6 Αιτίες της κακής επικοινωνίας - Πώς να χρησιμοποιήσετε απλά γλώσσα

Όταν εξετάζετε τις εντάσεις μεταξύ ανδρών και γυναικών, νέων και ηλικιωμένων, φίλων και μελών της οικογένειας, φαίνεται ότι οι περισσότεροι άνθρωποι είναι ένοχοι κακής επικοινωνίας. Αλλά είναι δυνατό να αναπτυχθούν αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας, μαθαίνοντας πώς να μιλάς και να γράφεις απλά και καθαρά, χρησιμοποιώντας απλή γλώσσα που είναι εύκολα κατανοητή από τους περισσότερους ανθρώπους.

Κοινές δυσλειτουργίες

"Αν έχετε χρόνο, προσπαθήστε να κόψετε το γκαζόν σήμερα το απόγευμα", είπε ο πατέρας καθώς βγήκε από την πόρτα για να πάει στο γραφείο του. Ο εφηβικός γιος του, με το κεφάλι κάτω, επικεντρωμένος στο πρωινό, μουρμούρισε σε απάντηση, "Uh-huh." Για την απογοήτευση του πατέρα, η αυλή παρέμεινε ανέπαφη όταν επέστρεψε στην πατρίδα της. Ο γιος, όταν αντιμετώπισε τον θυμωμένο πατέρα του, εξήγησε την έλλειψη δράσης του με την εξήγηση: "Είπατε" αν είχα χρόνο "και ήμουν στο εμπορικό κέντρο όλη την ημέρα".

Αυτή η σκηνή επαναλαμβάνεται κάθε μέρα σε χιλιάδες σπίτια σε ολόκληρη τη χώρα. Ο πατέρας ήταν ένοχος ότι δεν έλεγε αυτό που πραγματικά σήμαινε: Πρόθεσή του ήταν να δώσει εντολή στο γιο του να κόψει το γρασίδι εκείνο το απόγευμα, ακόμα κι αν αυτό σήμαινε ότι έπρεπε να αναδιοργανώσει το πρόγραμμά του ή να χάσει άλλη δραστηριότητα. Σε μια προσπάθεια αποφυγής του φαινομένου ελέγχου, ο πατέρας πρόσθεσε την ψευδή προϋπόθεση "αν έχετε χρόνο", αναμένοντας τον γιο του να ερμηνεύσει την υποκείμενη έννοια της δήλωσής του. Ο γιος του φυσικά επικεντρώθηκε στην προϋπόθεση "αν έχετε χρόνο" και όχι στην κατεύθυνση "κόβουμε το γκαζόν". Κατά συνέπεια, και οι δύο πλευρές αισθάνθηκαν άδικη μεταχείριση από την άλλη.

Παρόμοιες παρεξηγήσεις προκύπτουν στην εργασία, στα σχολεία, στην παιδική χαρά και στο σπίτι. Είτε μιλώντας είτε γράφοντας, προκύπτουν παρεξηγήσεις λόγω της κακής επιλογής λέξεων και της αποτυχίας να συνειδητοποιήσουμε ότι η επικοινωνία περιλαμβάνει δύο εξίσου κρίσιμα στοιχεία: τον ομιλητή και τον ακροατή ή τον συγγραφέα και τον αναγνώστη. Όπως είπε ο προπονητής του NBA Hall of Fame της Boston Celtics, ο Red Auerbach είπε: "Δεν είναι αυτό που τους πείτε ... είναι αυτό που ακούνε."

Η δοκιμή των αποτελεσματικών επικοινωνιών

Οι επικοινωνίες είναι αποτελεσματικές όταν ο παραλήπτης μιας σκέψης, ακούγοντας ή διαβάζοντας, καταλαβαίνει τη σημασία που έχει ο ηχείο ή ο συγγραφέας. Η καλή επικοινωνία είναι απλή και άμεση, ενίοτε εντατικοποιείται από το συναίσθημα, αλλά ποτέ δεν προκαλεί σύγχυση.

Για παράδειγμα, όταν ρωτούσε τον γιο του να κόψει το γκαζόν, ο πατέρας από το προηγούμενο σενάριο θα ήταν πιο επιτυχημένος εάν είχε πάρει το χρόνο να σιγουρευτεί ότι ο γιος του ακούει και είχε επιλέξει τα λόγια του πιο προσεκτικά:

"Mike", δήλωσε ο πατέρας απευθυνόμενος στο γιο του, όταν βγήκε από την πόρτα για να δουλέψει. Ο πατέρας σταμάτησε, περιμένοντας τον έφηβο να σηκώσει τα μάτια του από τα δημητριακά που γλύφει κάτω. "Βγαίνουμε έξω από την πόλη αυτό το Σαββατοκύριακο, οπότε πρέπει να κόψετε το χορτοτάπητα σήμερα. Τυχόν πρόβλημα με αυτό; "

"Οχι κύριε. Πήγα στο εμπορικό κέντρο με τον Τεντ και τον Τζιμ, αλλά μπορώ να το φτιάξω πριν φύγω. "

"Εξαιρετική. Το εκτιμώ. Σε βλέπω απόψε », είπε ο πατέρας, βγάζοντας την πόρτα. Ο χλοοτάπητας κόβεται και κόβεται, και η οικογένεια είχε μια βραδινή βραδιά.

Ο ομιλητής και ο ακροατής συμφώνησαν στο μήνυμα "κόψτε το χορτοτάπητα σήμερα". Ο πατέρας δεν προσέθεσε ψευδή επιλογή και ο γιος επανέλαβε την κατανόησή του για το μήνυμα, επιβεβαιώνοντας την επικοινωνία.

Το αν ένας αστυνομικός που μιλάει σε έναν εγκληματία, ένας γονέας μιλάει με ένα παιδί, ένας διευθυντής στο προσωπικό του ή ένας ιεροκήρυκας στο κοπάδι του, απλή γλώσσα σε συνδυασμό με άλλες δεξιότητες επικοινωνίας, αυξάνει την κατανόηση και την αλληλεπίδραση μεταξύ των μερών.

Αιτίες της κακής επικοινωνίας

Σύμφωνα με τους επιστήμονες, οι άνθρωποι άρχισαν να μιλάνε περίπου 100.000 χρόνια πριν, και η γραφή άρχισε γύρω στις 4.000 π.Χ. Πριν από τη γραπτή γλώσσα, οι άνθρωποι χρησιμοποίησαν εικόνες (σπήλαιο σχέδια), που εξελίχθηκε σε σύμβολα λέξη. Η εξέλιξη της γλώσσας, που ορισμένοι αποκαλούσαν το «ανθρώπινο σύστημα επικοινωνίας», αποδεικνύει ότι η παλιά παροιμία «μια εικόνα αξίζει χίλιες λέξεις», αφού είναι σχεδόν αδύνατο να μεταφέρουμε υπό όρους, πολύπλοκες ή περίπλοκες ιδέες με μια απλή εικόνα.

Ενώ ορισμένοι γλωσσολόγοι υποδεικνύουν ότι είναι αδύνατη η ακριβής καταμέτρηση του αριθμού των λέξεων στην αγγλική γλώσσα, το Global Language Monitor υποστήριξε ότι υπήρχαν 1.013.913 λέξεις την 1η Ιανουαρίου 2012, με μια νέα λέξη να δημιουργείται κάθε 98 λεπτά. Λόγω του μεγάλου αριθμού διαθέσιμων λέξεων για επιλογή, η ευκαιρία για μπερδεμένη επικοινωνία είναι υψηλή, ακόμη και όταν δύο άτομα έχουν λεξικά με παρόμοια μεγέθη. Οι συγκεκριμένες λέξεις που είναι γνωστές σε κάθε άτομο, καθώς και η κατανοητή σημασία κάθε λέξης, μπορούν να διαφέρουν σημαντικά λόγω διαφορετικών περιβαλλόντων, πολιτισμών και εμπειριών.

1. Μη ευθυγραμμισμένα λεξιλόγια

Η "απλή γλώσσα" αναφέρεται στην προτίμηση των λέξεων που υπάρχουν στο λεξιλόγιο όλων - ποιες γλωσσολογίες ονομάζουν "βασικό λεξιλόγιο" - που αποτελείται από περίπου 200 έως 300 λέξεις. Αυτές οι λέξεις είναι ως επί το πλείστον ρήματα, αντωνυμίες και επιδείξεις, όπως "του" και "αυτό", που βοηθούν να διακρίνει το θέμα στο οποίο αναφέρεται ο ομιλητής ή ο συγγραφέας. Αυτές οι λέξεις χρησιμοποιούνται συχνά και σε πολλά πλαίσια για να εκφράσουν νόημα και πρόθεση, συνήθως χωρίς παρεξήγηση.

Ως αρχάριος της επικοινωνίας, ο ομιλητής ή ο συγγραφέας πρέπει να επιλέξει λέξεις που είναι εύκολα κατανοητές από τον ακροατή ή τον αναγνώστη. Για παράδειγμα, ένας 10χρονος είναι απίθανος να καταλάβει την έννοια της "πληθώρας", έτσι "άφθονο" ή "πολύ" θα ήταν καλύτερες επιλογές. Ένας επικοινωνιακός πρέπει πάντα να εξετάζει το κοινό του όταν επικοινωνεί.

2. Κακή σκέψη

Η κακή σκέψη έχει ως αποτέλεσμα την ακατάστατη ομιλία, η οποία συμβαίνει συνήθως όταν κάποιος αρχίζει να μιλά πριν ολοκληρώσει τη διαδικασία της σκέψης του. Ως εκ τούτου, οι ακροατές λαμβάνουν μακρά, περίπλοκα ταξίδια γεμάτα αντιφάσεις, εξωτερικές πληροφορίες και πρόωρα συμπεράσματα.

Η κακή σκέψη συμβαίνει συνήθως σε περιόδους άγχους ή υψηλού συναισθήματος. Θυμηθείτε την παρατήρηση του Πλάτωνα: Οι σοφοί μιλούν επειδή έχουν κάτι να πουν, ενώ οι ανόητοι μιλούν επειδή πρέπει να πουν κάτι. Με άλλα λόγια, σκεφτείτε την πρόθεση του μηνύματός σας πριν μιλήσετε και, όταν μιλάτε, επιλέξτε γλώσσα ακριβής, σαφής και εύκολα κατανοητή.

3. Ελαττωματικοί ορισμοί

Τα ομόφωνα είναι λέξεις που ακούγονται όμοια ή σχεδόν όμοια, αλλά έχουν διαφορετικούς ορισμούς. Για παράδειγμα, "διακριτική" σημαίνει προσεκτική και ενημερωμένη, ενώ "διακριτή" σημαίνει ξεχωριστή ή ξεχωριστή.

Άλλα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• αποτρόπαιες - παρεκκλίνουσες
• εναλλακτική - εναλλακτική λύση
• αποσυναρμολογήστε - διασκεδάστε
• μεταναστεύσουν
• χλοοτάπητα - ιδρυτής
• ορχιδέα

Η επιλογή των λέξεων σας είναι σημαντική επειδή η λάθος λέξη μπορεί να προκαλέσει σύγχυση στον ακροατή ή τον αναγνώστη. Σε περίπτωση αμφιβολίας, συμβουλευτείτε ένα λεξικό - ή απλά μην χρησιμοποιήσετε τη λέξη.

4. False Civility

Ενώ η ευγένεια είναι ένα επιθυμητό χαρακτηριστικό σε όλες τις κοινωνίες, είναι συχνά παρεξηγημένο και παρερμηνευμένο. Η ατομικότητα είναι θέμα περιβάλλοντος - αυτό που μπορεί να θεωρηθεί αγενές ή ανόητο σε μια κατάσταση μπορεί να είναι σωστό σε μια άλλη. Ένας γονέας που προειδοποιεί ένα παιδί να βγει από το δρόμο δεν πρέπει να εκτιμά τα συναισθήματα του παιδιού πάνω από την ασφάλειά του. ένας προϊστάμενος πειθαρχίας ενός υποκείμενου για φτωχά αποτελέσματα δεν πρέπει να αραιώνει ή να συγχέει το μήνυμα με την ελπίδα ότι θα θεωρηθεί "ωραία". Η ευφυΐα σημαίνει να είσαι συνειδητός και προσεκτικός για το πώς οι ενέργειες και οι λέξεις επηρεάζουν τους άλλους, αλλά δεν σημαίνει να χτυπάς γύρω από τον θάμνο ή να φωνάζεις τα συναισθήματα.

5. Ολιστική γλώσσα συνήθειες

Τα ασυνείδητα πρότυπα σκέψης, ομιλίας και αλληλεπίδρασης αναπτύσσονται με την πάροδο του χρόνου. Αυτές οι συνήθειες επηρεάζουν τις καθημερινές σας δραστηριότητες και τη σχέση σας με το περιβάλλον σας. Επιπλέουν στην ομιλία και τη γραφή, και συχνά οδηγούν σε κακή επικοινωνία.

Προσέξτε όταν χρησιμοποιείτε τα εξής:

• Ακρωνύμια. Τα ακρωνύμια είναι συντομογραφίες εκδόσεων φράσεων ή ονομάτων οργανισμών που σχηματίζονται με συνδυασμό αλφαβητικών χαρακτήρων για τη δημιουργία μιας νέας λέξης, όπως OSHA - στενογραφία για την Υπηρεσία Ασφάλειας και Υγείας της Ομοσπονδιακής Κυβέρνησης. Τα ακρωνύμια εξοικονομούν χρόνο και μπορεί να βελτιώσουν την ανάκληση της υποκείμενης σημασίας. Δυστυχώς, τα ακρωνύμια είναι τόσο πανταχού παρόν στην ομιλία και την εκτύπωση ότι οι έννοιές τους συχνά παρερμηνεύονται. Για παράδειγμα, η έννοια του ακρωνύμιου "ACA" θα μπορούσε να ερμηνευτεί σωστά ως "Affordable Care Act", "American Correctional Association", "American Camp Association" ή "American Chiropractic Association". Εάν χρησιμοποιείτε ένα ακρωνύμιο, φροντίστε να δώσετε την έννοιά του έτσι ώστε το ακροατήριό σας να μην συγχέεται.
• Γλωσσάριο και λεξικό. Πολλές κοινωνικές, επιχειρηματικές ή επαγγελματικές ομάδες αναπτύσσουν ειδικά λεξιλόγια για να περιγράψουν έννοιες και δραστηριότητες που είναι συγκεκριμένες για την ομάδα τους ("ορολογία"). Παραδείγματα περιλαμβάνουν το "baluster" στην αρχιτεκτονική, το "arabesque" στο μπαλέτο και το "all in" στο πόκερ. Οι διαλόγοι είναι φράσεις και λέξεις από συγκεκριμένες γεωγραφικές περιοχές που χρησιμοποιούνται συνήθως σε συνομιλία, αλλά όχι τυπική γραφή. Η έννοια του "ποτ λικέρ", ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει τους χυμούς που αφέθηκαν σε μια κατσαρόλα μετά το μαγείρεμα των μπιζελιών ή των χόρτων, θα ήταν εύκολα κατανοητό στο Νότο, αλλά λιγότερο πάνω από τη γραμμή Mason-Dixon. Το γιγαντό και οι διαλόγοι μπορούν να προσθέσουν χρώμα στην ομιλία και τη γραφή, ακόμα και στην ενίσχυση της κατανόησης όπου οι έννοιες τους κατανοούνται, αλλά η πιθανότητα παρεξήγησης παραμένει υψηλή.
• Υποθέσεις, στερεότυπα και παραπομπές. Είναι γνωστό ότι η χρήση υποθέσεων - λαμβάνοντας κάτι ως δεδομένη ή χωρίς απόδειξη - μπορεί να σας κάνει να φαίνεστε άσχημα. Τα στερεότυπα (ανακριβείς απλοποιητικές γενικεύσεις) και οι παραλλαγές (έμμεσες, συχνά λανθασμένες αναφορές) μπορούν να έχουν το ίδιο αποτέλεσμα: λασπώνοντας το μήνυμα που θέλετε και συγχέοντας τους ακροατές ή τους αναγνώστες. Δεν υπάρχει τίποτα να κερδίσουν από τη χρήση τους και πολλά να χάσουν, γι 'αυτό αποφύγετε όποτε είναι δυνατόν.
• Buzzwords. Λόγοι που ακούγονται εντυπωσιακοί αλλά δεν μεταφέρουν κανένα ιδιαίτερο νόημα βρίσκονται σε μια ειδική τάξη μόνοι τους. Δεν έχουν θέση σε έξυπνη ομιλία ή γραφή. Η χρήση των λέξεων-κλειδιών είναι τόσο φανερή που τα παιχνίδια για το ποτό στηρίζονται στη χρήση τους στις πολιτικές ομιλίες. Ωστόσο, οι πολιτικοί δεν είναι οι μόνοι ένοχοι - ορισμένοι εταιρικοί πολιτισμοί είναι περίφημοι για τη χρήση τους. Ο Scott Adams, ο δημιουργός της αρχής του Dilbert, υποδηλώνει ακόμη ότι οι εργαζόμενοι μαθαίνουν να χρησιμοποιούν μεγάλες και ασαφείς λέξεις καθώς προχωρούν μέσω της διαχείρισης, προτιμώντας μια φράση όπως "χρησιμοποίησα το εργαλείο πολλαπλών εργαλείων μου για να επεξεργαστώ έναν πόρο αμύλου" στο "I χρησιμοποίησα το πιρούνι μου για να φάω μια πατάτα ».

6. Κυβέρνηση-Speak και Legalese

Τα νομικά και κανονιστικά έγγραφα είναι ιδιαίτερα ανοιχτά σε σύγχυση λόγω της χρήσης τεχνικών όρων και μιας κουλτούρας που ανταμείβει συχνά την ποσότητα των λέξεων σε σχέση με την ποιότητα και την πρόθεση. Σύμφωνα με τον συγγραφέα Slate Matthew Yglesias, οι "δυσνόητοι κανόνες είναι ο καλύτερος φίλος του δικηγόρου και η ανάγκη των εταιρειών να δικηγόρων είναι ένα τεράστιο [ανταγωνιστικό] πλεονέκτημα για μεγάλες ή καθιερωμένες οντότητες".

Τα άσχημα γραπτά κυβερνητικά έγγραφα οδήγησαν τελικά στο πέρασμα του νόμου για την απλή γραφή του 2010 και στην ίδρυση ενός δημόσιου ιστότοπου PlainLanguage.gov για την «προώθηση της χρήσης απλής γλώσσας για όλες τις κυβερνητικές επικοινωνίες». Όπως αναμένετε, η ανάγκη για βελτιωμένη γραπτή επικοινωνία εκτείνεται πέρα ​​από τα αμερικανικά σύνορα και ακόμη και την αγγλική γλώσσα. Υπάρχουν οργανισμοί σε όλο τον κόσμο που είναι αφιερωμένοι στη βελτίωση της κατανόησης των κυβερνητικών εγγράφων μέσω της χρήσης απλής γλώσσας: Plain Language Association International στον Καναδά, COSLA στη Γαλλία και CHIARO! στην Ιταλια.

Τελικό Λόγο

Η απλή γλώσσα, σε συνδυασμό με άλλες καλές δεξιότητες επικοινωνίας, συμβάλλει στην αύξηση της ακριβούς επικοινωνίας των σχετικών πληροφοριών. Με την ενσωμάτωση ενός επαναληπτικού "βρόχου ανατροφοδότησης" σε σημαντικές ή σημαντικές επικοινωνίες, μπορείτε να βελτιώσετε δραματικά την κατανόηση και τη διατήρηση της προφορικής και γραπτής λέξης. Απλώς ζητήστε από τον ακροατή ή τον αναγνώστη να επαναλάβει την αντίληψή του σχετικά με την επικοινωνία με τα δικά του λόγια, για να διασφαλίσει ότι έχουν ληφθεί και μνημονεύονται οι σωστές πληροφορίες. Και όταν αμφιβάλλετε, θυμηθείτε τα λόγια του Charlie Kaufman, ο οποίος κέρδισε το βραβείο της Ακαδημίας: «Η συνεχής συζήτηση δεν επικοινωνεί απαραίτητα».

Πώς σιγουρεύεστε ότι επικοινωνείτε αποτελεσματικά?