Ετήσιος έλεγχος 15 βημάτων για τη μικρή επιχείρησή σας - είστε σε καλό δρόμο;

Η οικονομική υγεία της επιχείρησής σας αποτελεί κρίσιμο μέρος της επιτυχίας της. Τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, αφιερώστε χρόνο για να εξετάσετε πώς λειτουργεί η επιχείρησή σας και βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε τα απαραίτητα βήματα για την επίτευξη των στόχων σας. Εδώ είναι 15 βήματα που μπορείτε να κάνετε για να κάνετε ακριβώς αυτό

Έσοδα

Τα έσοδα είναι το χρηματικό ποσό που η επιχείρηση σας φέρνει ή κερδίζει πριν από τη λήψη τυχόν εξόδων. Χωρίς έσοδα, η εταιρεία σας δεν μπορεί να αποκομίσει κέρδος και να παραμείνει βιώσιμη μακροπρόθεσμα. Δείτε πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα έσοδά σας θα έχουν θετικά οικονομικά αποτελέσματα.

Βήμα 1: Συγκρίνετε τους στόχους εισοδήματος με τα πραγματικά έσοδα

Κάθε επιχείρηση χρειάζεται έναν προϋπολογισμό που να αναλύει τα αναμενόμενα έσοδα και έξοδα. Αλλά έχετε κατά νου ότι ένας προϋπολογισμός δεν προορίζεται για τη συλλογή σκόνης μόλις σχεδιάζεται. Είναι ένα ζωντανό έγγραφο που μπορεί να σας βοηθήσει να λάβετε καλύτερες αποφάσεις και να εντοπίσετε τομείς βελτίωσης καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους.

Τραβήξτε τον τρέχοντα προϋπολογισμό σας και συγκρίνετε τους στόχους εσόδων με τα πραγματικά αποτελέσματα. Μήπως χάσατε το στόχο σας; Εάν ναι, γιατί; Ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε τις δαπάνες σας για να αντισταθμίσετε τα ελλείμματα εσόδων.

Εάν χτυπήσετε ή υπερβείτε τους στόχους εσόδων, τι κάνατε σωστά; Μπορείτε να το κάνετε περισσότερο στο μέλλον; Χρησιμοποιήστε μερικά από τα έσοδά σας για να δημιουργήσετε το ταμείο έκτακτης ανάγκης.

Βήμα 2: Διαφοροποίηση

Ενώ εξετάζετε έσοδα, ρίξτε μια ματιά στο πόσο από το εισόδημά σας προέρχεται από έναν πελάτη ή ένα προϊόν. Εάν ένα σημαντικό μέρος προέρχεται από μια πηγή, τι θα συνέβαινε εάν το ρεύμα των εσόδων έκλεινε αύριο; Θα ήταν η επιχείρησή σας σε σοβαρό πρόβλημα; Η διαφοροποίηση σε νέα προϊόντα ή αγορές μπορεί να είναι επικίνδυνη, αλλά μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να διατηρήσετε ένα μέτρο σταθερότητας.

Βήμα 3: Εξαργύρωση

Πόσο μέρος του χρόνου σας δαπανώνται για καθήκοντα που δεν δημιουργούν έσοδα όπως τα κοινωνικά μέσα, η λογιστική, η συντήρηση του ιστότοπου ή η αντιμετώπιση φαινομενικά απύθμενων εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Αν ο χρόνος που ξοδεύετε για αυτά τα καθήκοντα εμποδίζει την ανάπτυξη, ήρθε η ώρα να αναθέσετε σε τρίτους εκείνες τις περιοχές της επιχείρησης, ώστε να εστιάσετε στην αύξηση των εσόδων σας.

Βήμα 4: Επανεξέταση της λίστας πελατών σας

Έχετε πελάτες ή πελάτες που εξαντλούν την ενέργειά σας; Ίσως είναι αυτοί που παλεύουν πάντα πάνω από τις τιμές ή παραπονούνται, ανεξάρτητα από το πόσο σκληρά δουλεύεις για να τους ευχαριστήσεις. Ίσως ήρθε η ώρα να χαλαρώσετε αυτούς τους πελάτες.

Κατά την εκκίνηση μιας εταιρείας, είναι σύνηθες για τους ιδιοκτήτες επιχείρησης να αναλαμβάνουν κάθε πληρωτή πελάτη, ανεξάρτητα από το πόσο δύσκολο είναι. Αλλά σε κάποιο σημείο, αυτοί οι προβληματικοί πελάτες μπορεί να σας κοστίζουν περισσότερο στο χαμένο χρόνο και τα έσοδα από ό, τι αξίζουν. Εάν ο χρόνος που ξοδεύετε για τους πελάτες που εκκενώνουν ενέργεια σας εξαπατά από τη συνεργασία με πελάτες που αγαπάτε, ευγενικά και επαγγελματικά φωτιά τους.

Εξοδα

Είναι σημαντικό να επικεντρωθείτε στις πωλήσεις και την ανάπτυξη, αλλά αν δεν διαχειρίζεστε το κόστος, τα έσοδα πετούν έξω από την πόρτα όσο γρήγορα εισέρχονται. Εδώ είναι πώς να αποκτήσετε μεγαλύτερη επίγνωση των επιχειρηματικών σας δαπανών.

Βήμα 5: Ανατρέξτε στις τάσεις του έτους

Ρίξτε μια ματιά στις αναφορές κέρδους και ζημιών σας τα τελευταία χρόνια. Πώς άλλαξαν οι δαπάνες σας από έτος σε έτος; Εάν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, κάποια αύξηση του κόστους είναι λογική. Εξάλλου, τα έξοδα συχνά οδηγούν έσοδα. Ωστόσο, αν δεν δίνετε ιδιαίτερη προσοχή, κάποια έξοδα μπορεί να ξεπεραστούν. Κοιτάξτε προσεκτικά τις δαπάνες σας και δείτε αν μπορείτε να μειώσετε το κόστος χωρίς να επηρεάσετε αρνητικά την ποιότητα.

Βήμα 6: Ανασκόπηση επαναλαμβανόμενων εξόδων

Το επιχειρηματικό μοντέλο που βασίζεται στις συνδρομές αναπτύσσεται. Αντί να αγοράζετε προϊόντα και υπηρεσίες όπως απαιτείται, καταβάλλετε μηνιαία ή ετήσια αμοιβή για να τα λαμβάνετε σε τακτική βάση. Είναι βολικό γιατί δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχείτε για την εξάντληση ενός προϊόντος ή την αναστολή της υπηρεσίας σας. Αλλά αυτή η ευκολία έρχεται με κόστος αν πληρώνετε για τις συνδρομές που δεν χρησιμοποιείτε.

Ελέγξτε τις συνδρομές σας και ακυρώστε όσα δεν χρησιμοποιείτε πια. Για εκείνους που αποφασίζετε να διατηρήσετε, σκεφτείτε αν η βαθμίδα του σχεδίου είναι ακόμα σωστή για εσάς. Για παράδειγμα, ίσως να πληρώνετε για τα χαρακτηριστικά premium στο λογιστικό λογισμικό ή το λογισμικό διαχείρισης των μέσων μαζικής ενημέρωσης όταν μια έκδοση χαμηλότερης βαθμίδας από μια εταιρεία όπως Γρήγορα βιβλία θα ικανοποιούσε τις ανάγκες σας εξίσου καλά.

Pro tip: Εάν η επιχείρησή σας πληρώνει μισθωτούς ή εργολάβους, είναι απαραίτητη η ύπαρξη αξιόπιστης εταιρείας μισθοδοσίας. Γρήγορη βιβλία Μισθοδοσίας ενσωματώνεται απευθείας στο λογισμικό βιβλιοθήκης QuickBooks σας, κάνοντας τα πάντα απρόσκοπτα και απλά.

Απαιτήσεις

Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι χρήματα που οι πελάτες οφείλουν για αγαθά ή υπηρεσίες που έχετε ήδη παράσχει. Πολλές επιχειρήσεις έχουν υποχωρήσει επειδή, αν και οι πωλήσεις ήταν ισχυρές, τα έσοδά τους καθόταν σε λογαριασμούς εισπρακτέους αντί της τράπεζας. Δείτε πώς μπορείτε να επενδύσετε λίγα λεπτά από το χρόνο σας για να διατηρήσετε την ροή μετρητών σας ισχυρή.

Βήμα 7: Διαδικασίες συλλογής αναφορών

Έχετε εκκρεμείς οφειλές που είναι 30, 60 ή 90 ημέρες καθυστερημένες ή μεγαλύτερες; Ήρθε η ώρα να εξετάσετε τις διαδικασίες συλλογής σας. Μια μελέτη από τις εμπορικές αντιπροσωπείες συλλογής της Αμερικής διαπίστωσε ότι η πιθανότητα συλλογής σε έναν παραβατικό λογαριασμό πέφτει δραστικά όσο περισσότερο παραμένει απλήρωτη. Στις 30 ημέρες καθυστέρησης, έχετε 88,7% πιθανότητα να συλλέξετε, αλλά κατά 90 ημέρες μετά την λήξη, αυτή η πιθανότητα πέφτει στο 68,9%.

Λοιπόν, πώς αποφεύγετε να έχετε τα έσοδα που έχετε κερδίσει σκληρά στον ισολογισμό σας?

• Συντομεύστε τους όρους πληρωμής. Τα τιμολόγια των ταχυδρομικών εγγράφων και η παραλαβή των επιταγών αποτελούσαν τον κανόνα. Σε αυτό το περιβάλλον, η παροχή στους πελάτες των 30 ημερών για πληρωμή έχει νόημα, καθώς επέτρεπε την καθυστέρηση του ταχυδρομείου. Σήμερα, τα περισσότερα τιμολόγια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις και η έκδοση ηλεκτρονικών πληρωμών. Αλλάξτε τους όρους πληρωμής από "καθαρό 30" σε "οφειλόμενη πληρωμή μετά την παραλαβή" και συνεχίστε μετά από δύο εβδομάδες.
• Παρακολουθήστε με τους πελάτες, καθώς οι πληρωμές γίνονται παλαιότερες. Γραπτές επιστολές συλλογής και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εύκολο να αγνοηθούν. Σηκώστε το τηλέφωνο και καλέστε τους πελάτες όταν καθυστερούν οι πληρωμές τους. Θα μάθετε γρήγορα εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα και μπορεί να λειτουργήσει για την επίλυσή του διατηρώντας παράλληλα μια καλή πελατειακή σχέση.
• Δώστε στους πελάτες ένα κίνητρο για πληρωμή. Κίνητρα πελατών να πληρώνουν νωρίς ή να τιμωρούν εκείνους που πληρώνουν αργά. Ένα κοινό κίνητρο είναι μια έκπτωση 10% εάν οι πελάτες πληρώσουν εντός 10 ημερών. Τα καθυστερημένα τέλη μπορεί να είναι μια κατ 'αποκοπή αμοιβή ή ένα ποσοστό του ποσού του τιμολογίου. Για παράδειγμα, ενδέχεται να χρεώσετε το 1,5% του ανεξόφλητου υπολοίπου ανά μήνα που ξεκινάει όταν ένα τιμολόγιο είναι 30 ημέρες καθυστερημένο.

Η παραμονή στην κορυφή των απαιτήσεων και η κλήση των περασμένων πελατών οφείλεται σε βασικό επιχειρηματικό καθήκον, αλλά ένα για το οποίο πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων δεν έχουν το χρόνο ή την κλίση. Αν αυτά τα καθήκοντα βρίσκονται πάντα στο κάτω μέρος της λίστας υποχρεώσεων, λάβετε υπόψη ότι είναι εξαιρετικά πράγματα για να αναθέσετε σε τρίτους.

Βήμα 8: Όροι αναθεώρησης σε συμβόλαια και τιμολόγια

Οι πελάτες σας δεν θα πληρώσουν εγκαίρως εάν δεν γνωρίζουν τι είναι το πρόγραμμά σας. Βεβαιωθείτε ότι οι συμβάσεις πελατών και τα τιμολόγια σας έθεσαν σαφείς προσδοκίες για το πότε πρέπει να πληρωθούν οι πληρωμές και τι συμβαίνει όταν οι πληρωμές καθυστερούν.

Για παράδειγμα, θα αναστείλετε την υπηρεσία; Θα απαιτήσετε πληρωμή μπροστά για μελλοντικές υπηρεσίες; Θα τους στείλετε στις συλλογές; Όταν οι όροι αναγράφονται στα συμβόλαια και τα τιμολόγιά σας, έχετε διαπραγματεύσεις με τους καθυστερημένους πληρωτές.

Υποχρεώσεις

Λογαριασμοί πληρωτέοι είναι τα χρήματα που η επιχείρησή σας οφείλει για πράγματα όπως υπηρεσίες κοινής ωφελείας, αποθέματα και προμήθειες. Η διαχείριση πληρωτέων λογαριασμών είναι απαραίτητη επειδή, αν δεν ελέγξετε τις οφειλές σας, μπορείτε γρήγορα να αποκτήσετε φήμη ως αργός πληρωτής με τους πωλητές και τους προμηθευτές σας. Μπορεί επίσης να σας κοστίσει χρήματα με τη μορφή καθυστερημένων τελών, αυξημένων τόκων και ακόμη και χαμένων προμηθευτών. Δείτε πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι έχετε υπεύθυνη διαχείριση των πληρωτέων λογαριασμών σας.

Βήμα 9: Αναθεώρηση καθυστερημένων τελών

Η επιχείρησή σας πληρώνει καθυστερημένες αμοιβές πέρυσι; Είναι ένα πράγμα να ξεχνάμε μια πληρωμή από τώρα και στο εξής, αλλά εάν χάνετε ένα κομμάτι των εσόδων σας με καθυστερημένες αμοιβές σε ληξιπρόθεσμες οφειλές, θα πρέπει να προσδιορίσετε τον λόγο.

Ίσως έχετε πρόβλημα να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας επειδή οι πελάτες σας αργούν να σας πληρώσουν. Ή ίσως τα βιβλία σας είναι αποδιοργανωμένα και θα επωφεληθείτε από ένα καλύτερο σύστημα λογιστικής. Και πάλι, η λογιστική και η πληρωμή λογαριασμών είναι εύκολες περιοχές για να αναθέσουν σε τρίτους εάν είναι κάτι που παλεύετε να το χειριστείτε μόνοι σας.

Περιουσιακά στοιχεία

Τα στοιχεία ενεργητικού είναι στοιχεία αξίας που κατέχει η επιχείρησή σας. Αυτά περιλαμβάνουν υλικά στοιχεία όπως μετρητά, αποθέματα, έπιπλα και εξοπλισμό, καθώς και άυλα περιουσιακά στοιχεία όπως δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας, διπλώματα ευρεσιτεχνίας και φήμη της επιχείρησής σας. Αν δεν παρακολουθείτε σωστά τα στοιχεία σας, ίσως να μην γνωρίζετε πώς χρησιμοποιούνται, όταν πρέπει να επισκευαστούν ή να αντικατασταθούν ή όταν προκύψει απώλεια. Δείτε πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι προστατεύετε τις επενδύσεις σας.

Βήμα 10: Αναθεωρήστε το Πρόγραμμα Σταθερού Ενεργητικού

Τι έχετε; Κάθε επιχείρηση χρειάζεται ένα χρονοδιάγραμμα παγίων περιουσιακών στοιχείων που περιλαμβάνει περιγραφή κάθε περιουσιακού στοιχείου καθώς και την τιμή αγοράς και την ημερομηνία. Αυτό μπορεί να είναι ένα απλό υπολογιστικό φύλλο ή λεπτομερές πρόγραμμα απόσβεσης που τηρεί ο λογιστής σας. Τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, επανεξετάστε αυτόν τον κατάλογο για να βεβαιωθείτε ότι έχουν προστεθεί νέα στοιχεία, ώστε να μην χάσετε τυχόν πολύτιμες αφαιρέσεις στη φορολογική σας δήλωση.

Επίσης, αναζητήστε τα στοιχεία που έχετε απορρίψει και πρέπει να καταργηθούν από τη λίστα. Συχνά, οι επιχειρήσεις αντικαθιστούν ένα παλιό κομμάτι του εξοπλισμού ή το βγάζουν εκτός λειτουργίας, αλλά ξεχνούν να το αφαιρέσουν από το μητρώο παγίων περιουσιακών τους στοιχείων. Εάν απαιτείται να καταθέσετε μια επιστροφή προσωπικής ιδιοκτησίας στην επιχείρηση με την πολιτεία ή την τοπική κυβέρνησή σας, αφήνοντας παλαιά περιουσιακά στοιχεία στη λίστα, μπορεί να σημαίνει ότι πληρώνετε κάθε χρόνο αυτόν τον φόρο.

Βήμα 11: Πραγματοποιήστε έλεγχο επισκευής και αντικατάστασης

Ελέγξτε τα φυσικά σας περιουσιακά στοιχεία, όπως οχήματα, εξοπλισμός, έπιπλα και υπολογιστές. Χρειάζονται κάποια συντήρηση; Τώρα είναι μια καλή στιγμή για να προγραμματίσετε αυτό. Ενώ είστε σε αυτό, εξετάστε αν κάποια από τα φυσικά σας στοιχεία πρέπει να αντικατασταθούν μέσα στο επόμενο έτος ή δύο. Αν ναι, ίσως να θέλετε να αρχίσετε να διαθέτετε χρήματα για να καλύψετε τώρα την αντικατάσταση.

Βήμα 12: Παρακολουθήστε την ηλεκτρονική φήμη σας

Η φήμη της επιχείρησής σας δεν είναι ένα στοιχείο γραμμής σε έναν ισολογισμό, αλλά δεν κάνει λάθος: Στον σημερινό παγκόσμιο ιστό, η παρακολούθηση της φήμης σας στο διαδίκτυο είναι απαραίτητη.

Google το όνομα της επιχείρησής σας για να δείτε τι έρχεται. Ελέγξτε κριτικές σχετικά με Yelp και άλλους ιστότοπους αναθεώρησης. Αν βρείτε αρνητικές κριτικές, απαντήστε στην εποικοδομητική ανατροφοδότηση με τρόπο που δείχνει στους πελάτες ότι θέλετε να κάνετε τα πράγματα σωστά. Εάν βλέπετε πληροφορίες που είναι ανακριβείς ή ακατάλληλες, εξετάστε την απομάκρυνσή τους.

Αλλα μέρη

Ακολουθούν μερικά πρόσθετα βήματα για να διασφαλιστεί ότι η επιχείρησή σας είναι υγιής και κατευθύνεται εκεί που θέλετε να πάει.

Βήμα 13: Αναθεωρήστε τη νομική δομή σας

Είναι η επιχείρησή σας ατομική επιχείρηση, εταιρική σχέση, LLC, S-corporation ή εταιρεία; Αυτή η νομική δομή εξακολουθεί να έχει νόημα; Εάν η επιχείρησή σας έχει αυξηθεί σημαντικά από τότε που επιλέξατε τον τύπο της οντότητας σας, μιλήστε στον λογιστή ή στον σύμβουλό σας για το κατά πόσο η τρέχουσα επιχειρηματική σας δομή παραμένει η σωστή για εσάς.

Η φορολογική μεταρρύθμιση επέφερε αρκετές αλλαγές στους φορολογικούς κανόνες για τις επιχειρήσεις, ιδίως τις επιχειρήσεις. Μπορεί να μπορείτε να επωφεληθείτε από νέες ευκαιρίες φορολογικού σχεδιασμού και να μειώσετε το φορολογικό σας τέλος μεταβάλλοντας τη δομή της επιχείρησής σας.

Βήμα 14: Ελέγξτε την ασφαλιστική κάλυψη της επιχείρησής σας

Πώς άλλαξε η επιχείρησή σας κατά το παρελθόν έτος; Οι αλλαγές στο μέγεθος, τη δομή και το επιχειρηματικό μοντέλο της επιχείρησής σας μπορούν να επηρεάσουν τον τύπο και το ποσό της ασφαλιστικής κάλυψης που απαιτείται για την προστασία της. Το πρόγραμμα ασφάλισης που ξεκινήσατε μπορεί να μην είναι μια καλή εφαρμογή πια.

Προγραμματίστε μια συνάντηση με τον ασφαλιστικό σας πράκτορα για να συζητήσετε εάν πρέπει να προσθέσετε κάλυψη ή να αυξήσετε τα όριά σας στη γενική ευθύνη, την ιδιοκτησία, την επαγγελματική ευθύνη, την αποζημίωση των εργαζομένων ή την κάλυψη της ομπρέλας. Ενώ βρίσκεστε σε αυτό, λάβετε ανταγωνιστικά αποσπάσματα από άλλες εταιρείες. Η αγορά γύρω σας μπορεί να σας δώσει ένα καλύτερο ποσοστό για την ίδια κάλυψη.

Βήμα 15: Δοκιμάστε την ηλεκτρονική σας ασφάλεια

Η διατήρηση των πληροφοριών σας και των πληροφοριών των πελατών σας είναι ασφαλής και ιδιωτική. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα από την Εθνική Συμμαχία Ασφάλειας Cyber ​​για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας προστατεύονται:

• Βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό ασφαλείας σε όλες τις συσκευές σας είναι τρέχουσα για προστασία από ιούς, κακόβουλα προγράμματα και άλλες απειλές στο διαδίκτυο.
• Ενεργοποιήστε τις αυτόματες ενημερώσεις λογισμικού αν αυτή είναι μια επιλογή.
• Χρησιμοποιείτε πάντα ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης και έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων όποτε είναι δυνατόν.
• Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων στο σύννεφο ή σε ξεχωριστό σκληρό δίσκο σε τακτική βάση.
• Εξασφαλίστε ότι η πρόσβαση στα δεδομένα ή στα κρίσιμα συστήματα περιορίζεται στους υπαλλήλους που την χρειάζονται για να εκτελέσουν τις εργασίες τους.
• Έχετε μια σαφή πολιτική για το τι μπορούν να κρατούν και να εγκαταστήσουν οι εργαζόμενοι στους υπολογιστές εργασίας και τις συσκευές τους.
• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους να μην ανοίγουν ποτέ ύποπτους συνδέσμους στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή επισκεφτείτε άγνωστες ιστοσελίδες.

Τελικό Λόγο

Μια υγιής εταιρεία δεν είναι απλώς κέρδη. Πρόκειται επίσης για την ανάγνωση μεταξύ των γραμμών και την ερώτηση σχετικά με τις σωστές ερωτήσεις για να δείτε πώς μπορείτε να βελτιώσετε την επιχείρησή σας. Τα παραπάνω βήματα απαιτούν χρόνο, οπότε αν δεν μπορείτε να αφαιρέσετε λίγες μέρες για να αντιμετωπίσετε τα πάντα μία φορά το χρόνο, αφήστε λίγες ώρες κάθε μήνα ή τρίμηνο και σπάστε τη λίστα σε διαχειρίσιμα κομμάτια.

Όποια και αν είναι η μέθοδος που επιλέγετε, η εκτέλεση επιχειρηματικού ελέγχου μπορεί να σας δώσει μια καλή αίσθηση του τι συμβαίνει με την επιχείρησή σας και να σας βοηθήσει να αποφύγετε τυχόν οικονομικούς λόξυγκους αργότερα.

Ελέγχετε τακτικά την οικονομική υγεία της επιχείρησής σας; Ποια βήματα θα προσθέσετε σε αυτήν τη λίστα?