13 τρόποι για να μειώσετε το κόστος της διοικητικής συνέντευξης στην επιχείρησή σας

Η εκτίμηση του τρόπου μείωσης ή εξάλειψης συγκεκριμένων διοικητικών δαπανών είναι απαραίτητη για την κερδοφορία και τη μακροπρόθεσμη επιτυχία της εταιρείας σας. Η περικοπή αυτών των δαπανών θα μειώσει τα έσοδα που είναι απαραίτητα για να σπάσει ή να κάνει κέρδος, να παράσχει μεγαλύτερη ευελιξία στη μακροπρόθεσμη στρατηγική τιμολόγησης και να βελτιώσει τις ταμειακές ροές.

Πώς να μειώσετε τα διοικητικά έξοδα

1. Μην αγοράζετε - ενοικίαση
Η απόφαση σχετικά με το εάν θα ανήκετε ή θα ενοικιάσετε ακίνητα βασίζεται γενικά στην κλίμακα δραστηριοτήτων σας. Η κυριότητα ή οι μακροχρόνιες μισθώσεις αυξάνουν το πάγιο κόστος και την οικονομική σας έκθεση. Ενώ οι συμφωνίες μίσθωσης μεταξύ μηνών τείνουν να κοστίζουν λίγο περισσότερο βραχυπρόθεσμα, η δυνατότητα τερματισμού της συμφωνίας και μετεγκατάστασης σε ένα πιο κατάλληλο χώρο εξοικονομεί χρήματα και ευθύνες μακροπρόθεσμα. Σε μια κυμαινόμενη αγορά, μια πιο έξυπνη απόφαση μπορεί να είναι να περιορίσετε την οικονομική σας έκθεση, εξοικονομώντας τα μετρητά σας εκείνη τη στιγμή όταν είστε πιο άνετοι με τις ευκαιρίες της αγοράς και μια επένδυση που θα ικανοποιεί τα κριτήρια σας.

2. Περιορίστε τα έξοδα ταξιδιού και ψυχαγωγίας
Οι σχέσεις με τον πελάτη είναι πάντα σημαντικές και δεν πρέπει ποτέ να διακυβεύονται. Ωστόσο, η αξία των συναντήσεων πρόσωπο με πρόσωπο δεν είναι συνάρτηση των γενναιόδωρων δώρων και των δαπανηρών δείπνων στα πολυτελή εστιατόρια. Δημιουργία μιας πολιτικής ψυχαγωγίας που να ταιριάζει στην οικονομία. οι πελάτες και οι προοπτικές σας θα καταλάβουν δεδομένου ότι η εταιρεία τους εφαρμόζει πιθανώς παρόμοιες πολιτικές.

3. Τηλεδιάσκεψη
Η τεχνολογία μειώνει αποτελεσματικά την απόσταση, οπότε δεν υπάρχει λόγος να απαιτείται από τους διοικητικούς ανθρώπους ή τους ειδικούς να βρίσκονται μαζί. Οι εργαζόμενοι που εργάζονται από το σπίτι ή σε προσωρινές εγκαταστάσεις μήνα-μήνα μειώνουν ή εξαλείφουν το υψηλό κόστος των χώρων γραφείων, καθώς και τη ζήτηση για υπηρεσίες υποστήριξης. Σε πολλές περιπτώσεις, οι εργαζόμενοι που έχουν την ευκαιρία να τηλεμεταφέρουν θα λαμβάνουν μικρότερο μισθό εξαιτίας της ελευθερίας και της έλλειψης κόστους μετακίνησης.

4. Γραφείο υποτροφιών και αυλή
Αν έχετε υπερβολικό χώρο που δεν θα χρησιμοποιηθεί για ένα ή περισσότερα χρόνια, διερευνήστε την υπομίσθωση. Ως ιδιοκτήτης, θα συνεχίσετε να ελέγχετε τις εγκαταστάσεις και τις δραστηριότητες που εκτελούνται στο χώρο και θα έχετε επιπλέον έσοδα για να αντισταθμίσετε το κόστος των δικών σας εγκαταστάσεων.

Πριν συμφωνήσετε με μια υπενοικία, θα πρέπει να είστε σίγουροι ότι ο χώρος δεν θα χρειαστεί κατά τη διάρκεια της συμφωνίας. Συμπεριλάβετε τη γλώσσα στη σύμβαση για πρόωρη λήξη, εάν αυτό είναι απαραίτητο. Η ικανότητά σας να ανακαινίσετε το χώρο παρέχει τη μέγιστη δυνατή ευελιξία και μπορεί να αντικατοπτρίζεται στη συμφωνία είτε μειώνοντας το ενοίκιο του ενοικιαστή κατά τη διάρκεια της συμφωνίας είτε καταβάλλοντας ποινή εάν είναι απαραίτητος ο τερματισμός.

5. Αναχρηματοδότηση του χρέους
Τα επιτόκια είναι ασυνήθιστα χαμηλά αυτή τη στιγμή. Εάν έχετε μακροπρόθεσμα χρέη σε εξοπλισμό, μηχανήματα ή ακίνητα, τώρα είναι η στιγμή να αναχρηματοδοτήσετε με το στόχο της μείωσης των πληρωμών όσο το δυνατόν περισσότερο για το βραχυπρόθεσμο. Σε δύσκολους καιρούς, τα μετρητά είναι βασιλιάς, οπότε θέλετε να κρατήσετε όσο το δυνατόν πιο κοντά για έκτακτες ανάγκες.

6. Εξαλείψτε τις συνδρομές και τις συμμετοχές
Με την πάροδο του χρόνου, πολλές εταιρείες προσθέτουν συνδρομές και συνδρομές λόγω της βιομηχανίας τους και των μικρών δαπανών που συνεπάγονται για μια ενιαία συνεργασία. Αυτά τα έξοδα μπορούν να αναπτυχθούν γρήγορα και να περάσουν απαρατήρητα, ωστόσο, καθώς συχνά εμφανίζονται σε διαφορετικές αναφορές χρονοδιαγραμμάτων και εξόδων.

Ελέγξτε όλες τις κοινωνικές, αδελφικές και επιχειρηματικές σας σχέσεις για να διασφαλίσετε ότι είναι απαραίτητες και συμβάλλετε τακτικά στην κερδοφόρα λειτουργία της επιχείρησής σας. Εξαλείψτε εκείνες που δεν συμβαίνουν.

7. Κόψτε τα έξοδα ταξιδιού
Όπου είναι δυνατόν, να εξαλείψουν τα ταξίδια, αντικαθιστώντας τα ταξίδια με τηλεφωνήματα, ηλεκτρονικά μηνύματα και συναντήσεις βίντεο. Αν πρέπει να πετάξετε, προγραμματίζετε μπροστά για να αποφύγετε το υψηλό κόστος ενός "ξαφνικού" ταξιδιού. Αυξήστε τον έλεγχο των λογαριασμών εξόδων σας για να στείλετε ένα σαφές μήνυμα στο προσωπικό σας ότι το κόστος είναι σημαντικό.

Όταν ταξιδεύετε, παραμείνετε σε επαγγελματικά ξενοδοχεία, αντί σε πολυτελή ξενοδοχεία, καθώς είναι συχνά το μισό κόστος τεσσάρων αστέρων. Και όλοι όσοι ταξιδεύουν θα πρέπει να είναι μέλη του ομίλου συγγένειας που χρηματοδοτείται από αυτό το ξενοδοχείο για να κερδίσουν εκπτώσεις και δωρεάν βραδιές.

Επιπλέον, εστιάστε την ενοικίαση αυτοκινήτου σας σε έναν μόνο προμηθευτή με τον οποίο έχετε διαπραγματευτεί μια τιμή ευκαιρίας - καθορίστε πρότυπα μοντέλα εκτός από τις εγκεκριμένες περιπτώσεις. Εάν μένετε σε μια μεγαλύτερη πόλη, εξετάστε τη χρήση των ταξί αντί να νοικιάσετε αυτοκίνητο. Διακόψτε τις ιδιωτικές υπηρεσίες λιμουζίνας εάν δεν είναι συγκρίσιμες με τις τιμές των ταξί.

8. Απομάκρυνση χαρτιού
Η διαχείριση χαρτιού είναι χρονοβόρα και δαπανηρή. Η ταξινόμηση, η αρχειοθέτηση και η εύρεση αρχείων απαιτεί γραμματειακό / γραφικό χρόνο και χώρο. Αγοράστε ένα σαρωτή και ψηφιοποιήστε όλα τα σημαντικά χαρτιά και φυλάξτε τα σε καλά οργανωμένα ηλεκτρονικά αρχεία για να εξοικονομήσετε χώρο και διοικητικές δαπάνες. Τα βιβλία και τα αρχεία της εταιρείας σας είναι καθοριστικής σημασίας για τη συνέχιση της λειτουργίας σας, γι 'αυτό είναι σημαντικό να διατηρείτε και να προστατεύετε τα αντίγραφα των ηλεκτρονικών αρχείων μέσα στην εγκατάσταση και σε απομακρυσμένη τοποθεσία.

Θα πρέπει να σημειωθεί ότι τα αρχεία πρέπει να υποστηρίζονται καθημερινά, ειδικά τα αρχεία που αφορούν την ταυτότητα των πελατών σας, τα οικονομικά τους αρχεία ή τα στοιχεία επικοινωνίας.

9. Έξοδα μοιράσματος μάρκετινγκ
Προσδιορίστε προϊόντα ή υπηρεσίες που συμπληρώνουν το προϊόν σας. Στη συνέχεια, επικοινωνήστε με την εταιρεία που παρέχει τα προϊόντα και διαπραγματευτείτε μια συμφωνία αμοιβαίου μάρκετινγκ. Για παράδειγμα, ένας εργολάβος πισίνας μπορεί να συμφωνήσει στο κοινό μάρκετινγκ με έναν προμηθευτή υπαίθριων επίπλων, ή πολλά εθνοτικά εστιατόρια θα μπορούσαν να προωθήσουν μια "Διεθνή Εμπειρία Τροφίμων" που να χαρακτηρίζει κάθε εστιατόριο σε μια διαφορετική νύχτα. Αυτή η στρατηγική επεκτείνει την εμπορική προσπάθειά σας χωρίς να επιβαρύνεται με το κόστος που συνήθως συνδέεται με την προσθήκη νέων πωλητών ή διαφημίσεων.

10. Διατηρήστε τον εξοπλισμό στο σπίτι
Εάν η επισκευή και η συντήρηση αποτελούν σημαντικό κόστος στις εργασίες σας, σκεφθείτε να προσλάβετε μηχανικό ή ειδικό και να επισκευάσετε το σπίτι σας. Θα έχετε καλύτερο, τακτικό εξοπλισμό που θα σας επιτρέψει να αποφύγετε τις ακριβές αντικαταστάσεις μέχρι αργότερα.

11. Χρησιμοποιήστε τα αεροπορικά μίλια για ταξίδια, ξενοδοχεία και αυτοκίνητα
Αν εσείς ή οι υπάλληλοί σας ταξιδεύετε τακτικά, στοχεύστε σε μια ενιαία αεροπορική εταιρεία με καλό πρόγραμμα ανταμοιβών ταξιδίων για χρήση από την εταιρεία. Επίσης, εγγραφείτε για μία από τις καλύτερες πιστωτικές κάρτες μικρών επιχειρήσεων και, καθώς δημιουργούνται τα σημεία ή τα μίλια, χρησιμοποιήστε τα βραβεία για τις επιχειρήσεις.

12. Εργαλεία και αναλώσιμα παρακολούθησης
Τα αναλώσιμα είναι ένα αόρατο περιουσιακό στοιχείο που συχνά παραβλέπεται. Δεδομένου ότι κανένα στοιχείο δεν είναι δαπανηρό από μόνο του, οι υπάλληλοι συχνά τις παραπλανούν, τους αφήνουν ή τις παίρνουν στο σπίτι για προσωπική χρήση.

Ξεκινήστε μια πολιτική αναλωσίμων - κρατήστε τα αναλώσιμα γραφείου σε μια ασφαλή περιοχή, διαθέσιμη μόνο μέσω ενός καθορισμένου υπαλλήλου. Αν έχετε φυτό όπου χρησιμοποιούνται εργαλεία χειρός ή άλλα αναλώσιμα υλικά, ξεκινήστε μια παρόμοια πολιτική. Αναθέστε εργαλεία σε άτομα με την προϋπόθεση ότι είναι προσωπικά υπεύθυνα για το κόστος του εργαλείου εάν χάνονται ή λείπουν.

13. Επωφεληθείτε από το Internet
Όλοι όσοι συμμετέχουν στην αγορά υλικών ή προμηθειών πρέπει να έχουν πρόσβαση στο Διαδίκτυο και να γνωρίζουν πώς να αναζητούν τα δεδομένα για συγκεκριμένα αντικείμενα. Καθορίστε ένα μέγιστο κόστος ανά στοιχείο με μια πολιτική που απαιτεί από κάποιον που αγοράζει αντικείμενα που ξεπερνούν αυτή την αξία να χρησιμοποιεί το Διαδίκτυο για τον εντοπισμό πιθανών προμηθευτών και το χαμηλότερο κόστος.

Τελικό Λόγο

Η διοικητική κοστολόγηση απαιτεί τη συνεργασία και τη συμμετοχή των εργαζομένων σας. Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή και τις ιδέες σας όταν αρχίζετε την άσκηση και ενημερώνεστε για τα αποτελέσματα.

Οι σύμβουλοι επιχειρήσεων συμφωνούν γενικά ότι οι περισσότερες εταιρείες μπορούν να μειώσουν τα διοικητικά έξοδα έως και 10% χωρίς να επηρεάσουν την αποτελεσματικότητά τους. Καθώς εφαρμόζετε τις στρατηγικές για τη μείωση του επιχειρηματικού κόστους, παρακολουθείτε τις επιπτώσεις τους για να διασφαλίσετε ότι οι σχέσεις με τους πελάτες δεν επηρεάζονται αρνητικά, ούτε ότι οι δαπάνες αυξάνονται σε μη διοικητικές περιοχές ως αποτέλεσμα των περικοπών. Όταν οι αλλαγές στις διοικητικές λειτουργίες έχουν ολοκληρωθεί, η μετάβαση της φάσης "κοπής δαπανών" της άσκησης σε φάση "ελέγχου του κόστους" για να διασφαλιστεί ότι οι βελτιώσεις θα ενσωματωθούν στις καθημερινές δραστηριότητες της εταιρείας.

Ποιους άλλους τρόπους προτείνετε να μειώσετε τις διοικητικές δαπάνες?