ενώ μπορείτε να διατηρήσετε ένα παλαιότερο μοντέλο επιφάνειας εργασίας στο χέρι αντ 'αυτού, δεν είναι φορητό ή χρεώσιμο, το οποίο καθιστά άχρηστο, εάν υποστείτε διακοπή ρεύματος ταυτόχρονα με μια δυσλειτουργία υπολογιστή. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε υπηρεσίες backup όπως Backblaze και Mozy.
• Αγοράστε μια αδιάλειπτη πηγή ενέργειας (UPS). Ένα UPS μπορεί να προστατεύσει το μηχάνημά σας από ηλεκτρομαγνητικές τάσεις και να σας δώσει αρκετό χρόνο για να απενεργοποιήσετε το επιτραπέζιο σύστημα σας - καθώς και να στείλετε ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες για να τους ενημερώσετε ότι θα είστε χωρίς ρεύμα για λίγο. Μπορείτε να βρείτε πηγές αδιάλειπτης τροφοδοσίας στο Amazon για τόσο χαμηλά όσο $ 50.
• Διατηρήστε ένα σκληρό αντίγραφο σημαντικών πληροφοριών. Είναι καλή ιδέα να έχετε ένα έντυπο αντίγραφο των στοιχείων επικοινωνίας του πελάτη σας, ώστε να μπορείτε να διατηρείτε επαφή μαζί τους, ακόμη και αν δεν μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο Internet ή στα αρχεία του υπολογιστή σας.

6. Ξέρτε πότε είναι ώρα να μετακομίσετε σε ένα νέο χώρο

Ενώ πολλοί άνθρωποι είναι σε θέση να λειτουργούν με επιτυχία μια επιχείρηση στο σπίτι, μπορεί τελικά να φτάσετε σε ένα σημείο όπου δεν είναι πλέον πρακτικό να εργάζεστε από το σπίτι, τουλάχιστον σε πλήρη απασχόληση. Ίσως πρέπει να συναντάτε τακτικά πρόσωπο με πρόσωπο με τους πελάτες, να αποθηκεύετε πολλά αποθέματα ή να εργάζεστε σε περιβάλλον με λιγότερες περισπασμούς.

Εξετάστε τους χώρους συνεργασίας που σας επιτρέπουν να νοικιάσετε ένα γραφείο σε ένα κοινόχρηστο χώρο γραφείου, αν δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά ή δεν θα χρειαστείτε ένα πλήρες γραφείο. Πολλοί χώροι συνεργασίας σας επιτρέπουν να νοικιάσετε χώρο σύμφωνα με τις ανάγκες σας, επομένως δεν θα χρειαστεί να δεσμευτείτε για σύμβαση πλήρους απασχόλησης εάν το μόνο που χρειάζεστε είναι ένας χώρος για να συναντάτε πελάτες μερικές φορές κάθε μήνα. Μια άλλη επιλογή είναι η κοινή χρήση γραφείου, η οποία σας επιτρέπει να συνεργάζεστε με έναν άλλο ενοικιαστή γραφείου ή ιδιοκτήτη για να μοιράζεστε το κόστος γραφείου.

Τελικό Λόγο

Οι προκλήσεις της εργασίας από το σπίτι και των ανταμοιβών μπορεί να παραμείνει σε ισορροπία όταν δημιουργείτε ένα γραφείο στο σπίτι που λειτουργεί καλά. Λάβετε υπόψη ότι κανένα γραφείο δεν τρέχει. Η λήψη καλών αποφάσεων και η άσκηση αυτοπειθαρχίας θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε την επιχείρησή σας να λειτουργεί ομαλά για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Ποιες είναι μερικές από τις καλύτερες συμβουλές σας για τη διατήρηση του γραφείου σας στο σπίτι ή του χώρου εργασίας σας αποτελεσματικά?