Cloud-Based Business Phone Systems (PBX) - Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, γιατί να αλλάξετε

Πολλά έχουν αλλάξει από τότε που η Ernestine ευχαρίστησε το κοινό. Το μονοπώλιο "Ma Bell" που εκπροσωπούσε χωρίστηκε σε μικρότερες περιφερειακές εταιρείες. Ο αυτοματισμός βελτίωσε δραματικά την αποτελεσματικότητα της αλλαγής γραμμών και ουσιαστικά εξάλειψε τους ανθρώπινους χειριστές. Η κυψελοειδής επανάσταση κατέστρεψε την κυριαρχία των παρόχων επίγειας τηλεφωνίας και ώθησε τον πολύ αναγκαίο ανταγωνισμό. Και η έλευση του Voice over Internet Protocol (VoIP) βελτίωσε σημαντικά την απόδοση και τη χρηστικότητα των πολύπλοκων τηλεφωνικών συστημάτων των επιχειρήσεων.

Όπως όλα αυτά τα χρόνια, η επικοινωνία στις επιχειρήσεις συνεχίζει να αλλάζει με ταχείς ρυθμούς. Κατά τη διάρκεια της τελευταίας δεκαετίας, τα ολοένα και πιο εξελιγμένα και αξιόπιστα τηλεφωνικά συστήματα που βασίζονται σε σύννεφα έχουν αξιοποιήσει το VoIP και τα καλύτερα χαρακτηριστικά των τηλεφωνικών συστημάτων παλαιών επιχειρήσεων για να δημιουργήσουν μια ευέλικτη και οικονομικά αποδοτική λύση για τις δυναμικές επιχειρήσεις και τους εργαζόμενους που είναι πάντα στη διάθεσή τους. Εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε την εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία σας σε ένα παλαιό σχολικό σύστημα, το οφείλετε στην κατώτατη γραμμή σας για να δώσετε στα συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο μια πιο προσεκτική ματιά - και σκεφτείτε σοβαρά το να κάνετε το διακόπτη.

Τι είναι τα συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο?

Με βάση τα συστήματα τηλεφωνικών επιχειρήσεων "Old School"

Τα συστήματα τηλεφώνου που βασίζονται σε σύννεφα βελτιώνονται με τους πιο πρόσφατους - και ακόμα ευρέως χρησιμοποιούμενους - προκατόχους τους, γνωστούς ως ιδιωτικά τηλεφωνικά κέντρα υποκαταστημάτων (PBX). Τα τερματικά PBX είναι ιδιωτικά συστήματα μεταγωγής ή ανταλλαγής που παρέχουν εσωτερικές συνδέσεις μεταξύ χρηστών του συστήματος (για παράδειγμα, υπαλλήλους στο ίδιο γραφείο), καθώς και συνδέσεις στο δημόσιο τηλεφωνικό δίκτυο (για επικοινωνία με άτομα εκτός γραφείου).

Κάθε σταθμός PBX, είτε πρόκειται για τηλέφωνο γραφείου, μόντεμ είτε για συσκευή φαξ, έχει έναν αριθμό επέκτασης που τον προσδιορίζει εσωτερικά. Οι αριθμοί επέκτασης μπορούν να ευθυγραμμιστούν με το δημόσιο σύστημα αρίθμησης - για παράδειγμα, ένα τηλέφωνο του οποίου ο δημόσιος αριθμός είναι (555) 555-4321 μπορεί να είναι γνωστός εσωτερικά ως "επέκταση 4321" - ή να έχει τα δικά του συστήματα αριθμοδότησης. Τα νεότερα συστήματα PBX είναι αρκετά εξελιγμένα, με χρήσιμα χαρακτηριστικά όπως προώθηση κλήσεων και αυτόματη εξωτερική κλήση.

Όταν χτύπησαν για πρώτη φορά τη σκηνή, τα τηλεφωνικά κέντρα σημείωσαν σημαντική βελτίωση σε σχέση με τα συστήματα χειρωνακτικής ανταλλαγής που ελέγχονταν από τους χειριστές ανθρώπων - τα συστήματα που σπρώχθηκαν από την Ernestine του Tomlin. Ακόμα και σήμερα, τα PBX δεν είναι όλα κακά. Είναι εν μέρει αυτοματοποιημένα και διαθέτουν ισχυρές διασυνδέσεις που αποφεύγουν την ανάγκη για χειροκίνητη αλλαγή γραμμής και μείωση των φορτίων στον κεντρικό εξοπλισμό ανταλλαγής. Σε βάση ανά κλήση, είναι πολύ φθηνότερα από τα συστήματα που αντικατέστησαν. Και τα πιο σύγχρονα συστήματα PBX χρησιμοποιούν εντοπισμένα δίκτυα VoIP, που βασίζονται σε υλικό που βασίζεται στο επίκεντρο, που βελτιώνουν τις δυνατότητές τους για ψηφιακά καταλαβαίνω χρήστες.

Ωστόσο, τα τηλεφωνικά κέντρα PBX, ακόμη και με συστήματα VoIP, απλά δεν είναι αρκετά ευέλικτα για να αντιμετωπίσουν τις απαιτήσεις μιας παγκοσμιοποιημένης, διασυνδεδεμένης οικονομίας που εξαρτάται όλο και περισσότερο από την ταχεία παροχή τεράστιων ροών δεδομένων προς και από οπουδήποτε στον πλανήτη. Κατά συνέπεια, τα τηλεφωνικά κέντρα PBX on-the-premise αντικαθίστανται σταθερά από ευέλικτα, συμβατά με το κινητό, συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο VoIP που βασίζονται στο βασικό μοντέλο PBX - χωρίς ακριβό,.

Αυτά τα νέα συστήματα είναι εναλλακτικά γνωστά ως εικονικά PBX, cloud PBX ή φιλοξενούμενα PBX. Ανήκουν στο μοντέλο SaaS (SaaS), παρέχοντας τις περισσότερες ή όλες τις λειτουργίες των συστημάτων επί τόπου μέσω ενός διασκορπισμένου, βασισμένου σε σύννεφα συστήματος, για το οποίο οι χρήστες καταβάλλουν αμοιβές συνεχιζόμενης συνδρομής. Η μεγαλύτερη διαφορά μεταξύ των εικονικών PBX και των σύγχρονων συστημάτων επί τόπου είναι η ποσότητα του υλικού - και η σχετική τεχνική εμπειρογνωμοσύνη - που απαιτείται να υπάρχει φυσικά στον χώρο γραφείου του πελάτη. Επειδή δεν απαιτούν μεγάλο εξοπλισμό ή τεχνική διαχείριση επιτόπου, το κόστος εκ των προτέρων των εικονικών PBX είναι σχεδόν πάντα χαμηλότερο από τα συστήματα επί τόπου.

Εδώ είναι μια πιο προσεκτική ματιά στα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των συστημάτων που βασίζονται σε σύννεφο.

Πλεονεκτήματα

1. Περιορισμένες απαιτήσεις υλικού

Τα συστήματα τηλεφώνου που βασίζονται σε σύννεφα απαιτούν ελάχιστο έως κανένα ειδικό υλικό. Συνήθως είναι συμβατές με σταθερές και κυψελοειδείς συσκευές, όπως τηλέφωνα γραφείου γραφείου, συσκευές φαξ και smartphones, συμπεριλαμβανομένων των smartphones "bring your device" (BYOD) (συσκευές που χρησιμοποιούνται για προσωπικές και επαγγελματικές δραστηριότητες).

Φυσικά, χωρίς δαπανηρές απαιτήσεις υλικού, τα συστήματα τηλεφώνου που βασίζονται σε νέφος είναι σχετικά φθηνά για την ανάπτυξη. Οι πελάτες καταβάλλουν απλώς αμοιβές συνδρομής σε συνεχή βάση και οποιεσδήποτε δαπάνες που σχετίζονται με λεπτά κλήσης, αριθμούς τηλεφώνου χωρίς χρέωση, αριθμούς ματαιοδοξίας και άλλες πρόσθετες υπηρεσίες. Η έλλειψη εξειδικευμένου εξοπλισμού σε συστήματα που βασίζονται σε σύννεφα ενισχύει και την ταχύτητα αύξησης - οι νέοι πελάτες δεν χρειάζεται να περιμένουν να φτάσουν τα μηχανήματα μετά την παραγγελία, ούτε για το εσωτερικό προσωπικό πληροφορικής ή τους υπαλλήλους του κατασκευαστή του PBX να εγκαταστήσουν και να διαμορφώσουν το σύστημα. Τα εικονικά PBX είναι περισσότερο ή λιγότερο plug-and-play - αν και υπάρχει, φυσικά, μια σύντομη καμπύλη μάθησης, όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε νέο λογισμικό σύστημα, ανεξάρτητα από το πόσο φιλικό προς το χρήστη.

2. Μοντέλο εγγραφής

Τα περισσότερα PBX που βασίζονται σε σύννεφο ακολουθούν ένα μοντέλο συνδρομής. Οι πελάτες πληρώνουν γενικά μια κατ 'αποκοπή μηνιαία χρέωση ανά χρήστη, η οποία ποικίλλει ανάλογα με το πακέτο και τον πάροχο ($ 25 έως $ 45 ανά μήνα, ανά χρήστη, είναι χαρακτηριστικό για συστήματα πλήρους εξυπηρέτησης). Το τέλος συνδρομής περιλαμβάνει πλήθος χρήσιμων λειτουργιών, όπως ουρές κλήσεων και σταθμούς στάθμευσης, κοινόχρηστες γραμμές, δυνατότητες ενδοσυνεννόησης, προώθηση κλήσεων, δυνατότητες συνεργασίας και συναντήσεων στο διαδίκτυο, φαξ μέσω Internet και πολλά άλλα. Περιλαμβάνει επίσης την τεχνική υποστήριξη, τη συντήρηση του συστήματος και άλλες εργασίες που σχετίζονται με την υποδομή, τις οποίες συνήθως οι χρήστες του PBX πρέπει να προμηθεύονται και να πληρώνουν για τον εαυτό τους.

Το αποτέλεσμα: ένας απλός, εύκολος-κατανοητός λογαριασμός χωρίς κρυφές χρεώσεις.

3. Πλήρης συμβατότητα με κινητά

Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον στο οποίο πολλοί (αν όχι οι περισσότεροι) εργαζόμενοι χρησιμοποιούν προσωπικές συσκευές για να διεξάγουν επιχειρηματικές δραστηριότητες, ένα από τα μεγαλύτερα σημεία πώλησης εικονικών συστημάτων PBX είναι η συμβατότητα τους με κινητά. Τα καλύτερα εικονικά συστήματα PBX ενσωματώνουν απρόσκοπτα τις κινητές συσκευές των εργαζομένων χωρίς να τους ζητούν να αλλάξουν τους αριθμούς τους ή να παραιτηθούν από προσωπική χρήση. Πολλοί διαθέτουν εφαρμογές για κινητά που επιτρέπουν την πρόσβαση στις περισσότερες ή όλες τις λειτουργίες του τηλεφωνικού κέντρου εν κινήσει. Ορισμένοι διαθέτουν ειδικές δυνατότητες εσωτερικής ανταλλαγής μηνυμάτων κειμένου (business SMS) και τηλεειδοποίηση.

4. Απομακρυσμένη, περιττή στέγαση και συστήματα

Η φυσική ασφάλεια είναι μια σημαντική ανησυχία για κάθε σύστημα υλικού υλικού. Παρόλο που βρίσκονται κοντά στους ανθρώπους που τις χρησιμοποιούν, τα συστήματα PBX on-premise είναι στην πραγματικότητα αρκετά ευάλωτα. Μια τοπική διακοπή ρεύματος, φυσική καταστροφή, πυρκαγιά ή ληστεία μπορεί να πάρει ένα ολόκληρο τηλεφωνικό κέντρο εκτός λειτουργίας, το οποίο εξαντλείται, σε μια συρρίκνωση. Ακόμη και όταν τέτοια περιστατικά δεν προκαλούν μακροχρόνιες ζημιές, επεκτείνονται οι επιχειρηματικές δραστηριότητες και σπείρουν το χάος.

Τα εικονικά PBX διαθέτουν πολλαπλά στρώματα φυσικής ασφάλειας, από πυροπροστασία και συστήματα πλεονασμού ισχύος, έως βιομετρικό έλεγχο πρόσβασης και οπτική παρακολούθηση 24/7. Οι μεγαλύτεροι παροχείς PBX που βασίζονται σε σύννεφο έχουν συνήθως πολλαπλά κέντρα δεδομένων που υποστηρίζουν ο ένας τον άλλον - στην απίθανη περίπτωση που κάποιος χτυπηθεί εκτός προμήθειας, η υπηρεσία συνεχίζεται χωρίς διακοπή.

5. Ασφάλεια δεδομένων επιχειρησιακού βαθμού

Η ασφάλεια των δεδομένων αποτελεί έναν ακόμη τεράστιο επιχειρηματικό κίνδυνο. Σε αυτό το μέτρο, τα συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο είναι σαφώς ανώτερα. Τα out-of-the-box on-premise συστήματα είναι μόνο τόσο καλά όσο οι IT ομάδες υποστηρίζουν τους. Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν τα συστήματα on-premise είχαν καλύτερα να έχουν ταλαντούχους επαγγελματίες πληροφορικής ικανούς να δημιουργήσουν και να διατηρήσουν επαρκή άμυνα στον κυβερνοχώρο. Οι παροχείς που βασίζονται σε σύννεφο χειρίζονται οι ίδιοι την ασφάλεια των δεδομένων, χρησιμοποιώντας κρυπτογράφηση τελευταίας τεχνολογίας για να κρατήσουν ευαίσθητα δεδομένα και επικοινωνίες από τα χέρια των χάκερ και των snoopers.

6. Εύκολη, Μη Τεχνική Διοίκηση

Χωρίς εσωτερι- κές υλικές εγκαταστάσεις και περίπλοκο λογισμικό υποστήριξης, τα τηλεφωνικά συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο είναι πολύ πιο εύκολο να διορθωθούν από τους αντίστοιχους ομολόγους τους. Η αντιμετώπιση προβλημάτων, οι ενημερώσεις κώδικα και οι αναβαθμίσεις πραγματοποιούνται εξ αποστάσεως από το προσωπικό του παρόχου εικονικών PBX. Στην πραγματικότητα, τα περισσότερα κορυφαία συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο απολαμβάνουν ότι οι υπάλληλοι τεχνολογίας πληροφορικής που δεν διαθέτουν εξειδικευμένες γνώσεις σχετικά με το σύστημα - ή ακόμη και μη τεχνικοί υπάλληλοι, όπως διευθυντές γραφείου - μπορούν να διαχειρίζονται και να διατηρούν εικονικά PBX.

Για τις μικρότερες εταιρείες με περιορισμένη υποστήριξη στο χώρο της πληροφορικής, αυτή η ευκολία διοίκησης εξαλείφει την ανάγκη πρόσληψης δαπανηρών ειδικών ή εκμίσθωσης εργασιών σε εργολάβους άγνωστης ποιότητας και κόστους. Και, για τις εταιρείες οποιουδήποτε μεγέθους, τα διαχειριζόμενα εικονικά PBX απελευθερώνουν πολύτιμους πόρους ΤΠ που μπορούν να χρησιμοποιηθούν καλύτερα αλλού.

7. Στιγμιαία, παγκόσμια προσέγγιση

Δεδομένου ότι ενσωματώνονται απρόσκοπτα στα δίκτυα κινητής τηλεφωνίας, τα συστήματα τηλεφώνου που βασίζονται σε σύννεφο προσφέρουν στιγμιαία πρόσβαση σε απομακρυσμένους υπαλλήλους και ανεξάρτητους εργολάβους, είτε βρίσκονται στον επόμενο νομό είτε στο μέσο του κόσμου. Πρόκειται για ένα τεράστιο όφελος για τις μικρότερες επιχειρήσεις με διασκορπισμένες εργατικές δυνάμεις, καθώς μεταδίδει στους ξένους την εντύπωση ενός μεγάλου, συνεκτικού εσωτερικού εργατικού δυναμικού - που καταγράφει ακριβώς την αίθουσα από τις πωλήσεις και ούτω καθεξής. Οι πελάτες, οι προοπτικές και οι πωλητές που κάνουν κλήσεις στις γραμμές των βασικών γραφείων αυτών των εταιρειών δεν πρέπει ποτέ να ξέρουν ότι μεταφέρονται σε εκατοντάδες ή χιλιάδες μίλια μακριά.

8. Εύκολη εναλλαγή θέσεων γραφείου

Η επιχείρησή σας επεκτείνεται, μειώνεται ή απλά μετακινείται σε νέες εκσκαφές; Χωρίς κάποιο συγκεκριμένο υλικό για εγκατάσταση, τα συστήματα τηλεφώνου που βασίζονται σε σύννεφο είναι εξαιρετικά φορητά. Και επειδή είναι πλήρως συμβατά με κινητά, η μετάβαση είναι απρόσκοπτη - δεν υπάρχει διακοπή στην υπηρεσία ή προσβασιμότητα όταν εμφανίζονται σε νέες τοποθεσίες, καθώς οι χρήστες μπορούν να συνεχίσουν να επικοινωνούν στις κινητές τους συσκευές.

Αντίθετα, οι μετασχηματισμοί PBX επί ​​τόπου προϋποθέτουν αναπόφευκτα κάποιο χρόνο αναμονής. Ανάλογα με το πότε συμβαίνει αυτό το downtime, μπορεί να έχει δυσμενείς επιπτώσεις στις επιχειρήσεις.

Μειονεκτήματα

1. Δυνατότητα υψηλότερων συνεχιζόμενων δαπανών μετά την αρχική αύξηση

Ένα από τα ισχυρότερα επιχειρήματα υπέρ των επί τόπου συστημάτων PBX είναι το δυναμικό τους να μειώσουν το συνεχιζόμενο κόστος επικοινωνίας. Ανάλογα με το μέγεθος, τη χρήση, τον εξοπλισμό και άλλους παράγοντες, τους οργανισμούς μπορώ πληρώνουν λιγότερα για να στεγάζουν και να διατηρούν τα δικά τους PBX συστήματα μακροπρόθεσμα, σε σχέση με το τρέχον κόστος συνδρομής PBX.

Ωστόσο, αυτό είναι πιθανό να ισχύει μόνο για οργανισμούς που δεν αναμένουν να μετακινήσουν τα γραφεία τους σε σύντομο χρονικό διάστημα, καθώς το κόστος που συνδέεται με την εγκατάσταση σταθερών τηλεφωνικών συστημάτων σε νέα γραφεία μπορεί να είναι σημαντικό. Οι επιχειρήσεις που αναμένουν ότι οι επικοινωνίες τους θα πρέπει να αλλάξουν σημαντικά με την πάροδο του χρόνου θα πρέπει επίσης να σκεφτούν δύο φορές για την επένδυση σε συστήματα PBX on-premise, καθώς το κόστος (εργασία και εξοπλισμός) που συνδέεται με την προσθήκη υλικού επέκτασης μπορεί να κλιμακωθεί.

2. Μπορεί να εξαρτάται από τη δύναμη του σήματος στο Διαδίκτυο

Ορισμένα συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο βασίζονται αποκλειστικά σε τοπικές (γραμμικές) και ασύρματες συνδέσεις στο Διαδίκτυο. Επομένως, η ποιότητα κλήσης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ποιότητα της σύνδεσης.

Όταν η σύνδεση είναι ανεπαρκής ή ασταθής, μπορεί να είναι δύσκολο ή αδύνατο να πραγματοποιήσετε φωνητική συνομιλία, πόσο μάλλον να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση βίντεο ή να μεταφέρετε μεγάλα ποσά δεδομένων μέσω φαξ μέσω Internet (χωρίς χαρτί). Και εάν η σύνδεση σβήσει τελείως, οι τηλεφωνικοί σταθμοί που δεν είναι συνδεδεμένοι σε κυψελοειδή δίκτυα (π.χ. σταθερά στην επιφάνεια εργασίας) καθίστανται προσωρινά μη λειτουργούντες. Αυτό είναι λιγότερο ανησυχητικό για τις εταιρείες που πραγματοποιούν το μεγαλύτερο μέρος των επικοινωνιών τους σε κινητές συσκευές, αλλά αξίζει να θυμόμαστε.

3. Χρεώσεις χρήσης μπορεί να εκπλήξει

Παρόλο που ορισμένα συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο προσφέρουν απεριόριστα προγράμματα κλήσεων, τα άλλα χρεώνουν ένα κατ 'αποκοπή ποσό για ένα καθορισμένο αριθμό λεπτών (πχ. 1.000 λεπτά ανά χρήστη, ανά μήνα) και χρεώνουν το υπόλοιπο σε σταθερές ή μεταβλητές τιμές ανά λεπτό. Τα περιορισμένα προγράμματα κλήσεων είναι πιο κοινά σε χαμηλότερα σημεία τιμών, επομένως εταιρείες που επιλέγουν φαινομενικά φιλικά προς τον προϋπολογισμό σχέδια είναι εκείνες που είναι πιο πιθανό να βιώσουν σοκ αυτοκόλλητα αφού λάβουν τους πρώτους λογαριασμούς τους.

Οι χρεώσεις χρήσης είναι επίσης προβληματικές για τις παγκόσμιες εταιρείες που έχουν πολλούς πελάτες ή μέλη ομάδας στο εξωτερικό - για παράδειγμα, επιχειρήσεις που συνδυάζουν λογαριασμούς, πωλήσεις και εκτελεστικές ομάδες που βασίζονται σε Η.Π.Α. με ομάδες ανάπτυξης ή παραγωγής που βασίζονται σε φτηνότερες αγορές εργασίας. Τουλάχιστον, οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων πρέπει να παίξουν προσεκτικά τους προϋπολογισμούς επικοινωνίας τους και τα αναμενόμενα ποσοστά χρήσης για να καθορίσουν εάν ένα απεριόριστο εικονικό σχέδιο PBX έχει νόημα και να επιλέξουν ανάλογα τον παροχέα τους.

4. Δυνατότητα για περίοδο κλειδώματος προμηθευτή

Ορισμένοι προμηθευτές συστημάτων τηλεφώνου που βασίζονται σε νέφος απαιτούν περίοδοι κλειδώματος για νέους πελάτες, παρόμοιες με τις συμβάσεις κινητής τηλεφωνίας. Άλλοι προσφέρουν απλώς εκπτώσεις για μακροπρόθεσμες πληρωμές χύμα - για παράδειγμα, μια μείωση 20% των συνδρομών που καταβάλλεται ένα έτος εκ των προτέρων. Και στις δύο περιπτώσεις υπάρχει υποχρέωση ή ρητό κίνητρο για να παραμείνει πιστός. Αυτό αυξάνει τους κινδύνους των πελατών να παραμείνουν κολλημένοι με υπηρεσίες sub-par κάτω από το δρόμο.

Τούτου λεχθέντος, είναι πολύ πιο εύκολο να αλλάξετε τους παρόχους τηλεφωνικού συστήματος που βασίζονται σε νέφος μετά την λήξη μιας περιόδου συνδρομής κλειδώματος ή προκαταβολής πριν από την ενεργοποίηση των πωλητών, πράγμα που απαιτεί τη διαγραφή χιλιάδων δολαρίων σε εξοπλισμό, περιμένοντας να φτάσει το νέο υλικό , και επανεκπαίδευση του προσωπικού γύρω από μια νέα αρχιτεκτονική επικοινωνιών.

Πώς να κάνετε τη μετάβαση σε ένα σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο

Η μετάβαση σε ένα τηλεφωνικό σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο δεν είναι μια δύσκολη πρόταση. Εάν έχετε εγκαταστήσει (ή έχετε εμπλακεί με την εγκατάσταση) ενός PBX on-premise, θα εκπλαγείτε με το πόσο ομαλά ένα καλά ελαιωμένο εικονικό PBX εμφανίζεται.

Τούτου λεχθέντος, υπάρχουν πολλά ανταγωνιστικά εικονικά PBX έξω εκεί. Δεδομένου ότι η επιχείρησή σας δεν μπορεί να αναπτυχθεί χωρίς ένα ισχυρό, ευέλικτο σύστημα επικοινωνιών, είναι σημαντικό να αξιολογήσετε τα σχετικά πλεονεκτήματα όσο το δυνατόν περισσότερες επιλογές και να προσδιορίσετε ποιος πάροχος ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.

Φιλτράρετε τις επιλογές σας μέσω αυτών των ερωτήσεων και παραμέτρων, μαζί με οποιεσδήποτε άλλες που μπορεί να ισχύουν πιο στενά στην συγκεκριμένη επιχειρηματική σας κατάσταση:

• Καταμέτρηση χρηστών. Πόσους υπαλλήλους ή χρήστες αναμένετε να έχετε στο σύστημά σας; Προβλέπετε τη βραχυπρόθεσμη ανάπτυξη των χρηστών; Οι εταιρείες που σχεδιάζουν να αναπτυχθούν θα πρέπει να κοιτάξουν τους παρόχους σύννεφων που μειώνουν τα ποσοστά των χρηστών για τους μεγαλύτερους πελάτες.
• Κλήση χωρίς χρέωση. Η επιχείρησή σας έχει έναν αριθμό χωρίς χρέωση, είτε στις Η.Π.Α. είτε διεθνώς; Χρειάζεστε περισσότερα από ένα; Πόσο βαριά χρησιμοποιείται; Οι εταιρείες που χρειάζονται δωρεάν αριθμούς θα πρέπει να αναζητούν σε παρόχους με άφθονα δωρεάν τέλη κλήσεων και χαμηλές χρεώσεις ανά λεπτό για χρόνο κλήσης που ξεπερνά τα όρια του σχεδίου.
• Διαχείριση πολυπλοκότητας διαχείρισης κλήσεων. Πόσο περίπλοκες χρειάζονται οι υπηρεσίες διαχείρισης κλήσεων; Για παράδειγμα, έχετε πολλές ομάδες κλήσεων, οι οποίες διαχωρίζονται από το τμήμα ή κάποιο άλλο σύστημα ταξινόμησης; Χρειάζεται να σταθμεύετε ή να προβάλλετε κλήσεις; Χρειάζεστε εύκολη πρόσβαση στα αρχεία καταγραφής κλήσεων; Χρειάζεστε κοινόχρηστες γραμμές, τηλεειδοποίηση ή δυνατότητες ενδοεπικοινωνίας; Φροντίστε να ελέγξετε προσεκτικά τις δυνατότητες διαχείρισης κλήσεων κάθε υποψήφιου παροχέα και να βεβαιωθείτε ότι είναι διαθέσιμες με το επιλεγμένο σας σχέδιο.
• Συνάντηση, Συνάντηση και Συνεργασίες. Η απομακρυσμένη συνεργασία είναι γεγονός της επαγγελματικής ζωής του 21ου αιώνα. Ψάξτε για παρόχους εικονικών PBX που προσφέρουν πλήρεις συλλογές συνεργασίας, κατά προτίμηση σε γενναιόδωρα ή απεριόριστα πακέτα: επιχειρηματικά SMS, φαξ μέσω Internet, τηλεδιάσκεψη για κινητά και επιτραπέζιους υπολογιστές, κοινή χρήση κινητών και επιτραπέζιων οθονών για παρουσιάσεις και παρόμοια.
• Απαιτήσεις υλικού. Απαιτούνται οι ανάγκες σας για εξοπλισμό επιφάνειας εργασίας; Οι εταιρείες με ευέλικτες ή μεταβλητές ανάγκες τηλεφωνικού επιτραπέζιου υπολογιστή πρέπει να εξετάσουν τις ρυθμίσεις ενοικίασης τηλεφώνων που προσφέρονται από ορισμένους παρόχους εικονικών PBX Υπάρχει συνήθως ένα πρόσθετο κόστος (που δεν περιλαμβάνεται στα ποσοστά συνδρομής) που συνδέεται με αυτή την υπηρεσία, αλλά μπορεί να είναι ευκολότερο - και, για σύντομες περιόδους, πολύ φθηνότερο - από την αγορά πραγματικών τηλεφώνων.
• Ενσωμάτωση λογισμικού. Η επιχείρησή σας βασίζεται σε άλλες υπηρεσίες λογισμικού που βασίζονται σε σύννεφο, όπως το Box, το Dropbox, το Salesforce.com ή το Zendesk; Αναζητήστε τα συστήματα τηλεφώνου που βασίζονται σε σύννεφο, τα οποία ενσωματώνονται με αυτά τα προϊόντα για να βελτιώσουν συγκεκριμένες λειτουργίες σύννεφων PBX, όπως φαξ μέσω Internet και εργαλεία συνεργασίας.

Όπως σημειώνεται, υπάρχουν πολλοί πάροχοι εικονικών PBX για να διαλέξετε. Δεν δημιουργούνται όλοι ίσοι.

RingCentral, ένας από τους πιο διακεκριμένους και καλοφτιαγμένους φορείς που βασίζονται σε cloud στις Η.Π.Α. σήμερα, αντιμετωπίζει αυτές τις σκέψεις και στη συνέχεια μερικούς. Όπως και άλλα συστήματα που βασίζονται σε σύννεφο, το RingCentral είναι μια λύση με το κλειδί στο χέρι, η οποία δεν απαιτεί ιδιαίτερο εξοπλισμό ή τεχνική πείρα. Είναι εύκολο να υλοποιηθεί και να διαχειριστεί και προσφέρει πολλά οφέλη που πολλοί από τους ανταγωνιστές της δεν μπορούν να ταιριάξουν.

Οι διαδικασίες και τα οφέλη που περιγράφονται παρακάτω είναι συγκεκριμένα για το RingCentral, αλλά και περίπου συγκρίσιμα με άλλους παρόχους υπηρεσιών υψηλού επιπέδου. Αν αποφασίσετε ότι μια άλλη επιλογή είναι καλύτερη για τις ανάγκες της επιχείρησής σας, εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε τα παρακάτω ως ακαθάριστο οδηγό.

Εκτέλεση

Για να ξεκινήσετε με το RingCentral, απλά εγκαταστήστε την εφαρμογή για κινητά σε κάθε smartphone που σκοπεύετε να μεταφέρετε στο σύστημα. Στη συνέχεια, συνδέστε τα τηλέφωνα και τα επιτραπέζια ηλεκτρονικά υπολογιστά σας που διαθέτουν τεχνολογία IP στη σύνδεση στο Internet του γραφείου σας.

Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, είστε σε επαφή με έναν ειδικό της εφαρμογής RingCentral, ο οποίος σας καθοδηγεί σε αναμενόμενες μετρήσεις χρηστών, απαιτήσεις υλικού, απαιτήσεις γραμμής (τοπική, χωρίς χρέωση, ματαιοδοξία), μεταφορά υφιστάμενων αριθμών και άλλες σημαντικές παραμέτρους. Ο ειδικός σας μπορεί να σας βοηθήσει με τα βασικά του συστήματος ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν εύχρηστο ηλεκτρονικό οδηγό για να μάθετε τα σχοινιά - συμπεριλαμβανομένου του τρόπου προσθήκης νέων χρηστών, τηλεφώνων και ομάδων τηλεφώνων (τμήματα).

Διαχείριση

Ο διαχειριστής σας - εσείς, ένας υπάλληλος πληροφορικής ή οποιοσδήποτε άλλος εσείς εμπιστεύεστε το σύστημα - μπορεί να διαχειριστεί ολόκληρο το σύστημα σε όλες τις συσκευές και τις θέσεις γραφείου απευθείας από μια επιφάνεια εργασίας RingCentral ή μια εφαρμογή για κινητά. Οι περισσότερες δραστηριότητες διαχείρισης (αν όχι όλες) είναι αρκετά απλές ώστε να αντιμετωπίζονται εκτός του πλαισίου της εισερχόμενης πληροφορικής της εταιρείας σας, έτσι ώστε η καθημερινή λειτουργία των τηλεφώνων της εταιρείας σας να μην παρεμβαίνει - ή να διασταυρώνεται, στις περισσότερες περιπτώσεις - με τις λειτουργίες πληροφορικής σας. Επίσης, πολλές αλλαγές και λειτουργίες διαχείρισης συγκεκριμένων συσκευών και χρηστών μπορούν να αντιμετωπιστούν σε επίπεδο χρήστη, με ή χωρίς τη γνώση ή την άδεια του διαχειριστή.

Αξιοσημείωτα πλεονεκτήματα RingCentral

1. Απεριόριστη οικιακή κλήση με όλα τα σχέδια
Όλα τα σχέδια του RingCentral έρχονται με απεριόριστες εγχώριες κλήσεις (στις Η.Π.Α. και τον Καναδά), οπότε δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την κατάρρευση απρόσεκτων λογαριασμών στις κανονικές κλήσεις εσωτερικών επιχειρήσεων. Οι χρεώσεις ανά λεπτό για διεθνείς κλήσεις διαφέρουν ανάλογα με τη χώρα, τον τύπο κλήσης (σταθερό ή κινητό) και τον τοπικό κωδικό περιοχής ή της πόλης, αλλά ξεκινούν από λιγότερο από 0,04 δολάρια.

2. Επιλογές ενοικίασης τηλεφώνου
Το RingCentral διαθέτει επιλογή ενοικίασης τηλεφώνου για επιχειρήσεις με μεταβλητές σταθερές ανάγκες. Αυτό είναι ένα ωραίο όφελος για εποχιακές επιχειρήσεις που προσλαμβάνουν νέες πωλήσεις ή συνεργάτες επικοινωνίας με πελάτες για μερικές εβδομάδες ή μήνες έξω από το χρόνο - και μια ωραία εναλλακτική λύση στην πληρωμή εκατοντάδων ή χιλιάδων δολαρίων εκ των προτέρων για δεκάδες τηλέφωνα, μόνο για να τους τσακίσει σε αποθήκη για μήνες στο τέλος.

3. Ομοιογενής, τυποποιημένη διαχείριση κλήσεων και διαχείριση τηλεφωνικού συστήματος σε όλες τις συσκευές
Οι δυνατότητες διαχείρισης κλήσεων του RingCentral περιλαμβάνουν τους κανόνες προσαρμόσιμων απαντήσεων, την προώθηση κλήσεων, την προβολή κλήσεων, τα καταγεγραμμένα αρχεία καταγραφής κλήσεων, την παρουσία, την ενδοεπικοινωνία και την τηλεειδοποίηση, τη διάσκεψη και πολλά άλλα. Επιπλέον, περιλαμβάνονται σε όλα τα σχέδια χωρίς κόστος, πράγμα που σημαίνει ότι οι μικρές επιχειρήσεις που λειτουργούν με έναν προϋπολογισμό που ασχολείται με τον προϋπολογισμό έχουν τις ίδιες δυνατότητες διαχείρισης κλήσεων με τα μεγάλα αγόρια.

4. Αξιόπιστες δυνατότητες συνεργασίας και διασκέψεων
Εκτός από τις λειτουργίες συνεργασίας παλιάς σχολής, όπως η κλήση συνδιάσκεψης, το RingCentral διαθέτει εντυπωσιακά εργαλεία συνεργασίας: το Glip, ένα εργαλείο παραγωγικότητας με δυνατότητες συνομιλίας σε πραγματικό χρόνο. πολυδιάστατες επιτραπέζιες και κινητές διασκέψεις. και εργαλεία συνάντησης για κινητά, συμπεριλαμβανομένης της κοινής χρήσης οθόνης και άλλων χρήσιμων λειτουργιών. Στην πραγματικότητα, η RingCentral ισχυρίζεται περήφανα ότι τα εργαλεία διασκέψεων και συνεργασίας της, καθώς και οι ισχυρές ενσωματώσεις με το λογισμικό αποθήκευσης cloud και κοινή χρήση αρχείων, εξαλείφουν την ανάγκη για αυτόνομη τηλεπαρουσίαση ή εικονικά συστήματα συσκέψεων.

Για τις επιχειρήσεις που δέχονται μετρητά που προτιμούν να πληρώνουν για όσο το δυνατόν λιγότερες υπηρεσίες cloud, αυτό είναι ένα σημαντικό add-on. Πολλοί συνάδελφοι εικονικοί πάροχοι PBX δεν προσφέρουν το ίδιο επίπεδο συνεργατικής υπηρεσίας.

5. Εφαρμογή και υποστήριξη που βασίζεται στις ΗΠΑ
Το προσωπικό υποστήριξης του RingCentral είναι βασισμένο στις Η.Π.Α., που σημαίνει ότι κατανοεί τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις γίνονται στις Ηνωμένες Πολιτείες, ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας και έχει τους καλύτερους ανθρώπους του στη δουλειά όταν είστε.

6. Ισχυρές ενοποιήσεις
Το RingCentral ενσωματώνεται με σχεδόν δώδεκα πλατφόρμες SaaS, από ασφαλείς σουίτες αποθήκευσης αρχείων μέχρι πλατφόρμες διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών:

• Κουτί
• Dropbox
• Γραφείο
• Google
• Το Office 365, το Outlook και το Skype για Επιχειρήσεις
• Μαντείο
• Zendesk
• Salesforce.com
• ServiceNow

Με αυτές τις ενσωματώσεις, το RingCentral είναι κάτι παραπάνω από ένα σύστημα χειρισμού κλήσεων - είναι ένας πολύτιμος κινητήρας παραγωγικότητας στις επιχειρήσεις.

7. Σχέδια πλούσια σε χαρακτηριστικά με ανταγωνιστικό κόστος
Το RingCentral δεν είναι το φθηνότερο τηλεφωνικό σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο. Μερικοί από τους λιγότερο ικανούς ανταγωνιστές της είναι σε θέση να χρεώνουν λιγότερο επειδή προσφέρουν λιγότερα: λιγότερες ενοποιήσεις, λιγότερο γενναιόδωρες αποζημιώσεις χρόνου κλήσης και περιορισμένη υποστήριξη.

Όμως, δεδομένων των εντυπωσιακών δυνατοτήτων του, το RingCentral είναι σίγουρα ανταγωνιστικό στο κόστος. Το πρότυπο σχέδιο βάσης αρχίζει από 24,99 δολάρια ανά μήνα, ανά χρήστη, μετά από μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Το Premium Plan, το οποίο διαθέτει πιο γενναιόδωρα δωρεάν τέλη κλήσεων και επιδόματα συνεργασίας, καθώς και πλήθος λειτουργιών (συμπεριλαμβανομένων ορισμένων ενοποιήσεων) που δεν είναι διαθέσιμες με το Standard, είναι $ 34,99 ανά μήνα ανά χρήστη. Και το γενναιόδωρο Επιχειρηματικό Σχέδιο, που απευθύνεται σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις, κοστίζει 44,99 δολάρια ανά μήνα, ανά χρήστη.

Αυτά τα σημεία τιμών ευθυγραμμίζονται, ή ακόμα και χαμηλότερα, με τους συνδρομητές εικονικών παρόχων PBX πλήρους υπηρεσίας. Αλλά, και πάλι, κάθε επιχείρηση είναι διαφορετική. Πριν ξεκινήσετε να ταξιδεύετε με το RingCentral ή οποιοδήποτε άλλο σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο, σιγουρευτείτε ότι οι προσφορές και οι τιμές σας ταιριάζουν με τις ανάγκες σας.

Τελικό Λόγο

Ένας φίλος που εργάζεται στο χώρο της πληροφορικής μου παρατήρησε πρόσφατα ότι, στο όχι πολύ μακρινό μέλλον, θα κοιτάξουμε πίσω και θα ρωτήσουμε: "Πώς έκαναν ποτέ οι άνθρωποι χωρίς τα smartphones να συνδέονται με το σώμα τους"; Παραφράζω, αλλά το σημείο ήταν σαφές: η τεχνολογία των επικοινωνιών αλλάζει ταχύτατα και με μερικές φορές απρόβλεπτες μεθόδους. Γιατί κάνω πρέπει να τραβήξουμε τα τηλέφωνά μας από τις τσέπες μας και να ξεκλειδώσουμε τις οθόνες τους για να κάνουμε κλήσεις ή να συνδεθούμε με το Διαδίκτυο, όταν θα ήταν πολύ πιο εύκολο να περάσουμε απλά τους καρπούς μας, να στρέψουμε τα δάχτυλά μας ή να βάλουμε τα μάτια μας; Τελικά, θα μπορούσαμε όλοι να περπατάμε με βιο-ασφαλείς συσκευές επικοινωνίας ενσωματωμένες στα κεφάλια ή στα άκρα - γιατί γιατί όχι?

Βραχυπρόθεσμα, μια παρόμοια (αν και λιγότερο δραματική) δυναμική διαδραματίζεται στις επιχειρηματικές επικοινωνίες. Τα συστήματα τηλεφώνου που βασίζονται σε σύννεφα δεν είναι ακόμα στοίχημα στα τραπέζια για επιχειρήσεις μικρού, μεσαίου ή και μεγάλου μεγέθους. Όμως, με το πέρασμα του χρόνου και η υπόθεση για τις ευέλικτες λύσεις τηλεπικοινωνιών για επιχειρήσεις να γίνει ακόμα ισχυρότερη, οι εταιρείες που συνεχίζουν να προσκολλώνται στα παλαιότερα συστήματα θα θεωρούνται όλο και περισσότερο ως περιγραφές.

Κατώτατη γραμμή: Αν δεν διαθέτετε τους πόρους και την προσωπική πειθαρχία για να ζήσετε αληθινά από το δίκτυο, είναι δύσκολο να αντισταθείτε (ή ακόμα και να κάνετε μια συναρπαστική υπόθεση ενάντια) ανώτερη τεχνολογία που βελτιώνει την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα. Σίγουρα όχι όταν έχετε την ευθύνη να κάνετε σωστά από τους υπαλλήλους, τους πελάτες και τους μετόχους σας.

Χρησιμοποιείτε ένα σύστημα τηλεφώνου που βασίζεται σε σύννεφο για την επιχείρησή σας; Εάν όχι, εξετάζετε έναν διακόπτη οποτεδήποτε σύντομα?