Πώς να δημιουργήσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης στο σπίτι για την τήρηση αρχείων

Αλλά η συμπλήρωση των ετήσιων φόρων σας δεν είναι ο μόνος λόγος για να έχετε ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης. Είναι σημαντικό να διατηρήσετε τις αποδείξεις για να δείξετε πόσα πληρώσατε για ακίνητα και επενδύσεις, καθώς και για να αποδείξετε πότε πραγματοποιήθηκαν οι αγορές. Είναι σχεδόν αδύνατο να λάβετε ένα δάνειο χωρίς να αποκαλύπτετε τα αρχεία του εισοδήματός σας και των δαπανών σας.

Η παρακολούθηση της γραφειοκρατίας αποτελεί αναγκαιότητα και μπορεί να προκαλέσει προβλήματα σε όσους είναι απροετοίμαστοι και αποδιοργανωμένοι. Ωστόσο, η δημιουργία ενός συστήματος αρχειοθέτησης στο σπίτι που έχει νόημα μπορεί να είναι αρκετά απλό.

Ρύθμιση συστήματος αρχειοθέτησης

Αν δεν έχετε ακόμη μετατρέψει σε ένα σύστημα χωρίς έγγραφα χωρίς έγγραφα, μπορείτε να διαχειριστείτε εύκολα ένα σύστημα για να παρακολουθείτε όλα τα αρχεία σας.

1. Αγοράστε απαραίτητα προμήθειες

Επισκεφθείτε το αγαπημένο σας κατάστημα εφοδιασμού γραφείου και πραγματοποιήστε τις παρακάτω αγορές:

• Ένα αρχείο τσέπης μεγέθους γραμματοσειράς που επεκτείνεται σε τρεισήμισι ίντσες (περίπου $ 3)
• Αρκετοί φάκελοι αρχείων (κάτω των $ 1 το καθένα)
• Ετικέτες για τους φακέλους αρχείων σας (περίπου $ 3 για ένα πακέτο 250 ετικετών)

2. Δημιουργία ετικετών

Επισήμανση του αναπτυσσόμενου φακέλου για το έτος. Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια ετικέτα για κάθε φάκελο αρχείου ως εξής:

• Προσωπικά έξοδα, όπως ρούχα, βιβλία, παντοπωλεία και ψυχαγωγία
• Ιατρικά / οδοντιατρικά
• Λογαριασμοί κοινής ωφελείας
• Μεγάλες αγορές και βελτιώσεις στο σπίτι
• Δηλώσεις τραπεζών
• Επενδύσεις
• Δηλώσεις πιστωτικών καρτών και αποδείξεις
• Πληρώστε τα στελέχη
• Φορολογικά αρχεία

3. Οργανώστε τα έγγραφα και τα αρχεία σας

Μόλις έχετε τους φακέλους σας επισημασμένους, ξεκινήστε την οργάνωση του συστήματος αρχειοθέτησής σας. Καθώς το έτος εξελίσσεται, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερους φακέλους για να κρατήσετε εισπράξεις για νέες κατηγορίες που πρέπει να παρακολουθήσετε, όπως δαπάνες για εκπαίδευση, κατοικίδια ζώα ή ταξίδια.

Τοποθετήστε τους φακέλους αρχείων σας μέσα στον αναπτυσσόμενο φάκελο και διατηρήστε το σύστημα αρχειοθέτησής σας γεμάτο με ασφάλεια στο συρτάρι ή στο ντουλάπι αρχειοθέτησης. Κάθε φορά που πραγματοποιείτε μια αγορά ή μια πληρωμή λογαριασμού, δημιουργήστε μια συνήθεια να τοποθετήσετε αμέσως την απόδειξή σας στον κατάλληλο φάκελο.

Για να βοηθήσετε να παραμείνετε στην κορυφή των πληρωμών λογαριασμών, δημιουργήστε ένα φάκελο με τίτλο "Χρεώσεις πληρωμής". Κρατήστε αυτόν τον φάκελο σε μια πολύ ορατή θέση, ώστε να σας υπενθυμίζουμε να το περάσετε τακτικά για να πληρώσετε τους εκκρεμούς λογαριασμούς σας. Μετά την πληρωμή κάθε λογαριασμού, τοποθετήστε την εγγραφή στον κατάλληλο φάκελο στο σύστημα αρχειοθέτησης.

Θα πρέπει επίσης να δημιουργήσετε ένα φάκελο με τίτλο "Προσοχή προσοχής". Για παράδειγμα, αν θέλετε να κάνετε μια έρευνα σχετικά με μια ύποπτη χρέωση στην πιστωτική σας κάρτα ή αν χρειαστεί να επικοινωνήσετε με έναν προμηθευτή που δεν σας έδωσε πίστωση για την καταβολή του πιο πρόσφατου λογαριασμού σας, θα πρέπει να τηρήσετε μια εγγραφή ή μια υπενθύμιση αυτόν τον φάκελο.

Ημερήσια μέθοδος αρχειοθέτησης

Με την εφαρμογή αυτού του συστήματος, μπορείτε να μειώσετε το χρόνο που ξοδεύετε την αναζήτηση μέσα από διάσπαρτα χαρτιά, έχοντας τα αρχεία σας ταξινομημένα σε οργανωμένα, κατάλληλα επισημασμένα αρχεία. Δημιουργήστε μια καθημερινή ρουτίνα για να διατηρείτε τα αρχεία σας σταθερά και σωστά συντηρημένα:

1. Συλλέξτε το ταχυδρομείο και περάστε μέσα από το γραφείο ή το τραπέζι σας.
2. Ανοίξτε κάθε κομμάτι αλληλογραφίας και αφαιρέστε τα ανεπιθύμητα μηνύματα και τους φακέλους που πρόκειται να ανακυκλωθούν.
3. Τοποθετήστε λογαριασμούς στο φάκελο "Γραμμάτια προς Πληρωμή".
4. Τοποθετήστε τις αποδείξεις στον κατάλληλο φάκελο. Για παράδειγμα, οι περιλήψεις των ιατρικών υπηρεσιών πρέπει να τοποθετούνται στον φάκελο "Ιατρικά / Οδοντιατρικά".
5. Οτιδήποτε χρειάζεται άμεση προσοχή θα πρέπει να μεταφερθεί στον φάκελο "Προσοχή προσοχής" ώστε να μπορείτε να το φροντίσετε γρήγορα.

Τι να διατηρήσετε και για πόσο καιρό

Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα πρέπει να τηρείτε αρχεία για τουλάχιστον τρία χρόνια, καθώς το IRS τυπικά αναζητά τρία χρόνια στο ιστορικό σας κατά τη διάρκεια ενός φορολογικού ελέγχου. Ωστόσο, το IRS μπορεί να επιλέξει να αναζητήσει επιπλέον τρία χρόνια στο ιστορικό σας, γι 'αυτό είναι σκόπιμο να αποθηκεύσετε αρχεία για έξι χρόνια.

Εδώ είναι μερικά αρχεία που πρέπει να κρατήσετε για έξι χρόνια:

• Έσοδα για τυχόν παρακρατήσεις που καταχωρίσατε στη φορολογική σας δήλωση
• Δηλώσεις διαπραγμάτευσης για συναλλαγές που αναφέρονται στη φορολογική σας δήλωση
• Εγγραφές σχετικά με την πώληση κατοικίας ή άλλου ακινήτου που αναφέρονται στη φορολογική σας δήλωση
• Μητρώα εσόδων και εξόδων που αναφέρθηκαν για τη μικρή επιχείρησή σας στη φορολογική σας δήλωση

Κάθε κομμάτι χαρτιού που υποστηρίζει τις πληροφορίες που αναφέρονται στη φορολογική σας δήλωση θα πρέπει να αποθηκευτεί για τα έξι έτη που ακολουθούν την ημερομηνία που καταθέσατε.

Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα αρχεία που θα θέλετε να κρατήσετε για πάντα:

• Επιστροφή φορου
• Συμβάσεις
• Πράξεις ιδιοκτησίας και δηλώσεις κλεισίματος
• Καταγράφει τις συνεισφορές σας στα σχέδια συνταξιοδότησης
• Ασφάλειες ζωής
• Έγγραφα κτηματολογίου, όπως πληρεξούσια ή συμφωνίες εμπιστοσύνης

Γραφική εργασία για απόρριψη

Αφού ολοκληρώσετε τη φορολογική σας δήλωση για το έτος, υπάρχει κάποια γραφειοκρατία που μπορεί να απορριφθεί. Αν δεν σχετίζεται με τη φορολογική σας δήλωση, θα πρέπει να μπορείτε να απαλλαγείτε από τα ακόλουθα στοιχεία:

• Τραπεζικές καταθέσεις και εισπράξεις από ΑΤΜ
• Τακτοποιήσεις πληρωμής
• Αποδείξεις λογαριασμού καλωδίου χρησιμότητας

Τελικό Λόγο

Δεν υπάρχει χρόνος όπως το παρόν για να ξεκινήσετε την οργάνωση των γραφειοκρατικών σας εργασιών. Όσο πιο σύντομα δημιουργείτε ένα οργανωμένο σύστημα αρχειοθέτησης, τόσο πιο γρήγορα μπορείτε να αποκομίσετε τις ανταμοιβές ενός οικείου γραφείου ή ενός γραφείου. Μπορεί επίσης να βρείτε πολύ πιο εύκολο να έχετε πρόσβαση σε οποιαδήποτε γραφειοκρατία ή εγγραφή οποτεδήποτε το χρειάζεστε.

Χρησιμοποιείτε ένα σύστημα αρχειοθέτησης στο σπίτι; Τι στρατηγικές έχουν λειτουργήσει καλά για σας?

(πιστωτική φωτογραφία: Bigstock)