6 Συμβουλές διαχείρισης μικρών επιχειρήσεων για αύξηση της παραγωγικότητας

Μήπως ακούγεται ακραία; Σκεφτείτε το εξής: Σε μια μελέτη που διεξήχθη από τη Microsoft, οι ερευνητές διαπίστωσαν ότι οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν μόνο περίπου το 60% του διαθέσιμου χρόνου εργασίας τους. Αυτό σημαίνει ότι από μια πενθήμερη εβδομάδα εργασίας, ήταν παραγωγικές μόνο τρεις από εκείνες τις ημέρες. Τώρα, εφαρμόστε αυτό στην δική σας επιχείρηση. Εάν ο χρόνος είναι χρήμα, τότε πώς θα αισθανόσασταν να κερδίζετε χρήματα μόνο το 60% του χρόνου που περνάτε στην εργασία?

Τώρα έχω την προσοχή σας?

Η πραγματικότητα είναι ότι ο χρόνος είναι εύκολος στη σπατάλη, και αν δεν έχετε μια προκαθορισμένη ιδέα για το πώς θα το ξοδέψετε, θα περάσει πριν το μάθετε. Αλλά μην φοβάστε - εδώ είναι έξι συμβουλές που κάθε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης μπορεί να χρησιμοποιήσει για να κάνει την καλύτερη χρήση του χρόνου τους.

Συμβουλές διαχείρισης μικρών επιχειρήσεων

1. Αγνοήστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο

Αυτό μάλλον ακούγεται πολύ πιο εύκολο από ό, τι συμβαίνει, καθώς οι περισσότεροι άνθρωποι τείνουν να ελέγχουν τις δικές τους κάθε 5-10 λεπτά. Αλλά αν προσθέσετε όλα τα λεπτά που χρειάζεστε για να ελέγχετε συνεχώς τα εισερχόμενά σας και στη συνέχεια να απαντάτε, είναι εύκολο να καταλάβετε γιατί είναι μια τέτοια απώλεια χρόνου.

Αντί να είστε σκλάβος στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, θα το υποβάλετε τα δικα σου χρονικοί περιορισμοί. Αφήστε κατά μέρος δύο χρονικές περιόδους κατά τη διάρκεια της ημέρας για να ελέγξετε και να απαντήσετε σε όλα τα μηνύματά σας. Αυτό θα απαιτήσει κάποια σοβαρά κίνητρα και πειθαρχία, αλλά θα σας επιτρέψει να αφιερώσετε περισσότερη εστίαση και χρόνο σε άλλες εργασίες που διαφορετικά θα μπορούσαν να διακοπεί συνεχώς ελέγχοντας το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Εάν ανησυχείτε ότι οι άνθρωποι θα προσβληθούν από το πόσο καιρό σας χρειάζεται να απαντήσετε, δημιουργήστε έναν αυτόματο ανταποκριτή που επιτρέπει στους ανθρώπους να γνωρίζουν ότι παίρνετε 10-12 ώρες για να απαντήσετε ή ακόμα και 24 ώρες αν αυτό είναι αποδεκτό για τον τύπο της επιχείρησής σας.

2. Μην κάνετε πολλαπλές εργασίες

Στο Ψυχονομικό Δελτίο και Ανασκόπηση, οι εμπειρογνώμονες έδειξαν ότι μόνο το 2,5% περίπου των ανθρώπων είναι σε θέση να διεκπεραιώνουν αποτελεσματικά πολλαπλές εργασίες και εξακολουθούν να αποδίδουν καλά σε κάθε δραστηριότητα. Επιπλέον, το Ινστιτούτο Ψυχιατρικής του Πανεπιστημίου του Λονδίνου δείχνει ότι το IQ ενός ατόμου πέφτει 10 πόντους όταν είναι υπερβολικά διεγερμένο από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κείμενα και τηλεφωνήματα.

Από την άλλη πλευρά, οι εμπειρογνώμονες διαχείρισης χρόνου εκτιμούν ότι η εστίαση σε ένα πράγμα κάθε φορά θα διπλασιάσει την παραγωγικότητα, την εργασία και την απόδοση. Και όταν εκτελείτε μια μικρή επιχείρηση, αυτό μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας. Αναγκάστε τον εαυτό σας να κάνει ένα πράγμα τη φορά, ρυθμίζοντας ένα ρολόι ή χρονοδιακόπτη για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, και στη συνέχεια εστιάστε σε αυτό το ένα έργο μέχρι να ολοκληρωθεί.

3. Ορίστε στόχους βήμα προς βήμα

Είναι ένα πράγμα να θέσετε ένα στόχο, και άλλο ένα για να ορίσετε έναν λεπτομερή στόχο όπου τα βήματα και τα βήματα που απαιτούνται για την επίτευξη του είναι περιγράφονται εκ των προτέρων. Πολλοί άνθρωποι θέτουν γενικούς στόχους και στη συνέχεια δεν ακολουθούν ποτέ μαζί τους. Για παράδειγμα, σκεφτείτε τα εκατομμύρια των ψηφισμάτων του νέου έτους που τίθενται κάθε χρόνο. Το πρόβλημα με αυτούς τους τύπους στόχων είναι ότι ενώ είναι ωραίες ιδέες, οι άνθρωποι απλά δεν ξέρουν πώς να τις εφαρμόσουν.

Προκειμένου να αξιοποιήσετε όσο το δυνατόν καλύτερα τον χρόνο σας στην επιχείρησή σας, η μέρα σας πρέπει να αποτελείται από μια σειρά στόχων που έχουν συγκεκριμένα ορόσημα. Για παράδειγμα, εάν ο στόχος σας είναι να αποκτήσετε πέντε νέους πελάτες, θα πρέπει να το σκεφτείτε και να γράψετε όλα τα βήματα που θα πρέπει να λάβετε για να το πετύχετε. Με το σπάσιμο των μεγαλύτερων στόχων σε μικρότερα βήματα, θα είστε σε θέση να εκπληρώσετε πιο αποτελεσματικά τους στόχους σας, αφού γνωρίζετε ακριβώς ποια βήματα πρέπει να γίνουν κατά μήκος του δρόμου. Πλέον, ποιος δεν αρέσει μια μικρή θετική ενίσχυση; Η γνώση ότι έχετε ολοκληρώσει ορισμένα βήματα προς την κατάκτηση του στόχου σας μπορεί να είναι εξαιρετικά κίνητρο.

Θα πρέπει να θέσετε στόχους για πριν το μεσημεριανό και μετά το μεσημεριανό, και βεβαιωθείτε ότι οι πιο σημαντικές είναι πλακόστρωτες πριν από το μεσημεριανό γεύμα. Εάν γνωρίζετε ότι δεν μπορείτε να αφήσετε να φάτε μέχρι να επιτευχθούν οι στόχοι σας, θα είναι πιο πιθανό να επικεντρωθείτε στην εκτέλεση εργασιών και να μην επιτρέψετε στον εαυτό σας να παραπεμφθεί.

4. Οργανώστε το χρόνο και το χώρο σας

Είναι δύσκολο να δουλεύεις με έναν οργανωμένο τρόπο όταν τα πάντα γύρω σου βρίσκονται σε χάος. Μια μελέτη που πραγματοποίησε η Esselte δείχνει ότι το 43% των Αμερικανών θεωρεί ότι είναι ανοργάνωτοι και ότι η έλλειψη οργάνωσης τους αναγκάζει να μείνουν αργά στο γραφείο τουλάχιστον δύο νύχτες την εβδομάδα. Δεν χρειάζεται να είναι έτσι.

Οι εμπειρογνώμονες του οργανισμού συμφωνούν ότι το πρώτο βήμα για την αύξηση της παραγωγικότητας είναι να καθαρίσετε και στη συνέχεια να οργανώσετε το χώρο σας. Καταργήστε όλα όσα δεν είναι απαραίτητα, στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα σύστημα για τα πράγματα που είναι. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε ένα φάκελο με αρχεία χρώματος για τα στοιχεία που είναι επείγοντα, που πρέπει να γίνουν εκείνη την ημέρα και ένα άλλο για πράγματα που μπορούν να περιμένουν μέχρι αύριο. Ή αν είστε techie, χρησιμοποιήστε το σαρωτή σας και δημιουργήστε αρχεία στον υπολογιστή σας ή στο Blackberry χρησιμοποιώντας τον ίδιο τύπο συστήματος.

Θα πρέπει να οργανωθεί όχι μόνο ο χώρος σας, αλλά και ο χρόνος σας. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ένα σύστημα αύξησης χρόνου, όπου τους δίνουν ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για να κάνουν τα πράγματα στον κατάλογό τους. Με τα μεγάλα δωρεάν εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως π.χ. ggimer, ένα gadget που λειτουργεί ακριβώς όπως ένα χρονομετρητής αυγών, μπορείτε να ορίσετε την ώρα και στη συνέχεια να ειδοποιηθείτε όταν είναι πάνω. Δεν υπάρχει τίποτα σαν να αγωνιζόμαστε με το ρολόι για να πετύχουμε ένα στόχο για τους πιο ανταγωνιστικούς μας τύπους.

5. Βάλτε το στη γραφή

Υπάρχει κάτι για τη δέσμευση σε ένα γραπτό σχέδιο που με κάποιο τρόπο το στερεώνει στο μυαλό σας. Καταγράφοντας το σχέδιο δράσης σας για την ημέρα - συμπεριλαμβανομένων των στόχων σας και των λεπτομερειών τους - θα είστε οπλισμένοι με ένα σχέδιο που θα σας φέρει αποτελεσματικά μέσα από την ημέρα. Βέβαια, θα αντιμετωπίζετε ακόμα και περισπασμούς, αλλά εάν έχετε μια σαφή κατανόηση του τι πρέπει να ολοκληρώσετε για την ημέρα, θα έχετε περισσότερες πιθανότητες να επιστρέψετε στο έργο που θέλετε και όχι να απομακρυνθείτε από το ένα εργασία στο επόμενο.

Ορισμένοι ειδικοί πιστεύουν ότι πρέπει να δημιουργήσετε αυτόν τον κατάλογο το βράδυ πριν. Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε σε θέση να ξεκινήσετε την επόμενη ημέρα πλήρως προετοιμασμένη, αντί να σπαταλάτε χρόνο αποφασίζοντας πώς να πλησιάσετε τα καθήκοντα και να υπολογίσετε τι χρειάζεται να κάνετε.

6. Μετατρέψτε το αυτοκίνητό σας σε Γραφείο

Αν έχετε δει την ταινία, Λίνκολν Δικηγόρος, θα εκτιμήσετε αυτό το επόμενο, πιο ακραία συμβουλή. Βρίσκετε ποτέ τον εαυτό σας να επιθυμείτε να μπορείτε να κάνετε κάποια εργασία όταν οδηγείτε μεταξύ συναντήσεων ή να βρεθείτε στο αυτοκίνητό σας περιμένοντας να αρχίσει μια συνάντηση; Αντί να σπαταλάτε αυτόν τον πολύτιμο χρόνο, συνδέστε ένα φαξ και μια συσκευή αντιγραφής στο αυτοκίνητό σας και χρησιμοποιήστε το χρόνο για να κάνετε τα πράγματα που είναι απαραίτητα, αλλά συχνά πολύ ενοχλητικά όταν βρίσκεστε στο δρόμο. Ελέγξτε το φορητό φαξ GSM, τον εκτυπωτή και το σαρωτή του Possio Greta και μην αφήσετε ποτέ να χάσετε το χρόνο σας. Μπορείτε επίσης να επενδύσετε σε ένα smartphone ή φορητό υπολογιστή με κάρτα κινητής τηλεφωνίας ώστε να είστε συνδεδεμένοι ανά πάσα στιγμή.

Τελικό Λόγο

Η παλιά παροιμία "χρόνος είναι χρήμα" βασίζεται σε μια αλήθεια που δεν είναι πιθανό να αλλάξει ποτέ. Και αν είστε στην επιχείρηση για τον εαυτό σας, ο ευκολότερος τρόπος για να αυξήσετε το εισόδημά σας είναι να δώσετε προσοχή στο πώς ξοδεύετε το χρόνο σας και στη συνέχεια να κάνετε προσαρμογές για να σας βοηθήσουμε να το ξοδέψετε καλύτερα.

Εάν έχετε άλλες προτάσεις για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το χρόνο που αφιερώνετε στην εργασία, μπορείτε να τις δημοσιεύσετε παρακάτω.