14 ερωτήσεις που πρέπει να ρωτήσετε κατά την επιλογή ενός παρόχου μισθοδοσίας για την επιχείρησή σας

Εάν η επιχείρησή σας πληρώνει μισθωτούς ή εργολάβους - ακόμα και αν είναι μια μοναδική ιδιοκτησία ή μια μικροεπιχείρηση χωρίς άλλους παραδοσιακούς υπαλλήλους εκτός από εσάς - ήρθε η ώρα να εξετάσετε έναν πάροχο μισθοδοσίας μικρής επιχείρησης. Χρειάζεστε έναν επαγγελματία συνεργάτη μισθοδοσίας εάν:

• Εκλέξτε για να φορολογήσετε τη δική σας LLC ως εταιρεία - αυτή είναι γνωστή ως S-corp εκλογές, μια κοινή νομική δομή των επιχειρήσεων που μπορεί να προσφέρει φορολογικά οφέλη για solopreneurs και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων? ή
• Αναθέτουν κανονικές εργασίες, έργα ή επιχειρηματικές υπηρεσίες σε ανεξάρτητους εργολάβους, τους οποίους πληρώνετε άμεσα. και
• Δεν θέλετε να διαχειριστείτε τη διαδικασία έντασης χρόνου και λεπτομέρειας για τον υπολογισμό των εξόδων μισθοδοσίας, την εκτέλεση κατανομών μισθοδοσίας και τη διατήρηση της συμμόρφωσης με τις κρατικές και ομοσπονδιακές απαιτήσεις φόρου και υποβολής εκθέσεων.

Με δεκάδες αξιόπιστους παρόχους μισθοδοσίας ανοιχτοί για επιχειρήσεις, η επιλογή ενός δεν είναι μικρή εργασία. Και επειδή αυτή είναι μια απόφαση που θέλετε να κάνετε μόνο μία φορά, τα πονταρίσματα δεν είναι τετριμμένα. Επιλέξτε με σύνεση, ή θα επιστρέψετε πρόωρα στην αγορά του προμηθευτή μισθοδοσίας.

Βασικές εκτιμήσεις για την επιλογή ενός παρόχου μισθοδοσίας για μικρές επιχειρήσεις

Καθώς αξιολογείτε τις πολλές επιλογές επεξεργασίας μισθοδοσίας μικρών επιχειρήσεων εκεί έξω, εξετάστε τους παρακάτω σημαντικούς παράγοντες για να διασφαλίσετε ότι θα κάνετε την καλύτερη επιλογή για την επιχείρησή σας και τους υπαλλήλους της.

1. Έχει καλή φήμη?

Οι πάροχοι μισθοδοσίας με καλή φήμη τείνουν να εκπληρώνουν τις υποσχέσεις τους. Παρά την φαινομενική της απλότητα, η λειτουργία μισθοδοσίας είναι μια πολύπλοκη προσπάθεια με πολλά κινούμενα μέρη πίσω από τις σκηνές. Η αποτυχία του Σεπτέμβρη του 2019 του MyPayrollHR, ενός επεξεργαστή που βασίζεται σε σύννεφο, ο οποίος έκλεισε απότομα μετά από έναν τελευταίο γύρο αποσύρσεων από τον εργοδότη, είναι μια προειδοποιητική ιστορία για τους εργοδότες που οι πεπεισμένοι πάροχοι μισθοδοσίας είναι εναλλάξιμοι.

Όμοιες με τους Μισθοδοσία QuickBooks έχουν προσθέσει και εξευγενίσει μισθοδοσία και HR χαρακτηριστικά για πολλά χρόνια και καλλιέργησε έντονα πιστές ακολουθίες στη διαδικασία. Εάν δεν είστε άνετοι να αναθέσετε αυτό που είναι αναμφισβήτητα η πιο κρίσιμη μη επιχειρηματική λειτουργία της επιχείρησής σας σε μια εκκίνηση που μπορεί ή δεν μπορεί να καλύψει τις απαιτήσεις της, κοιτάξτε έναν καθιερωμένο παίκτη αντί.

2. Μήπως χειρίζεται Υπολογισμός φόρου μισθοδοσίας και πληρωμής?

Η διαχείριση του φόρου μισθοδοσίας είναι μια χρονοβόρα, προσανατολισμένη στις λεπτομέρειες προοπτική που οδηγεί αμέτρητους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που διαφορετικά θα δική τους μισθοδοσία στην αγκαλιά των παρόχων μισθοδοσίας. Γιατί να πληρώσετε για την επεξεργασία μισθοδοσίας που δεν περιλαμβάνει τον αυτοματοποιημένο υπολογισμό του φόρου μισθωτών υπηρεσιών, την κατάθεση και την πληρωμή?

Εάν ο προτιμώμενος προμηθευτής μισθοδοσίας δεν προσφέρει ολοκληρωμένη φορολογική διαχείριση σε όλα τα σημεία τιμών, σκεφτείτε προσεκτικά προτού προχωρήσετε. Τουλάχιστον, την άνοιξη για ένα σχέδιο που περιλαμβάνει τη διαχείριση των φόρων.

3. Είναι φιλικό προς το κινητό και κινητό-λειτουργικό?

Σπάνια είναι η εφαρμογή σύννεφο που δεν δείχνει τη "φιλική προς το κινητό" της. Οι φιλικές προς κινητά εφαρμογές έχουν καθαρό, ευρύτερο κείμενο και τραγανή εικονίδια που φαίνονται ευανάγνωστα και διακριτά σε συσκευές μικρής οθόνης όπως τα smartphones. Είναι μια σημαντική σκέψη για οποιονδήποτε ιδιοκτήτη επιχείρησης ή μολύβδου οδηγεί ο οποίος επιθυμεί την ευελιξία για τη διαχείριση και την εκτέλεση μισθοδοσίας εν κινήσει.

Αλλά η φιλικότητα προς το κινητό δεν είναι η μοναδική μέριμνα για τους συχνούς χρήστες κινητής τηλεφωνίας. Εάν αναμένετε να πραγματοποιήσετε οποιαδήποτε σημαντική εργασία μισθοδοσίας από το smartphone ή το tablet σας ή σχεδιάζετε να προσλάβετε επαγγελματία ανθρωπίνων πόρων για να κάνετε το ίδιο, επιλέξτε έναν πάροχο μισθοδοσίας με εξαιρετική λειτουργικότητα κινητής τηλεφωνίας - όχι κάποιος του οποίου η εφαρμογή ή ο ιστότοπος για κινητά είναι ελαφρά απομίμηση το πλήρως επιτραπέζιο προϊόν επιφάνειας εργασίας.

4. Κερδίζει υψηλά σήματα από τους χρήστες?

Δεν είναι όλοι οι πάροχοι μισθοδοσίας απολαμβάνουν την πολυτέλεια της διοίκησης ή τα οφέλη της κατάστασης του νοικοκυριού. Οι περισσότεροι δεν το κάνουν. Λαμβάνοντας υπόψη μόνο εκείνους τους επεξεργαστές που έχουν πολλά χρόνια συνεπών αποτελεσμάτων, μπορεί να χάσετε τα ποιοτικά upstarts που κάνουν τα πράγματα διαφορετικά και καλύτερα από τους εφησυχαστές.

Ξεκινήστε την αναζήτησή σας για αξιόπιστες πληροφορίες σχετικά με τους νεότερους επεξεργαστές μισθοδοσίας, συνδυάζοντας μέσω αξιόπιστων τεχνολογιών και επαγγελματικών εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένων των Money Crashers, για αμερόληπτες αναθεωρήσεις. Συμπληρώστε κριτικές εμπειρογνωμόνων με ανατροφοδοτήσεις που άφησαν οι πραγματικοί χρήστες σε πλατφόρμες όπως το Capterra. Και ελέγξτε τα πρότυπα καταγγελιών με τους γενικούς και ιδιωτικούς συμβούλους του κράτους, όπως το Γραφείο Καλύτερης Επιχειρηματικότητας.

5. Προσφέρει ολοκληρωμένη παρακολούθηση χρόνου?

Ολοκληρωμένη παρακολούθηση χρόνου δεν είναι συνήθως μια διακοπή της συμφωνίας για τις μικρές επιχειρήσεις με μισθωτούς που είναι ομοιόμορφα μισθωμένοι και απαλλάσσονται από την υπερωριακή αμοιβή ή για εκείνους που εξαρτώνται αποκλειστικά από τη σύμβαση εργασίας.

Αλλά είναι κρίσιμο για τους εργοδότες με ωρομίσθιο προσωπικό και διπλά όταν οι εργαζόμενοι εργάζονται διαφορετικές ώρες κάθε εργάσιμη περίοδο. Τα εστιατόρια και οι καφετέριες, οι πάροχοι υπηρεσιών συντήρησης ακινήτων και οι εποχιακές επιχειρήσεις όλων των τύπων διαθέτουν εκτεταμένες χρονολογικές ανάγκες που απαιτούν στενή ολοκλήρωση μισθοδοσίας.

6. Μόλις ορίσετε, εκτελεί αυτόματα μισθοδοσία αυτόματα?

Η χειρωνακτική μισθοδοσία είναι μια σημαντική διαρροή χρόνου για επιχειρήσεις με πολλαπλούς υπαλλήλους και εργολάβους. Αντί να παραιτηθείτε από το να ξοδέψετε ώρες φροντίζοντας να είστε έτοιμοι να εκτελέσετε μισθοδοσία, επιλέξτε έναν πάροχο μισθοδοσίας που αυτοματοποιεί τη διαδικασία μετά την αρχική ρύθμιση. Για παράδειγμα, όλα Μισθοδοσία QuickBooks τα σημεία των τιμών προσφέρουν αυτόματη μισθοδοσία για τους μισθωτούς σε άμεση κατάθεση, πάντα με την επιλογή να προλάβουν την εκτέλεση και τη δυνατότητα προσθήκης ειδικών αποζημιώσεων όπως μπόνους και προμήθειες όπως απαιτείται.

7. Επιτρέπει την άμεση κατάθεση την ίδια μέρα?

Όλα τα υπόλοιπα κινείται ταχύτερα αυτές τις μέρες. Γιατί η άμεση επεξεργασία των καταθέσεων από τον πάροχο μισθοδοσίας σας?

Το διήμερο πρότυπο άμεσης κατάθεσης είναι σχεδόν τόσο απαρχαιωμένο όσο και ο έλεγχος χαρτιού. Με την ανεργία κοντά στα ιστορικά χαμηλά, οι ταλαντούχοι εργαζόμενοι αναζητούν κάθε δικαιολογία για να προχωρήσουν. Για τους ήδη απογοητευμένους υπαλλήλους, η αργή επεξεργασία μισθοδοσίας είναι συχνά το παροιμιώδες άχυρο που σπάει την καμήλα της πλάτης. Δεν υπάρχει λόγος να δελεαστείς τη μοίρα.

Ανάλογα με το σχέδιο, οι κορυφαίες πλατφόρμες επεξεργασίας μισθοδοσίας όπως η προσφορά μισθοδοσίας QuickBooks προσφέρουν άμεση κατάθεση επόμενης ημέρας και ίδιας ημέρας, μειώνοντας ή εξαλείφοντας το χάσμα μεταξύ απόσυρσης μισθοδοσίας και κατάθεσης. Είναι ένα χαρακτηριστικό γνώρισμα που σας επιτρέπει να πουλάτε ταχεία πληρωμή ως ένα από τα πολλά οφέλη των εργαζομένων που προσφέρετε στους νέους μισθωτές.

8. Είναι εύκολο για χρήση από μη επαγγελματίες?

Ακόμη και αν έχετε τους πόρους για να προσλάβετε έναν λογιστή μερικής ή πλήρους απασχόλησης, μια πλατφόρμα μισθοδοσίας σχεδιαστεί με ανθρώπους που δεν είναι λογιστές στο μυαλό θα σας εξυπηρετήσει καλύτερα. Μισθοδοσία είναι εύκολο να υπερβάλλει. Αλλά δεν είναι η επιστήμη πυραύλων, οπότε δεν υπάρχει κανένας λόγος να βασίζεστε σε κάποιον υποκείμενο ή εξωτερικό προμηθευτή για να περιηγηθείτε στη διεπαφή της σουίτας μισθοδοσίας ή να ερμηνεύσετε τις αναφορές.

Πριν αγοράσετε ένα πρόγραμμα μισθοδοσίας, αφιερώστε λίγο χρόνο για να κοσκινίσετε μέσω του περιεχομένου βοήθειας του παροχέα. Αναζητήστε εκτεταμένα αρχεία, βίντεο φροντιστηρίων, άρθρα ειδικού γραπτού λόγου σε απλά αγγλικά και περιεχόμενο που δημιουργείται από χρήστες. Παρακολουθήστε και διαβάστε αυτό το περιεχόμενο για να πάρετε μια αίσθηση της διεπαφής και των δυνατοτήτων της πλατφόρμας, και ρωτήστε τον εαυτό σας: Μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτό το λογισμικό για να τρέχω μισθοδοσία χωρίς να φτιάξω δαπανηρό, χρονοβόρο λάθος υπολογισμού?

9. Τιμολογείται κατάλληλα?

Η μισθοδοσία είναι ένας τομέας στον οποίο πληρώνει περισσότερο για ένα προϊόν υψηλότερης ποιότητας συνήθως αποδίδει. Με άλλα λόγια, παίρνετε αυτό που πληρώνετε εδώ.

Αλλά μην πληρώνετε για τις δυνατότητες και τις δυνατότητες που δεν χρειάζεστε ή πληρώνετε περισσότερο από ό, τι αξίζουν για εκείνες που κάνετε. Βρείτε έναν πάροχο μισθοδοσίας που προσφέρει πολλαπλές επιλογές σχεδίων που καλύπτουν μια σειρά από σημεία τιμών, τόσο καλύτερη είναι η κλίμακα καθώς προσθέτετε εργαζόμενους και καλωσορίζετε πιο πολύπλοκες προκλήσεις για το ανθρώπινο δυναμικό.

Καθώς αξιολογείτε τους πιθανούς παρόχους μισθοδοσίας, δώστε ιδιαίτερη προσοχή στην ποσότητα και την ποιότητα των χαρακτηριστικών των αντίστοιχων σχεδίων. Όταν συγκρίνετε τα σχέδια σε επίπεδο εισόδου που προσφέρονται από δύο συγκεκριμένους παρόχους, αναζητήστε τυχόν λαμπρές παραλείψεις ή ευπρόσδεκτες εγκλείσεις. Στη συνέχεια, συγκρίνετε την τιμολόγησή τους για να προσδιορίσετε ποια είναι η καλύτερη τιμή.

10. Οι νέοι χρήστες λαμβάνουν ειδική τιμολόγηση?

Πολλοί πάροχοι μισθοδοσίας προσφέρουν ειδική τιμολόγηση για νέους λογαριασμούς. Οι ελεύθερες δοκιμαστικές περίοδοι, οι οποίες συνήθως εκτείνεται σε 30 ημέρες - και μερικές φορές περισσότερο - είναι αρκετά συχνές. Έτσι είναι μεγαλύτερες εκπτώσεις. Για παράδειγμα, Μισθοδοσία QuickBooks προσφέρει 50% έκπτωση για τρεις μήνες, που ισοδυναμεί με 45 ημέρες δωρεάν, σε νέους χρήστες που παραιτούνται από την ελεύθερη δοκιμαστική περίοδο των 30 ημερών.

11. Βοηθά στη Νέα Υποβολή Αναφορών?

Οι κρατικές ρυθμιστικές αρχές εργασίας απαιτούν από τις επιχειρήσεις να αναφέρουν νέες προσλήψεις λίγο μετά την εμφάνισή τους. Όλοι οι πάροχοι μισθοδοσίας δεν καταθέτουν νέες εκθέσεις μίσθωσης για λογαριασμό σας. Πολλοί όμως παρέχουν τις μορφές που χρειάζεστε για να το κάνετε με ακρίβεια και ταχύτητα.

12. Εγγυάται τα αποτελέσματα φόρου μισθοδοσίας?

Μισθοδοσία QuickBooks δεν είναι ο μόνος πάροχος μισθοδοσίας που υπολογίζει αυτόματα, αρχεία και καταβάλλει φόρους μισθοδοσίας με ελάχιστη εισροή που απαιτείται από τους χρήστες. Αλλά αξίζει τον έπαινο για ένα φιλικό προς τον πελάτη φορολογικό χαρακτηριστικό. Η Εγγύηση Φορολογικής Ποινής υπόσχεται να επιστρέψει τα τέλη ποινής IRS και τους τόκους μέχρι $ 25.000 ετησίως, όταν διαβιβάζετε τη φορολογική ειδοποίησή σας IRS εντός 15 ημερών από την παραλαβή.

Εκτός από την εξαιρετική εκτύπωση, η Εγγύηση Φορολογικής Ποινής του QuickBooks Payroll παρέχει άφθονη ειρήνη στο μυαλό για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που ανησυχούν για την απροσεξία τους στον απροσδόκητο επεξεργαστή μισθοδοσίας τους που επιστρέφει για να τους δαγκώσει. Είναι μια χειρονομία λίγες εταιρείες παροχής φόρων μισθοδοσίας αναπαραγωγή.

13. Διαθέτει μια ποικιλία δομών αμοιβών και ταξινομήσεων εργαζομένων?

Ο πάροχος μισθοδοσίας σας δεν θα έχει κανένα πρόβλημα να εξυπηρετεί τις ανάγκες μισθοδοσίας της επιχείρησής σας, ανεξάρτητα από το πόσο περίπλοκο ή μεταβλητό. Αναζητήστε παρόχους που διευκολύνουν την αλλαγή των ωριαίων επιτοκίων των εργαζομένων, των υπερωριακών αποζημιώσεων, των ειδικών μισθών, της απαλλαγής και της επιλεξιμότητας του μπόνους. Χρειάζεστε έναν πάροχο μισθοδοσίας που αναπτύσσεται με την επιχείρησή σας καθώς προσθέτετε και προωθήστε εργολάβους και υπαλλήλους.

14. Ενσωματώνει ή προσφέρει άμεση πρόσβαση σε άλλα προϊόντα HR?

Η επεξεργασία μισθοδοσίας δεν είναι η μοναδική υπηρεσία ανθρώπινου δυναμικού που οι επιχειρήσεις χρειάζονται καθώς μεγαλώνουν. Μείνετε ένα βήμα μπροστά από τα σχέδιά σας και αποφύγετε ανεπιθύμητες ασυμβατότητες μεταξύ των σημερινών και των μελλοντικών λειτουργιών του ανθρώπινου δυναμικού επιλέγοντας μια σουίτα επεξεργασίας μισθοδοσίας που ενσωματώνεται απρόσκοπτα με άλλα βασικά προϊόντα HR και λογιστικής, όπως η διαχείριση των παροχών και η διαχείριση των αποζημιώσεων των εργαζομένων. Αναζητήστε κίνητρα για την αγορά πολλαπλών υπηρεσιών ταυτόχρονα. Μισθοδοσία QuickBooks οι πελάτες λαμβάνουν το 50% έκπτωση για τρεις μήνες όταν εγγράφονται για τη λογιστική QuickBooks, για παράδειγμα.

Τελικό Λόγο

Η επιλογή του παρόχου μισθοδοσίας θα έχει απτό αποτέλεσμα στη μικρή σας επιχείρηση. Ο ιδανικός πωλητής μισθοδοσίας κτυπά τα περισσότερα από αυτά τα κουτιά, μεταξύ άλλων:

• Μια πλήρως κινητή και φιλική προς το χρήστη εμπειρία
• Ευκολία χρήσης για μη επαγγελματίες
• Εξαιρετική αξία για μια ποικιλία περιπτώσεων χρήσης
• Λειτουργίες προστιθέμενης αξίας όπως η ολοκληρωμένη παρακολούθηση χρόνου και η λογιστική
• Συνολική ειρήνη όσον αφορά τη διαχείριση του φόρου μισθωτών υπηρεσιών
• Ευελιξία και επεκτασιμότητα για αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις με ένα μείγμα ανεξάρτητων εργολάβων και μερικής και πλήρους απασχόλησης εργαζομένων
• Λειτουργία hands-off, συμπεριλαμβανομένης της αυτόματης επεξεργασίας μισθοδοσίας
• Χαρακτηριστικά φιλικά προς τους υπαλλήλους, όπως άμεση κατάθεση ίδιας ημέρας

Αυτά είναι λογικά αιτήματα για τις επιχειρήσεις που αναζητούν έναν παροχέα μισθοδοσίας πλήρους υπηρεσίας που ανταποκρίνεται στις υποσχέσεις του.

Ορισμένες επιχειρήσεις έχουν άλλες μη διαπραγματεύσιμες για μελλοντικούς παρόχους μισθοδοσίας επίσης. Μη φοβάστε να προωθήσετε τις επαφές πωλήσεών σας για να εξηγήσετε πώς μπορούν να ικανοποιήσουν τις ανάγκες σας. Εάν θέλουν πραγματικά την επιχείρησή σας, θα κάνουν το καλύτερο δυνατό για να περάσουν.

Έχετε έναν προτιμώμενο πάροχο μισθοδοσίας για μικρές επιχειρήσεις; Ποιο είναι το αγαπημένο σου πράγμα γι 'αυτό?