Αναθεώρηση FreshBooks - Λογισμικό ηλεκτρονικής τιμολόγησης για την αδυσώπητη τιμολόγηση

Το FreshBooks έχει πολλούς ανταγωνιστές στον γεμάτο online χώρο λογιστικής, συμπεριλαμβανομένων των Kashoo, Zoho Books, Xero και Wave. Με τις ευέλικτες επιλογές πληρωμής και τις αυτόματες λογιστικές λειτουργίες, σε αντίθεση με μερικούς από τους φθηνότερους ανταγωνιστές της, είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τους πολυάσχολους επιχειρηματίες που δεν έχουν την πολυτέλεια να αφιερώσουν χρόνο σε χειρωνακτικές λογιστικές δραστηριότητες.

Πως δουλεύει

Για να εγγραφείτε στο FreshBooks, πρέπει απλά να δώσετε το όνομά σας και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Για τα πληρωμένα σχέδια, δεν χρειάζεται να εισάγετε αριθμό πιστωτικής κάρτας μέχρι το τέλος της δοκιμαστικής περιόδου των 30 ημερών. Μετά την εγγραφή σας, χρεώνεστε αυτόματα σε μηνιαία βάση και μπορείτε να την ακυρώσετε ανά πάσα στιγμή.

Η καρδιά του λογαριασμού σας FreshBooks είναι ένας πίνακας ελέγχου που σας επιτρέπει να δημιουργείτε εκτιμήσεις, να παρακολουθείτε το χρόνο εργασίας, να στέλνετε τιμολόγια, να διαχειρίζεστε δαπάνες, να επεξεργάζεστε λίστες πελατών και να δημιουργείτε οικονομικές αναφορές για την επιχείρησή σας. Αυτός ο πίνακας ελέγχου έχει μια προσαρμοσμένη διεύθυνση URL, που εκφράζεται ως "yourname.FreshBooks.com".

Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πολλές λειτουργίες FreshBooks, συμπεριλαμβανομένης της καταχώρισης πληρωμών, των ειδοποιήσεων καθυστερημένης πληρωμής στους πελάτες και της δημιουργίας αναφορών. Μπορείτε επίσης να συνδέσετε το λογαριασμό σας απευθείας με μια εφαρμογή πληρωμής τρίτου μέρους (όπως το Stripe) για να δημιουργήσετε ένα ηλεκτρονικό σημείο πώλησης για την εταιρεία σας. Αν δεν έχετε έναν δωρεάν λογαριασμό, το FreshBooks σας επιτρέπει επίσης να αντικαταστήσετε το δικό σας branding με το εταιρικό λογότυπο σας στα τιμολόγια που στέλνετε στους πελάτες. Για τις επιχειρήσεις που δεν χρειάζεται να διαχειρίζονται πολύπλοκες χρηματοοικονομικές συναλλαγές, έχει σχεδιαστεί για να καλύψει το ρόλο ενός ανθρώπινου λογιστή.

Βασικά χαρακτηριστικά

Τα χαρακτηριστικά του FreshBooks ποικίλλουν ανάλογα με κάθε διαθέσιμο σχέδιο.

Δωρεάν Σχέδιο

Το δωρεάν σχέδιο περιλαμβάνει μόνο μερικά από τα χρήσιμα χαρακτηριστικά του FreshBooks και μπορείτε να έχετε μόνο έναν πελάτη σε αυτό. Σας δίνεται μόλις 14 μέρες πριν σας ζητηθεί να αναβαθμίσετε - σε αντίθεση με 30 για αμειβόμενα σχέδια - μετά από αυτό, θα πετάξετε με εβδομαδιαία up-sells.

• Δημιουργία και παράδοση τιμολογίου. Το FreshBooks σάς επιτρέπει να δημιουργείτε απεριόριστο αριθμό τιμολογίων που περιλαμβάνουν το όνομα ή το εταιρικό σας όνομα, στοιχεία επικοινωνίας και προσωπικό ή εταιρικό λογότυπο. Μπορείτε να ορίσετε μια ωριαία τιμή, ένα κόστος ανά μονάδα ή μια κατ 'αποκοπή αμοιβή υπηρεσιών, καθώς και μια ημερομηνία λήξης. Μόλις δημιουργηθεί, μπορείτε να παραδώσετε ένα τιμολόγιο με email ή να το εκτυπώσετε και να το στείλετε μέσω του ταχυδρομείου. Αν στείλετε το τιμολόγιό σας online, μπορείτε να δείτε πότε προβάλλεται για πρώτη φορά.
• Υπολογίζει. Πριν από την έναρξη ενός έργου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το FreshBooks για να δημιουργήσετε μια εκτίμηση για τον πελάτη σας και να το επεξεργαστείτε οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια του έργου. Όταν ολοκληρωθεί, μετατρέψτε την εκτίμηση σε ένα επίσημο τιμολόγιο με ένα μόνο κλικ.
• Αποδοχή πληρωμής και παρακολούθηση πληρωμής. Η πλατφόρμα FreshBooks σάς επιτρέπει να δεχτείτε τις μεγαλύτερες πιστωτικές κάρτες, συμπεριλαμβανομένων των Visa, MasterCard και American Express (χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή πληρωμής τρίτου μέρους), καθώς και το PayPal. Οποιοδήποτε νόμισμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την τιμολόγηση και αποδοχή πληρωμών. Όταν πληρώσετε, εν μέρει ή εξ ολοκλήρου, το ποσό που οφείλεται στο τιμολόγιο αλλάζει για να αντικατοπτρίζει αυτό. Μπορείτε επίσης να δεχτείτε πληρωμές εκτός σύνδεσης, όπως μετρητά και επιταγές, αν και θα πρέπει να ενημερώσετε το τιμολόγιο με μη αυτόματο τρόπο σε αυτές τις περιπτώσεις. Μπορείτε να επιστρέψετε την πληρωμή ενός πελάτη ή να διαγράψετε ένα παράλειμμα τιμολογίου - μηδενίζοντας το υπόλοιπό του χωρίς καταγραφή ότι έχει καταβληθεί.
• Υπενθυμίσεις και ειδοποιήσεις. Μπορείτε να δημιουργήσετε υπενθυμίσεις καθυστερημένης πληρωμής για παραβατικούς πελάτες ή να δώσετε εντολή στο FreshBooks να αποστέλλει αυτόματα ειδοποιήσεις μετά την πάροδο κάθε προθεσμίας.
• Υπηρεσίες ταχυδρομείου. Το FreshBooks μπορεί να συσκευάσει και να στείλει τα τιμολόγιά σας οπουδήποτε στον κόσμο μέσω παραδοσιακών ταχυδρομείων. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν την υπηρεσία, πρέπει να αγοράσετε "γραμματόσημα", τα οποία είναι ταχυδρομικές πιστώσεις που περιλαμβάνουν τα ταχυδρομικά τέλη, τη συσκευασία και την εργασία. Οι μεμονωμένες σφραγίδες κοστίζουν 2,29 δολάρια το καθένα, με το κόστος να μειώνεται στα 1,79 δολάρια για παραγγελίες από 100 έως 499 και 1,49 δολάρια το καθένα για παραγγελίες 500 ή περισσότερο. Χρειάζεται μία σφραγίδα για να στείλετε ένα τιμολόγιο στις Η.Π.Α. και τον Καναδά και δύο για να το στείλετε οπουδήποτε αλλού.
• Παρακολούθηση Χειροκίνητων Εξόδων. Μπορείτε να παρακολουθήσετε τα έξοδά σας, τραβώντας φωτογραφίες από τις αποδείξεις σας και φορτώνοντας τους στο λογαριασμό σας. Μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε συγκεκριμένες δαπάνες στους πελάτες και να προσθέσετε αυτόματα στοιχεία γραμμής στα τιμολόγιά σας.
• Παρακολούθηση χρόνου. Το FreshBooks διαθέτει ένα ενσωματωμένο ρολόι, το οποίο μπορείτε να ξεκινήσετε και να σταματήσετε κατά βούληση, το οποίο παρακολουθεί τις χρεωστικές ώρες σας. Διατηρήστε ξεχωριστό χρονικό ρολόι με διαφορετικές τιμές για κάθε πελάτη. Μπορείτε να δημιουργείτε τιμολόγια απευθείας από τα φύλλα χρόνου σας όποτε θέλετε.
• Αναφορές. Το FreshBooks μπορεί να δημιουργήσει αναφορές για τα συνολικά κέρδη και τις απώλειες, τους φόρους, τα έξοδα και το ιστορικό συλλογών. Χρησιμοποιήστε τα για να μετρήσετε τη χρηματοοικονομική υγεία της επιχείρησής σας με μια ματιά.

Σχέδιο σποράς

Για $ 19,95 το μήνα, το Seedling σάς επιτρέπει να προσθέσετε μέχρι και 25 πελάτες και να έχετε την επιλογή να αποκρύψετε την επωνυμία FreshBooks στα τιμολόγιά σας. Επιπλέον, αυτό το σχέδιο περιλαμβάνει όλα τα χαρακτηριστικά του ελεύθερου σχεδίου, συν τα εξής:

• Αυτόματη παρακολούθηση εξόδων. Το Σχέδιο Σποράς σας επιτρέπει να εισάγετε τα έξοδά σας απευθείας από τους λογαριασμούς της τράπεζάς σας ή της πιστωτικής σας κάρτας, εξαλείφοντας την ανάγκη για χειροκίνητη είσοδο στην πλειοψηφία των στοιχείων.
• Εφαρμογή εφαρμογής. Η πλατφόρμα ενσωματώνεται με δεκάδες εφαρμογές τρίτων, συμπεριλαμβανομένων των επιλογών διαχείρισης μισθοδοσίας (όπως το ZenPayroll), λογισμικού φορολογίας (όπως SimpleTax), εργαλείων διαχείρισης έργου (όπως Basecamp), διαχείρισης σχέσεων με πελάτες (όπως Highrise).

Αειθαλές σχέδιο

Για $ 29,95 το μήνα, θα έχετε όλα τα διαθέσιμα χαρακτηριστικά με το Seedling, καθώς και τα παρακάτω:

• Απεριόριστες Πελάτες. Το σχέδιό σας Evergreen σάς επιτρέπει να προσθέτετε όσο το δυνατόν περισσότερους πελάτες στο λογαριασμό σας.

Μοναδικό σχέδιο δρυός

Τα 39,95 δολάρια ανά μήνα περιλαμβάνουν όλες τις λειτουργίες που διατίθενται με τα κατώτερα σχέδια, συν τα ακόλουθα:

• Εργαλεία διαχείρισης έργου. Βασικά εργαλεία διαχείρισης έργου, όπως τα φύλλα ομάδων εργασίας που σας επιτρέπουν να ορίσετε διαφορετικά ποσοστά για διαφορετικά μέλη του προσωπικού.
• Ιστορικά φύλλα διαχείρισης χρόνου για ομάδες. Εάν διαχειρίζεστε μια ομάδα, μπορείτε να δείτε τα ιστορικά αρχεία ιστορικού κάθε μέλους από τότε που ξεκίνησε ο λογαριασμός σας.
• Πρόσθετοι χρήστες. Χωρίς επιπλέον κόστος, μπορείτε να προσθέσετε έναν επιπλέον χρήστη στο λογαριασμό σας. Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερα μέλη της ομάδας, κοστίζει $ 10 ανά μήνα, ανά χρήστη.

Πλεονεκτήματα

1. Μπορείτε να αποδεχτείτε PayPal και πληρωμές με πιστωτικές κάρτες μέσω FreshBooks
Μπορείτε να συνδέσετε τους λογαριασμούς FreshBooks και PayPal και να ενημερώσετε αυτόματα τα τιμολόγιά σας όταν πληρώσετε. Παρόλο που μπορείτε να δεχτείτε πληρωμές PayPal από πελάτες μέσω του Wave, δεν μπορείτε να συνδέσετε τους λογαριασμούς σας. Συνδέοντας το λογαριασμό FreshBooks με μια πλατφόρμα πληρωμών τρίτου μέρους, μπορείτε επίσης να αποδεχτείτε τις πληρωμές με πιστωτικές κάρτες. Δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό με το Kashoo ή το Zoho Books.

2. Τα τιμολόγια και ο λογαριασμός σας ενημερώνονται αυτόματα για τις ηλεκτρονικές πληρωμές
Όταν λαμβάνετε μια ηλεκτρονική πιστωτική κάρτα ή μια πληρωμή PayPal, η FreshBooks την καταγράφει και ενημερώνει το σχετικό τιμολόγιο. Αντίθετα, το Kashoo απαιτεί να εισαγάγετε όλες τις πληρωμές με μη αυτόματο τρόπο, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που πραγματοποιούνται μέσω του PayPal. Τα βιβλία Zoho απαιτούν χειροκίνητη εισαγωγή για όλες τις πληρωμές με πιστωτικές κάρτες.

3. Δεν χρειάζεται να πληρώσετε για τηλεφωνική υποστήριξη
Ένας δωρεάν λογαριασμός FreshBooks επιτρέπει την πρόσβαση σε τηλεφωνικές γραμμές υποστήριξης χωρίς χρέωση για πελάτες στη Βόρεια Αμερική, το Ηνωμένο Βασίλειο και την Ιρλανδία. Το Zoho Books and Wave έχει επίσης υποστήριξη κλήσεων, αλλά και οι δύο περιορίζουν την πρόσβαση στους συνδρομητές που πληρώνουν. Τουλάχιστον, πρέπει να εγγραφείτε για το Πακέτο συνδρομής $ 9 ανά μήνα για το Wave ή για συνδρομή $ 24,99 ανά μήνα για να λάβετε βοήθεια από ένα ζωντανό άτομο.

4. Μπορείτε να τιμολογείτε σε πολλές γλώσσες
Πολλοί από τους ανταγωνιστές της FreshBooks απαιτούν τα τιμολόγιά σας να είναι γραμμένα στα Αγγλικά. Αν έχετε πελάτες σε άλλες χώρες, αυτό μπορεί να αντιμετωπιστεί ως δυσάρεστο, ακόμη και αν κατανοούν τη γλώσσα. Σε όλα τα πακέτα FreshBooks, μπορείτε να ορίσετε την προεπιλεγμένη γλώσσα κάθε πελάτη. Επιλέξτε από τα αγγλικά, τα ισπανικά, τα γαλλικά, τα γερμανικά, τα ιταλικά, τα νορβηγικά, τα σουηδικά, τα δανικά, τα ολλανδικά, τα πορτογαλικά και ακόμη και τα εσθονικά.

5. Διατίθεται τιμολόγιο πολλαπλών νομισμάτων
Όλα τα πακέτα FreshBooks σας επιτρέπουν να ορίζετε προεπιλεγμένα νομίσματα για κάθε πελάτη και να τα τιμολογείτε στις ονομαστικές τους ονομασίες. Το FreshBooks χειρίζεται το μαθηματικό μετατροπής με τις τρέχουσες τιμές. Αντίθετα, τα φθηνότερα σχέδια του Xero δεν σας επιτρέπουν να τιμολογείτε σε πολλαπλά νομίσματα - πρέπει να επιλέξετε το σχέδιο "Premium 10" αξίας $ 70 ανά μήνα για να λάβετε αυτό το όφελος.

6. Καθαρή, πρακτική, χρήσιμη διασύνδεση
Το FreshBooks έχει μια διαισθητική, ευκρινή διασύνδεση που επικεντρώνεται σε έναν αθόρυβο πίνακα ελέγχου. Από εδώ, μπορείτε εύκολα να έχετε πρόσβαση σε ξεχωριστές καρτέλες για κάθε μία από τις κύριες λειτουργίες του FreshBooks, οι οποίες περιλαμβάνουν τη δημιουργία και την αποστολή τιμολογίων, την παρακολούθηση εξόδων και τη δημιουργία αναφορών.

Μέσα σε κάθε καρτέλα, μεγάλα, σαφώς σημειωμένα κουμπιά και ετικέτες σας κατευθύνουν. Για νεότερους χρήστες, η πλατφόρμα περιλαμβάνει επίσης το εγγενές κείμενο που παρέχει πρόσθετες εξηγήσεις για κάθε λειτουργία χωρίς να απαιτείται να μπείτε στην ενότητα βοήθειας. Αντίθετα, οι πλατφόρμες όπως το Zoho Books και το Wave προσπαθούν να γεμίσουν πολλές λειτουργίες σε μια ενιαία οθόνη όσο το δυνατόν, δημιουργώντας άσκοπη ακαταστασία.

7. Υπάρχει μια δωρεάν έκδοση
Αν και είναι κάπως περιορισμένο, το FreshBooks έχει μια δωρεάν έκδοση. Αυτό είναι κάτι περισσότερο από τους ανταγωνιστές όπως οι Kashoo και Zoho Books μπορούν να πουν.

Μειονεκτήματα

1. Η δωρεάν έκδοση είναι πολύ περιορισμένη
Σε αντίθεση με τα βιβλία Kashoo, Xero και Zoho, το FreshBooks έχει δωρεάν έκδοση. Ωστόσο, είναι εξαιρετικά περιορισμένη, επιτρέποντας μόνο έναν πελάτη και αποφεύγοντας βασικά χαρακτηριστικά όπως την αυτόματη εισαγωγή εξόδων και την παρακολούθηση της ομαδικής ώρας. Και, φαίνεται να κινείται προς τη λάθος κατεύθυνση: Όταν το FreshBooks ξεκίνησε για πρώτη φορά, θα μπορούσατε να προσθέσετε τρεις πελάτες στον δωρεάν λογαριασμό σας.

Για λόγους σύγκρισης, η Wave προσφέρει όλη τη σουίτα υπηρεσιών - συμπεριλαμβανομένων απεριόριστων πελατών και τιμολογίων - δωρεάν. Πρέπει να πληρώσετε μόνο για πακέτα που περιλαμβάνουν υποστήριξη μέσω τηλεφώνου και συνομιλίας.

2. Δεν εντοπίζονται απογραφές ή αποσβέσεις
Εάν εκτελείτε μια επιχείρηση που εμπορεύεται φυσικά αγαθά, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα FreshBooks για να παρακολουθείτε το απόθεμά σας και τις αποστολές σας. Παρόλο που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τα έξοδά σας μεταφορτώντας αποδείξεις και τιμολόγια προμηθευτών στο λογαριασμό σας, ο ανταγωνιστής του Xero χρησιμοποιεί τα έξοδα και τις πληρωμές σας για να διατηρεί σε πραγματικό χρόνο, αυτόματα ενημερωμένη λογιστική του αποθέματός σας. Δεν υπάρχει επίσης χρονοδιάγραμμα απόσβεσης για τα πάγια περιουσιακά στοιχεία μέσω του FreshBooks - ένα σημαντικό στοιχείο κατά τη φορολογική περίοδο. Το Xero έχει και αυτό.

3. Δεν υπάρχουν λειτουργίες μισθοδοσίας
Το FreshBooks σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τις χρεώσιμες ώρες της ομάδας σας, αλλά δεν διαθέτει πραγματικές λειτουργίες μισθοδοσίας. Δεν μπορείτε να καταγράψετε εργάσιμες ώρες, να παρακρατήσετε φόρους, να κάνετε άμεσες καταθέσεις ή να κόψετε επιταγές με το λογισμικό, αν και μπορείτε να καταγράψετε τις πληρωμές στους εργολάβους ως έξοδα.

Αντίθετα, το Wave διαθέτει μια εφαρμογή μισθοδοσίας που κοστίζει $ 5 το μήνα, συν 4 δολάρια το μήνα για κάθε εργαζόμενο στο σύστημα. Οι εκδόσεις υψηλότερου κόστους της Xero έχουν πλήρη λειτουργικότητα μισθοδοσίας, συμπεριλαμβανομένης της άμεσης κατάθεσης. Το FreshBooks ενσωματώνεται σε εφαρμογές μισθοδοσίας τρίτων, αλλά αυτό μπορεί να παρουσιάσει και άλλα μειονεκτήματα, όπως υψηλότερο κόστος, έλλειψη εξυπηρέτησης πελατών στο τέλος του FreshBooks και πιθανά προβλήματα λειτουργικότητας.

4. Μη ανταγωνιστικές τιμές
Σχετικά με ορισμένους από τους ανταγωνιστές της, το FreshBooks υποφέρει από την τιμή. Το Kashoo, το οποίο προσφέρει παρόμοια χαρακτηριστικά (και απεριόριστη τιμολόγηση), κοστίζει μόλις $ 49 το χρόνο. Αυτό συγκρίνεται με 19,95 δολάρια το μήνα για την φθηνότερη πληρωμένη έκδοση του FreshBooks, η οποία περιορίζει τα τιμολόγια σε 25 πελάτες. Εν τω μεταξύ, το λογιστικό πακέτο της Wave - παρόμοιο με το σχέδιο Evergreen της FreshBooks - είναι εντελώς δωρεάν για χρήστες που δεν επιλέγουν ζωντανό πακέτο υποστήριξης.

5. Σύντομη δοκιμαστική περίοδος και επίμονη επερχόμενη πώληση για δωρεάν έκδοση
Το FreshBooks προσφέρει δωρεάν δοκιμαστική περίοδο 14 ημερών μέσω της δωρεάν έκδοσης. Συγκριτικά, πολλοί από τους ανταγωνιστές της έχουν 30 ημέρες δωρεάν δοκιμές χωρίς πιστωτική κάρτα. Επιπλέον, κατά τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου FreshBooks, λαμβάνετε τακτικά υποδείξεις για να εγγραφείτε για ένα πρόγραμμα πληρωμής. Η ανοδική πώληση συνεχίζεται εβδομαδιαίως έως ότου αναβαθμίσετε.

Τελικό Λόγο

Το FreshBooks είναι σίγουρα μια χρήσιμη λύση λογιστικής και τιμολόγησης που βασίζεται σε σύννεφο για ελεύθερους επαγγελματίες, επαγγελματίες σόλο και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Επιπλέον, προσφέρει μια δωρεάν έκδοση, η οποία μπορεί να είναι αρκετή εάν έχετε μόνο έναν πελάτη για χρέωση. Αν χρειάζεστε απλώς να παρακολουθείτε τα έξοδά σας, να δημιουργείτε τιμολόγια και να εξασφαλίζετε ότι πληρώνομαι, είναι πιθανό να το βρείτε αποτελεσματικό και εύκολο στη χρήση. Και, αν κολλήσετε, η δωρεάν υποστήριξη είναι απλά ένα τηλεφώνημα μακριά.

Από την άλλη πλευρά, το FreshBooks δεν διαθέτει πολλά λογιστικά χαρακτηριστικά, όπως διαχείριση αποθεμάτων και μισθοδοσία, που είναι απαραίτητα για επιχειρήσεις με πολλαπλούς υπαλλήλους. Αυτά προσφέρονται συχνά σε ανταγωνιστικά πακέτα.

Ετυμηγορία

FreshBooks έχει πολλά χρήσιμα χαρακτηριστικά για τις επιχειρήσεις που χρειάζονται βασικά λογιστικά προγράμματα, αλλά υποφέρει από τις τιμές σε σύγκριση με βασικά ανταγωνιστές όπως οι Wave και Kashoo. Εάν χρειάζεστε μια φθηνή, καλά στρογγυλεμένη λογιστική πλατφόρμα, κοιτάξτε μία από αυτές τις επιλογές.

Σκορ

4 αστέρια από τα 5: Μια σειρά από βασικά λογιστικά χαρακτηριστικά, σε συνδυασμό με πρόσθετα προνόμια, κάνουν το FreshBooks ελκυστικό. Εντούτοις, τα όρια για τον αριθμό των πελατών που μπορείτε να χρεώσετε με την δωρεάν έκδοση - συν μη συνολική τιμολόγηση συνολικά - καταλογίζονται σε αυτό.

Είναι η FreshBooks η επιλογή σας για το λογισμικό λογιστικής που βασίζεται σε σύννεφο ή προτιμάτε άλλη επιλογή?